Формування системи контролю поведінки працівників в організації

      Поточний  контроль

      Як  це власне випливає з його назви, поточний контроль здійснюється безпосередньо  в ході проведення робіт. Найчастіше його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їх безпосереднього начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій щодо удосконалення роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвинутися, вони можуть перерости в серйозні труднощі для всієї організації.

      Поточний  контроль не проводиться буквально  одночасно з виконанням самої  роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів. Отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних  цілей. Для того щоб здійснювати поточний контроль таким чином, апарату управління необхідна зворотній зв'язок.[3,282]

      Зворотній зв'язок , це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв'язку є повідомлення начальника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Системи зворотного зв'язку дозволяють керівництву виявити безліч непередбачених проблем і скоригувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найбільш ефективного шляху до поставлених перед нею завдань.[7,55]

      Контроль  за допомогою систем зворотного зв'язку не є винаходом теорії управління організаціями. Такі системи - одне з  найбільш широко поширених явищ природи. Всі живі організми для того, щоб  вижити, використовують системи контролю на базі зворотного зв'язку. Підтримка внутрішньої температури тіла не рівні 36,6 С досягається за допомогою автоматичної виключно складної системи контролю зі зворотним зв'язком.

      Всі системи зворотного зв'язку (біологічні або організаційні) складаються з одних і тих же фундаментальних елементів і працюють на одних і тих же принципах.

      Системи контролю зі зворотним зв'язком, що використовуються в управлінні, багато в чому схожі. Вони впливають на "входи", щоб досягти необхідних характеристик  на "виході". "Входом" для організаційних систем зі зворотним зв'язком є всі види ресурсів: матеріальних, фінансових і людських. "Виходом" таких систем є товари або послуги. Більшість організаційних систем контролю зі зворотним зв'язком відносяться до відкритих, або незамкнутих систем. Зовнішній для таких систем елемент - керівник-менеджер, регулярно впливає на цю систему, вносячи зміни, як в її цілі, так і у функціонування. В управлінні необхідні системи саме відкритого типу, оскільки на організацію здійснюють вплив дуже багато змінних величин.

      Відхилення, на які система повинна реагувати, щоб досягти своїх цілей, можуть викликатися як зовнішніми, так і  внутрішніми чинниками. До числа  внутрішніх чинників слід віднести проблеми, пов'язані зі змінними величинами: цілі, структура, завдання, технологія і люди. Зовнішні фактори - це все те, що впливає на організацію з навколишнього її середовища: конкуренція, прийняття нових законів, зміна технології, погіршення загальної економічної ситуації, зміни системи культурних цінностей і багато іншого. Цілком припустимо розглядати управління в основному як спробу забезпечити функціонування організації як системи з ефективним зворотним зв'язком, тобто як системи, що забезпечує вихідні характеристики на заданому рівні, незважаючи на вплив зовнішніх і внутрішніх факторів. Проте, хороше управління виходить далеко за рамки простого прагнення забезпечити статус кво і адекватно реагувати на виникаючі проблеми. Якщо організація не прагне адаптуватися і вдосконалювати свою діяльність, спочатку зайнявши активну позицію, вона навряд чи залишиться ефективною в довгостроковому плані.[5,156 - 157]

      Заключний контроль

      При поточному контролі використовується зворотний зв'язок в ході проведення самих робіт для того, щоб досягти  необхідних цілей і вирішити виникаючі проблеми перш, ніж це зажадає занадто великих витрат. У рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана. Або відразу по завершенню контрольованої діяльності, або після закінчення певного заздалегідь періоду часу фактично отримані результати порівнюються з необхідними.[30,277]

      Хоча  заключний контроль здійснюється надто  пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, тим не менше, на думку професора Вільяма Ньюмена, що спеціалізується з питань управління, він має дві важливі функції. Одна полягає в тому, що завершальний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому. Порівнюючи фактично отримані і були потрібні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реалістичні були складені їм плани. Ця процедура дозволяє також отримати інформацію про проблеми що виникли і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому. Друга функція заключного контролю полягає в тому, щоб сприяти мотивації. Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, очевидно, що фактично досягнуту результативність треба вимірювати точно і об'єктивно. За словами Ньюмена, вимірювати результативність і давати відповідні винагороди необхідно "для того, щоб сформулювати майбутні очікування про існування тісного зв'язку між фактичними результатами і винагородою".[3,283-285] 

1.2. Формування системи контролю працівників

     Система контролю включає в себе наступні блоки:

• цілі контролю;
• методи контролю;
• принципи контролю;
• процес контролю.

       Цілі контролю. Вони фокусуються навколо завдання забезпечення єдності рішення і виконання, а також попередження можливих помилок і недоробок. Конкретною метою контролю виступає, зокрема, завдання ефективного використання ресурсів організації. В обов'язковому порядку контролюють використання матеріальних, фінансових і трудових ресурсів.

       Методи контролю. Основний метод контролю - це перевірка. Перевірка передбачає поєднання документального аналізу з вивченням справ безпосередньо на місці. [8,230]

          За характером перевірки підрозділяють на масові, комплексні, вибіркові, разові. Вони бувають планові і позапланові.

Масові  перевірки широко використовуються на практиці. Метою такої перевірки  є детальне з'ясування стану справ  та створення умов для оперативного усунення недоліків. Для досягнення цілей масової перевірки вона повинна проводитися за заздалегідь розробленим планом і бути достатньо детально організована.[9,176]

          Інший метод контролю - це спостереження. Цей метод є своєрідним комплексом цілеспрямованих дій, способом виявлення недоліків, прихованих резервів, значних тенденцій.

