Проектирование процесса закупки товаров у поставщиков

Снижение товарных запасов достигается, в частности, путем перехода на поставку по схеме «поставщик — торговый зал».

Поступление товаров в Торговый Дом «Библио-Глобус» может осуществляться по следующим логистическим цепям:

1. Поставщик — склад Торговый Дом — торговый зал Торговый Дом. В данном варианте прием товара осуществляют работники склада. Книги поступают в упаковке без предпродажной подготовки.

2. Поставщик — торговый зал. Данный способ имеет очевидные  преимущества по сравнению с  предыдущим. Прием товара производится  работником торгового зала с  помощью лазерных сканеров по штриховому коду. Товары поступают с полной предпродажной подготовкой и в распакованном виде. Поставщик привозит заказ в установленное время в количестве так называемого «стандарта торгового зала». Информацию о требуемом количестве поставщик получает от магазина по электронной почте.

Логистическая цепь поставок «поставщик — торговый зал» имеет следующие преимущества:

- существенно сокращается время, требуемое для поступления товаров  в торговый зал, так как товары  минуют логистическое звено «склад»;

- нет необходимости создавать  запасы на складе, что высвобождает  складские площади, повышает оборачиваемость  товаров;

- возможно сокращение численности  работников склада, что сокращает  расходы.

При этом главная задача менеджера по закупкам — правильно рассчитать и проставить «стандарт торгового зала», т.е. минимальное количество экземпляров книги, которое должно находиться в торговом зале для ее бесперебойной продажи. При достижении этого порогового значения происходит автоматический заказ издания у поставщика. Стандарт должен периодически корректироваться в зависимости от колебаний спроса и других факторов. Для эффективного планирования потока товаров необходимы точные прогнозы, которые дают возможность предотвращать возникновение «узких мест» в продвижении потока книжных товаров по логистической цепочке. Задача прогнозирования — предсказать ассортиментные (сколько и чего) и временные (когда) параметры спроса для планирования на их основе закупочной деятельности.

Информация является ключевым инструментом совершенствования бизнес-процессов в закупочной логистике. Необходимо добиваться того, чтобы между поставщиком, Торговый Дом «Библио-Глобус» и его покупателями была прямая информационная связь, обеспечивающая обмен данными. Использование информационных сетей привело бы к сокращению времени на оформление заказа и доставку товара покупателю. Чем быстрее товар пройдет все логистические звенья и операции, тем быстрее он будет продан.

Любое предприятие должно постоянно совершенствовать свою деятельность, поэтому Торговый Дом «Библио-Глобус» стремиться улучшать закупочную логистику в следующих направлениях:

1. Свести к минимуму заказ одних и тех же названий у разных поставщиков и одновременно, что вызывает наличие одинаковых книг с разными ценами.

2.     Заказывать товары у поставщиков с наиболее низкими ценами.

3. Усилить контроль выполнения поставщиками договорных обязательств.

4. Совершенствовать методы изучения  предложения товаров поставщиками  и спроса покупателей Торговый Дом «Библио-Глобус».

5.   Своевременно производить возврат товаров с истекшим по договору сроком реализации, тем самым высвобождая складские и торговые площади для других товаров.

6.   Более оперативно и точно проводить списание проданных товарных единиц с остатков торгового зала.

7. Увеличивать количество поставщиков, работающих по логистической  схеме «поставщик — торговый  зал».

8. Улучшить поступление перспективной  информации о готовящихся  к выпуску и заказанных Торговый Дом книгах.

9. Минимизировать товарные запасы  на складе и улучшить контроль за их состоянием.

 

 

Глава 2. Описание и проектирование бизнес-процесса

 

2.1. Описание бизнес-процесса

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс должен иметь ответственного исполнителя.

Существуют три вида бизнес-процессов:

1. Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы.
2. Операционные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов.
3. Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес.

Описание бизнес-процесса – это фиксация сведений о бизнес-процессе в какой-либо форме. Форма может быть любой, как произвольной, так выполненной по специальным правилам. Описание бизнес-процессов организации могут требовать различные стандарты, описание процессов приносит следующие выгоды:

1. В процессе описания выясняется истинная процедура протекания процесса, и выясняются проблемные места. 
2. Описание процессов подразумевает, что информация о процессе будет зафиксирована и одинаково понятна для всех участников процесса.
3. Информация о процессе заносится на один из носителей (бумажный или электронный).

Описанный бизнес-процесс позволяет увидеть движение документов, товарных ценностей в организации, что создает следующие возможности:

1. можно наилучшим образом подготовиться к автоматизации системы управления организацией;
2. можно выявить неоптимальные пути движения документов и материальных ценностей для того, чтобы затем исправить их.

В данной курсовой работе для изучения был выбран бизнес-процесс   "Закупка товаров".

Началом бизнес-процесса является определение потребностей в товаре.

Конец бизнес-процесса - поставка заказанного товара в Торговый Дом "Библио-Глобус".

Бизнес-процесс "Закупка товаров" состоит из следующих действий:

• Определение потребностей в товаре;
• Поиск поставщиков;
• Получение информации о поставщике;
• Анализ полученной информации;
• Выбор по рейтингу поставщика;
• Проведение переговоров с выбранными поставщиками;
• Расчет расходов, связанных с поставкой товара;
• Составление договора;
• Заключение договора;
• Получение прайс-листа от поставщика;
• Заказ товара у поставщика;
• Поставка товара в Торговый Дом "Библио-Глобус".

Описание бизнес-процесса «Закупка товаров у поставщиков» в виде схемы показана на Рис.3.

Рис. 3. Схема бизнес-процесса «Закупка товаров у поставщиков»

Описание бизнес-процесса в виде таблицы (описание таблице дает понять: кто выполняет, какие потребуются ресурсы).

