Одним из сильнейших стимулов к созданию запасов является стоимость их отрицательного уровня (дефицита). При наличии дефицита запасов существует три вида возможных издержек, перечисленных ниже в порядке увеличения их отрицательного влияния. Основные виды складских издержек связанны с формированием и хранением запасов делятся:

     1. Издержки хранения. Эта широкая категория затрат включает расходы на складское оборудование и помещения, охрану, оплату персонала. При цивилизованном ведении бизнеса производственные запасы должны быть застрахованы и подлежат налогообложению. Страховка и налог на запас составляют определенный процент от стоимости товара и входят в издержки хранения. Основную часть этих издержек составляют упущенные  возможности при альтернативном использовании капитала, «замороженного» в запасах. Каждая область бизнеса характеризуется своей внутренней нормой доходности (IRR). Капитал, вложенный в этот бизнес, в среднем должен давать определенный процент дохода ежегодно. Капитал, вложенный в запасы, такого процента не дает. Следовательно, неполученный процент – это издержки хранения. Перечисленные издержки строго пропорциональны стоимости запасов[19,с.162].

     2. Издержки (затраты) на формирование  и оформление заказа. Эти затраты  относятся к управленческим и  канцелярским расходам, связанным  с подготовкой заказа на покупку  или производство. Расходы на  размещение заказов включают учет наличного количества комплектующих и материала, вычисление необходимого объема заказа и документальное размещение заказов. В сумму расходов на размещение заказов включаются также затраты, связанные с отслеживанием выполнения заказов.

      3. Потери, связанные с нехваткой  запаса (дефицитом). Когда запас кого-либо  изделия  или материала исчерпывается,  заказ на это изделие или  материал либо ожидает, пока  его запас будет пополнен, либо  должен быть отменен. Эти издержки  оценивают как упущенную прибыль от продажи единицы товара.

1.5.Бюджет  прямых затрат  на материалы и  товарно-материальные  ценности

     Что бы определить затраты сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий  необходимых для производства готовой  продукции необходимо составит бюджет закупок сырья и материалов. Кроме того, в рамках данного бюджета предстоит определить нормативный (переходящий) запас сырья и материалов, а так же график погашения так называемой кредиторской задолженности, т.е. установить условия и порядок взаиморасчетов с поставщиками сырья, комплектующих и т.п.

     Для определения объема закупок сырья  и материалов на предстоящий бюджетный  период необходимо знать объем продаж и объем производства на весь бюджетный  период и внутри его (по месяцам) информация бюджета прямых затрат на материалы, сырье и комплектующие может быть представлена в виде плана-графика и графика оплаты приобретаемых материалов (погашения кредиторской задолженности).

     В приложении 1, табл.1, табл.2, табл.3 приведен пример определения закупок сырья  и материалов необходимых для производства продукции на основе этих затрат на единицу выпускаемых изделий. При этом стоимость сырья и материалов изменяется с учетом темпа инфляции (2% в месяц). Нормативный (переходящий) запас сырья и материалов на конец каждого месяца бюджетного периода составляет 40% потребности в этих материалах в следующем месяце. Соответственно запас материалов на начало месяца равен запасу в предшествующем месяце.

     Годовая потребность в сырье и материалах может быть определена по формуле:

     Объем закупок сырья  и материалов = Производственные потребности - Целевой норматив остатков (запасов) на конец года + Остатки (запасы) на начало года

     Целевые остатки (запасы) сырья и материалов на конец бюджетного периода могут  быть рассчитаны в натуральных единицах измерения, а затем путем умножения на среднюю цену закупки материалов может быть определена стоимость конечных остатков (целевых запасов) сырья и материалов.

     Наряду  с планом графиком закупок материалов в бюджете прямых затрат должен быть представлен график оплаты поставок, или, как его еще называют, график погашения кредиторской задолженности. Период, в течении которого ожидается полная оплата ранее поставленных (закупленных) сырья и материалов, также принято называть сроком сверки счетов с кредиторами (Приложение 3).