Серед методів контролю варто назвати  такі як: обговорення звітів, ревізія, обстеження конкретних виробничих операцій і ряд інших.

Слід  відзначити таку тенденцію в розвитку методів контролю. На відміну від  всієї системи управління, де розвиток йде в бік посилення ролі економічних методів, в реалізації функції контролю явно переважають організаційно-адміністративні чинники.[10,84]

          Принципи контролю. Принципи являють собою щось стійке, що має неминуще значення. Принцип - це керівна ідея, начальства точка опори, відліку. Принцип за своєю природою об'єктивний, за способом формулювання, виділення з об'єктивної реальності - він суб'єктивний.[25,113] Формулюється принцип розумовим, спекулятивним шляхом. Тому іноді принципи теж змінюються, образно кажучи "перевіряються на принциповість". Тому було б помилково вважати принципи контролю незмінними. Однак серед "керівних ідей" здійснення контрольних дій є такі, які і зараз відіграють значиму роль. Про них і піде мова.

          По-перше, слід виділити принцип поєднання різних видів контролю. Оскільки об'єкт управління схожий, то й контроль повинен за структурою бути йому відповідним Складність контролю розкривається через посередництво обліку різних площин контрольних процедур: тимчасових, змістовних, видових, функціональних, технологічний і т.д.

          По-друге, контроль має здійснюватися в умовах необхідних публічності, гласності. Контроль, здійснений кулуарно має часто також "камерні" наслідки: реальних кроків щодо зміни ситуації не робиться. Причини тривіально прості: ні виконавці, ні керівники часто в такій ситуації не отримують інформації і знятих показниках.

          По-третє, особливе місце серед принципів контролю займає вимога до забезпечення всеосяжного, повсюдного, постійного характеру контролю. При всій тональності контролю слід уникати дріб'язковості, того, що в народі називають "стояти над душею". Як забезпечити бажаний характер контролю і уникнути негативних наслідків. Для цього треба всі управлінські функції замкнути на контроль. По-іншому це можна сформулювати як принцип універсальності контролю.

          По-четверте, слід виходити з принципу координації контролю в управлінні. Це означає узгодження і встановлення доцільного співвідношення дій різних органів, які займаються контролем, їх структурних підрозділів та посадових осіб для досягнення цілей з найменшими витратами сил і засобів. Координація у контролі має свої особливості. Вона передбачає рівноправність і самостійність учасників спільних контрольних дій у межах їх повноважень і сфери компетенції.[11,215-216]

          У роботах фахівців з теорії управління в якості одного з принципів аналізу управління організацією розроблений так званий аспектний підхід до процесу контролю. Виділяють, економічний, політичний, правовий, соціально-психологічний, організаційний та інформаційний аспекти.[28,196]

Економічний аспект розглядає його з характеристики ефективності. Ефективність контролю - це співвідношення досягнутого результату до мети або досягнення мети з найменшими витратами часу, сил і засобів. Ступінь ефективності тим вище, чим менше зусиль і коштів витрачається на досягнення позитивного результату. При цьому виникають два питання. По-перше, за якими показниками слід судити про витрати та результати. По-друге, виникає проблема пропорційності витрат і реальних результатів. У витрати контролю включають чисельність працівників, що беруть участь у ньому, витрати на відрядження, транспорт, тривалість перевірок, збір матеріалу і т.д.

     Про результати контролю судять по змінах, які надходять після його проведення. При цьому увагу при оцінці ефективності контролю приділяють не лише окремим кількісним показникам, підходити до цього питання слід комплексно, з урахуванням і соціального ефекту. [12,176]

     Чинники, що є основою - спонукальним мотивом  для створення системи контролю працівників в організації:

• погіршення в порівнянні із подібним підприємствами економічних показників;

• поява  нових або зміна цілей у  склалися умовах функціонування;

• відсутність  узгодження цілей;

• застарілі методи планування, калькуляції і аналізу, що не задовольняють менеджменту підприємства;

• відсутність  методик обліку та аналізу, невідповідність  вимогам як основи для відстеження  діяльності та прийняття управлінських  рішень;

• дублювання або відсутність деяких функцій, наявність конфліктних ситуацій при їх виконанні.

     При наявності одного або декількох  перерахованих вище факторів найчастіше має місце ряд передумов впровадження системи контролю за напрямками: організація, продукція, закупівлі, персонал, обладнання, система інформаційного забезпечення та звітність.

     Розглянемо  детальніше персонал:

• сприйняття роботи як повинності, відстороненість  особистих інтересів працівників  від результатів діяльності компанії;

• невпевненість  співробітників у завтрашньому дні.[13,201]

     Предметом окремого аналізу є стан виробничого процесу і проходження замовлень в організації. Нерідко немає чітких правил і порядку прийому замовлення від клієнтів. На питання, хто відповідає за прийом замовлень, не можна одержати однозначної відповіді. На підприємствах часто відсутні єдина система заповнення формулярів і впорядкований документообіг. Це не дозволяє точно сказати, в якому стані знаходиться замовлення, відсутня система оперативного управління виконанням замовлень. У робочих місць можуть лежати гори заготовок або готових деталей, що у всіх випадках призводить до зростання витрат на підприємстві в цілому.[14,125]

     Процес  впровадження починається з прийняття  рішення про розробку системи  контролю на підприємстві.