 

Таблица 1

Бизнес-процесс

"Закупка товаров у поставщиков"

 

Действие	Кто выполняет	Требуемые ресурсы
Определение потребностей в товаре	Товаровед, начальники отделов	База данных, Интернет, анализ продаж, мониторинг конкурентов
Поиск поставщиков	Товаровед	Интернет, журналы, база данных
Получение информации о поставщике	Товаровед	Интернет, журналы, база данных
Анализ полученной информации	Товаровед	Компьютерная программа
Выбор по рейтингу поставщика	Товаровед	Компьютерная программа
Проведение переговоров с выбранными поставщиками	Товаровед	Компьютерная программа, совещание, Интернет, телефон
Расчет расходов, связанные с поставкой товара	Товаровед, выбранный поставщик, экономист	Компьютерная программа
Составление договора	Товаровед, выбранный поставщик, юрист	Компьютерная программа, Гражданский кодекс РФ, Законодательство РФ, проект договора
Заключения договора	Товаровед, выбранный поставщик, юрист	Заключенный договор
Получение прайс-листа от поставщика	Товаровед, поставщик	Интернет
Заказ товара у поставщика	Товаровед	Интернет, компьютерная программа
Поставка товара в Торговый Дом "Библио-Глобус"	Поставщик	Транспорт

 

Текстовое описание бизнес-процесса "Закупка товаров у поставщиков" приводится ниже.

Бизнес-процесс "Закупка товаров у поставщиков" начинается с того, что товаровед определяет потребность в товаре. Для выполнения этой функции нужно воспользоваться анализом продаж, мониторингом конкурентов, Интернетом и базами данных о товарах. Далее товаровед ищет поставщика, пользуясь Интернетом, базами данных, брошюрами и т.д. Следующим действием, входящим в бизнес-процесс, является получение информации о поставщике. Его выполняет товаровед, используя следующие ресурсы: Интернет, журналы и база данных. Далее товаровед при помощи компьютерной программы анализирует полученную информацию о поставщике.

При помощи компьютерной программы товаровед анализирует рейтинг выбранных поставщиков. Затем товаровед назначает дату, время проведения переговоров с выбранными поставщиками. Товаровед, экономист и выбранный поставщик обсуждают условия поставок и затем рассчитываются основные параметры поставок.

При согласовании всех нюансов товаровед, юрист и выбранный поставщик составляют договор, пользуясь компьютерной программой, Конституцией РФ, Гражданским Кодексом РФ, Законодательством РФ. Руководители предприятий утверждают договор. Поставщик отправляет через Интернет товароведу прайс-лист. Товаровед заказывает нужный товар у поставщика используя следующие ресурсы: компьютерную программу и Интернет. Поставщик поставляет товар с помощью собственного транспорта в Торговый Дом "Библио-Глобус".

Подводя итоги описания бизнес-процесса "Закупка товаров у поставщиков" можно сказать, что этот процесс занимает важное место во всей цепи бизнес-процессов Торгового Дома "Библио-Глобус", т.к. именно в результате его выполнения в магазин поступают товары, продавая которые предприятие получает прибыль.

 

2.2. Анализ проблем и  сбоев в бизнес-процессе

 

Описание бизнес-процесса дает основу для выявления проблем, снижающих эффективность изучаемого процесса.

Для совершенствования бизнес-процесса "Закупка товаров у поставщиков» необходимо выяснить процедуру протекания процесса и проблемные места, выявить неоптимальные пути движения документов и материальных ценностей.

В ходе бесед с сотрудниками Торгового Дома "Библио-Глобус", а также в результате наблюдения за ходом выполнения бизнес-процесса были выявлены следующие   проблемы или сбои в функционировании бизнес-процесса "Закупка товаров у поставщиков":

• несоблюдение условий договоров при сотрудничестве Торгового Дома "Библио-Глобус";
• некорректная загрузка прайс-лист;
• неэффективное использование информации.

В качестве основной проблемы, снижающей эффективность функционирования бизнес-процессе "Закупка товаров у поставщиков" нами выбрана проблема «неэффективное использование информации».

 

 

2.3. Проект совершенствования  бизнес-процесса

 

Современный высокоэффективным способом осуществления инновационных решений является проектный подход.

Проект-замысел, идея, образ, воплощённые в форму описания, обоснования, расчётов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации.

Проект-это работы, планы, мероприятия и другие задачи, направленные на создание нового продукта (устройства, работы, услуги). Выполнение проекта составляет проектную деятельность, которая включает:

• проведение управленческих мероприятий (проектное управление). Достигается на основе использования, в том числе, принципов и методов управления проектом, являющегося частью системы менеджмента предприятия, универсальной для решения разных производственных задач;
• решение специализированной задачи:
• разработка продукции для заказчика.

 Продуктами проекта могут  быть:

• результаты маркетинговых исследований (маркетинг);
• проектно-конструкторская документация. Комплект такой документации называется проектом. Он предназначен для создания разработанного устройства, его эксплуатации, ремонта и ликвидации, а также для проверки или воспроизведения промежуточных и конечных решений, на основе которых он был разработан. (Обратим внимание на то, что значение слова «проект» в управленческой и научно-технической деятельности отличаются);
• технологическая документация (управление производством);
• программное обеспечение (управление проектами).

Проекты могут быть объединены в программу проектов для достижения единого результата, или в портфель проектов для более эффективного управления. Портфель проектов может состоять из программ.

Виды проектов:

• Инвестиционный - главная цель - создание или реновация основных фондов организаций, требующие вложения инвестиций;
• Инновационный - главная цель - разработка и применение новых технологий, ноу-хау и других нововведений, обеспечивающих развитие организаций;
• Научно - исследовательский;
• Учебно-образовательный;
• Смешанный.