Проектирование процесса закупки товаров у поставщиков

1.   Ресурсные факторы. Характеризуются производственно-технологическими, техническими, эксплуатационными и другими свойствами ресурсов, а так же их ценами.

2.   Закупочные факторы. Представляют собой условия и надежность, ритмичность и время поставок, объем заказа, условия платежа.

3.   Факторы поставщика. Зависят от его конкурентного потенциала, от организационно-правового статуса.

 

      

1.2. Современные тенденции  развития 

закупочной логистики

 

Основные тенденции развития закупочной логистики в современных условиях следующие: сокращение количества складских объектов у производителей; увеличение объемов услуг третьих участников; разнообразие логистических услуг, предоставляемых сторонними фирмами, все более расширяется; усиление глобальной логистической стратегии; интеграция логистической деятельности; слияние всех мелких, средних и крупных логистических цепочек в единую глобальную логистическую систему; усиление роли информации для управления.

Возрастающая роль логистики в современной экономике отражается в использовании ее возможностей в производственных и сбытовых процессах. В новом веке Россия должна идти в ногу с общемировыми тенденциями, и активное внедрение логистики следует рассматривать как одно из направлений дальнейшего развития экономики страны.

Логистическая концепция как система взглядов, способов, приемов и методов повышения эффективности функционирования логистических систем компаний способствует достижению единства и согласованности усилий всех работников организации. Известно, что внедрение логистических принципов в управление материальными потоками позволяет снизить уровень запасов на 30-50% и сократить время движения продукции на 25-45%7.

В странах Западной Европы, США и Японии доля расходов на материально-техническое обеспечение и транспортировку составляет 20% валового национального продукта или 30-40% стоимости конечного продукта, из которых половина приходится на хранение и содержание запасов материальных ресурсов. Во временном аспекте обеспечение и транспортировка занимают в затратах времени на доставку от первичного поставщика до конечного потребителя 98%, а собственно производство - лишь 2% времени всего цикла8.

В итоге новые технологии, обеспечивающие быстрый, точный и ничем не ограниченный обмен информацией, открыли новую эпоху в логистике - эпоху работы в режиме реального времени. Это создало основу для развития новых стратегий, способных вывести логистику на совершенно иной, доселе недостижимый уровень результативности.

Наиболее широко распространенной в мире является концепция «точно в срок» (just-in-time, JIT). Современная концепция построения логистической системы в производстве (операционном менеджменте), снабжении и дистрибуции, основанная на синхронизации процессов доставки материальных ресурсов и готовой продукции в необходимых количествах к тому времени, когда звенья логистической системы в них нуждаются, с целью минимизации затрат, связанных с созданием запасов. Ее появление относится к концу 50-х гг., когда японская компания Toyota Motors, а затем и другие автомобилестроительные фирмы Японии начали активно внедрять логистическую систему KANBAN. Название этой концепции несколько позже дали американцы, тоже попытавшиеся использовать данный подход в автомобилестроении.

Первоначальным лозунгом концепции «точно в срок» было потенциальное исключение запасов материалов, компонентов и полуфабрикатов в производственном процессе сборки автомобилей и их основных агрегатов. Концепция «точно в срок» была основана на синхронизации таких логистических функций, как снабжение и производство, и в дальнейшем была успешно применена в системах сбыта готовой продукции.

В наши дни компании тратят примерно 60% доходов на закупку необходимых товаров и услуг9.

Оценка эффективности закупочной деятельности – важнейший аспект управления поставками. В области оценки могут использоваться как минимум две группы переменных: показатели работы поставщиков и процесса поставок, а так же менеджеров отдела закупок и влияние поставок на показатели работы всей компании. Показатели работы поставщиков отражают степень выполнения партнерами своих обязательств. Российские компании чаще всего отслеживают закупочную цену. Качество также является важным, но более сложным для проверки показателем. Часто компании оценивают уровень запасов, анализируют эффективность затрат на закупку, реже – уровень оборачиваемости капитала, связанный капитал и уровень обслуживания закупок, хотя данные показатели являются наиболее информативными.

При оценке влияния поставок на финансовые показатели руководители, прежде всего, рассматривают условия оплаты. Операционная прибыль и уровень оборотного капитала – их отслеживают чуть менее компаний. Низкая популярность показателя отдача на инвестиции, его отслеживают менее компаний, но в ближайшем будущем его планируют использовать компаний.