2.Системы управления материальными ресурсами предприятия

2.1. Логистическая система  «Производство без  складов»

     Учитывая  потенциальное значение запасов, исследование логистической системы должно включить проблему управления запасами, которая конкретизируется в следующих вопросах:

1. Какой  уровень запасов необходимо иметь  на каждом предприятии для  обеспечения требуемого уровня  обслуживания потребителя?

2. В  чем состоит компромисс между  уровнем обслуживания потребителя и уровнем запасов в системе логистики?

3. Какие  объемы запасов должны быть  созданы на каждой стадии логистического  и производственного процесса?

4. Должны  ли товары отгружаться непосредственно  с предприятия? Каково значение  компромисса между выбранным  способом транспортировки и запасами?

5. Каковы  общие уровни запасов на данном  предприятии, связанные со специфическим уровнем обслуживания?

6. Как  меняются затраты на содержание  запасов в зависимости от изменения  числа складов? 

7. Как  и где следует размещать страховые запасы?

     Интересным  вариантом решения проблем складирования  является «производство без складов», внедрение которого невозможно без  кардинальных изменений во всем комплексе  процессов, обеспечивающих производство, да и в нем самом, и требует, значительны» финансовых затрат. При этом, как выяснилось, необходимо было решить несколько задач, среди которых, прежде всего, выделим задачу создания высокоточной информационной системы по складированию, позволяющей использовать банк данных в реальном масштабе времени.

     При использовании данной системы продукция  выпускается лишь в объеме, обеспечивающем сбыт. Исходное сырье и материалы  закупаются только в размерах, необходимых  для удовлетворения спроса. В обратной форме эту систему можно свести к формуле: «производится только необходимая продукция, только тогда, когда это требуется, и только в требуемом объеме».

     Ранее, когда производство работало на стабильный рынок, они могло существовать без  учета этих факторов. В условиях же постоянного снижения стабильности рынка и активного отслеживания спроса дорогостоящие резервные запасы вытесняются системой информации и надлежащей организацией управления, дающими большой эффект. В связи с этим логистика снабжения не может абстрагироваться оттого, что происходит на конечных стадиях. Причем ключевым фактором является знание положения на рынке и условий доступа на него.

     Последние новшества в сфере производства таковы: дифференциация продукции на возможно более поздней стадии производства (на базе максимально однотипных комплектующих); использование выгод массового производства не на стадии сборки, а на стадии изготовления комплектующих изделий; стремление к максимальному удовлетворению потребностей клиента на этапе выбора товара для производства. Все это требует гибкости производства на цеховом уровне, достигаемой как за счет расширения возможностей по переналадке оборудования, так и благодаря применению новых методов управления запасами — «Канбан» и «Точно в срок».

     Суть  системы «Канбан» состоит в том, чтобы начальные запасы по своему количеству соответствовали потребностям начальной стадии производственного процесса, а не накапливались, как прежде. На предприятиях фирмы «Тойота» решений данной проблемы сводилось к минимуму использования сравнительно небольших партий материалов и комплектующих и времени операций. Масштабы межоперационного складирования сокращаются вследствие синхронизации операций и нивелировки, перерабатываемых на каждом этапе объемов предметов труда. Что касается складирования готовой продукции, то его объемы снижаются путем сокращения срока продолжительности каждой операции, и, прежде всего срока замены инструмента.

     Одним из методов сокращения запасов, повышения  гибкости производства и возможности  противостояния возрастающей конкуренции  стал метод «Точно в сроке, получивший наибольшее распространение в США и странах Западной Европы. В данном же контексте следует выделить и охарактеризовать принципиальную идею метода, которая базируется на трех предпосылках (их правильность была многократно подтверждена эмпирическим путем).

     Во-первых, предполагается, что заявкам потребителей готовой продукции должны соответствовать не ее предварительно накопленные запасы, а производственные мощности, готовые перерабатывать сырье и материалы, поступающие почти «с колес». Вследствие этого объем производственных запасов, квалифицируемый как замороженные мощности, минимизируется.