Из всего выше сказанного можно выделить следующие функции закупочной логистики:

• Формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них.
• Исследование рынка закупок.
• Получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков.
• Выбор поставщиков.
• Определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий.
• Согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку.
• Контроль сроков поставок материалов.
• Входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе.
• Доведение материальных ресурсов до производственных подразделений.
• Поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.
• Подготовка бюджета закупок10.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

• элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

• элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

• самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели11.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.

Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему.

Идея логистики — получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы.

Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы - улучшается положение предприятия, как ее элемента (Рис.1).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Макрологическая система службы закупок

 

Служба закупок, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение—производство—сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой закупок и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом (Рис.2).

 

 

 

 

Рисунок 2. Служба закупок

 

Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.

Режим работы в реальном масштабе времени обеспечивает обработку информации в темпе, определяемом скоростью ее поступления. Этот режим дает возможность получать необходимую информацию о движении материального потока в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующее административное и управляющее воздействие на объекты управления.

Цепь снабжение—производство—сбыт должна строиться   на основе современной концепции маркетинга, то есть вначале  должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее,  стратегия развития производства и уже затем стратегия снабжения производства. Таким образом, логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

 

1.3. Закупочная логистика в компании

 

Каждый крупный магазин имеет структуру (или, по крайней мере, должностное лицо), организующую логистический процесс закупок. В Торговом Доме «Библио-Глобус» - это коммерческая служба, деятельность которой строится на основе философии Торговый Дом «Библио-Глобус» и его маркетинговой стратегии.

Основными функциями коммерческой службы являются формирование эффективных договорных взаимоотношений с поставщиками и обеспечение непрерывного пополнения и обновления ассортимента.

Формирование эффективных взаимоотношений с поставщиками, отвечающих интересам обеих сторон, — основа закупочной политики Торговый Дом «Библио-Глобус». При этом отношения с партнерами строятся в соответствии со следующими логистическими принципами:

- общаться с поставщиками так же предупредительно и доброжелательно, как и с клиентами фирмы;

- демонстрировать общность интересов;

- знакомить поставщиков с задачами  Торговый Дом «Библио-Глобус» и быть в курсе их деловых проблем;

- проявлять готовность помочь  в случае возникновения проблем у поставщика;

- соблюдать принятые на себя  обязательства;

- учитывать в деловой практике  интересы поставщика.

В ходе переговоров и при заключении договоров с поставщиками разъясняются основные логистические принципы их совместной работы с «Библио-Глобусом»:

- обмен информацией (прайс-лист, перспективная  информация, маркетинговые предложения) в едином электронном формате;

- поставка товара с предварительной  электронной накладной установленной  формы;

- поставка «с колес», минуя склад, на основе разработанных стандартов наличия товаров в торговом зале;

- метод автозаказа;

- сканирование по издательскому  штриховому коду при приемке  товара и оплате покупки;

- осуществление предпродажной  подготовки поставщиком: распаковка  пачек, проставление розничной цены, наклейка защитных этикеток на продукцию.

В зависимости от объема и частоты поставок совместно с поставщиком разрабатывается график завоза, который помогает распределить нагрузку при приемке и ускорить поступление товаров в продажу.

Следует отметить, что еще не все поставщики понимают необходимость и преимущества использования новых технологий, хотя большинство из них перешло на электронную форму общения.

Важным направлением закупочной логистики является логистика ценообразования на книжные товары. При этом используются следующие методы работы:

- гарантия оплаты и распространения  Торговый Дом «Библио-Глобус» части тиража для получения значительной (до 30 %) скидки от отпускной цены издательства;

- предоставление поставщиком дополнительной  скидки от отпускной цены на предпродажную подготовку для сохранения доступных розничных цен;

- постоянный анализ внешнего  окружения и отслеживание негативных  или положительных тенденций  на книжном рынке;

- совместные усилия Торгового Дома «Библио-Глобус» и издателей по совершенствованию работы всех звеньев логистической цепи книгоиздание — книгораспространение;

- поддержание оптимальных розничных цен. Применяются следующие виды расчетов с поставщиками: по факту поставки за высокорентабельный товар с целью получения от поставщика максимальной скидки;

- предоплата с целью получения  от поставщика максимальной скидки, а также гарантии резервирования за Торговый Дом заказанного количества.

Одной из основных обязанностей менеджеров коммерческой службы является постоянный контроль за оборачиваемостью товарных запасов.

Возврат устаревшей, а также нереализованной продукции производится группой по связям с поставщиками на основе анализа товарных запасов. Ускорение товарооборачиваемости повышает эффективность использования торговых площадей и уменьшает затраты на хранение товаров.