     Во-вторых, в условиях минимальных запасов  необходима непрерывная рационализация в организации и управлении производством, ибо высокий объем запасов нивелирует, в известном смысле маскирует ошибки и недостатки в этой области, узкие места производства, не синхронизированные операции, неиспользуемые производственные мощности, ненадежную работу поставщиков и посредников.

     В-третьих, для оценки эффективности производственного процесса, Помимо уровня затрат и производительности фондов, следует учитывать срок реализации заявки, так называемую длительность полного производственного цикла. Короткие сроки реализации заявок облегчают управление предприятием и способствуют росту конкурентоспособности благодаря возможности оперативного и гибкого реагирования на изменения внешних условий.

     В противоположность традиционным методам  управления, в соответствии, с которыми центральное звено планирования производства выдает производственные задания всем отделам и промышленным подразделениям, при методе «Точно в срок» централизованное планирование касается только последнего звена логистической цепи, т. е. склада готовой продукции. Вес другие производственные и снабженческие единицы получают распоряжения непосредственно от очередного, находящегося ближе к концу звена логистической цепи.

     К примеру, склад готовых изделий  дал заявку (что равнозначно выдаче производственного задания) на определенное число изделий в монтажный цех, монтажный цех отдает распоряжение об изготовлении подузлов цехами обработки и отделу кооперирования т. д.

     Это означает, что производственное задание  всегда выдается подразделению, использующему (или обрабатывающему) данную деталь. Тем самым, материалопоток от «источника» к «потребителю» предваряется потоком информации в обратном направлении, т.е. производству «Точно в срок» предшествует информация «Точно в срок».

     Практика  показывает, что для эффективного внедрения стратегии «Точно в  срок» необходимо изменение способа мышления целого коллектива, занимающегося вопросами производства и сбыта. Традиционный стереотип мышления типа «чем больше, лучше» должен быть заменен схемой «чем меньше, тем лучше», если речь идет об уровне запасов, использовании производственных мощностей предположительности производственного цикла или о величине партии продукции. Результаты подробного анализа, проведенного по внедрению концепции «Точно в срок» на западноевропейских предприятиях, являются многообещающими. Усредненные данные, полученные более чем на 100 обследованных объектах (отдельные проекты функционируют на фирмах непрерывно от 2 до 5 лет), таковы:

• запасы незавершенного производства сократились более чем на 80%;
• запасы готовой продукции сократились примерно на 33%;
• объем непроизводственных запасов (материалов и кооперированных деталей) колебался от 4 часов до 2 дней по сравнению с 5-15 днями до внедрения метода «Точно в срок»;
• продолжительность производственного цикла (срок реализации заданий всей логистической цепи) снизилась примерно на 40%;
• производственные издержки снизились на 10-20%;
• значительно повысилась гибкость производства.

     Затраты, связанные с подготовкой и  внедрением стратегии «Точно в срок», относительно невелики и окупались, как правило, уже через несколько месяцев функционирования систем.

     Использование стратегии «Точно в срок» дает и другие выгоды, в том числе  неэкономического характера. Например, создание прозрачной структуры материалопотоков в виде промежуточных звеньев  способствует широкому внедрению технологии типа СИМ (Компьютер интегрэйтед мэнуфэкчуринг). Использование принципов системы «Точно в срок» оказывает также положительное влияние на долгосрочную инвестиционную политику предприятия, которая в данном случае отдает предпочтение машинам и оборудованию, связанным с гибкой автоматизацией производственных, транспортных и контрольных процессов. В течение последних 15 лет в промышленно развитых странах было разработано множество моделей, имеющих отношение к различных вопросам управления запасами. При помощи моделирования доказывается эффективность применяемых мер внутри производства или производственной программы, поскольку могут быть измерены периоды прохода продукта через всю технологическую линию. При помощи моделирования можно также проверить проекты гибких производственных участков, обслуживаемых автоматическими транспортными средствами, оценить затраты на материально-техническое снабжение производства. Проектирование складов с применением компьютера дает возможности получить информацию об их оптимальной системе, величине необходимых капиталовложений и затратах на эксплуатацию складов.