Организация работы пресс-службы некоммерческих объединений со средствами массовой информации

1.2.5.     Выкладка информации о проведении пресс-конференции на сайт СММ (раздел «Пресс-центр»).

1.2.6.     Контрольный обзвон СМИ за день до проведения пресс-конференции.

1.2.7.     Комплектование пресс-пакетов.

1.3             Пресс-конференция и аккредитация

1.3.1.     Встреча и сопровождение журналистов до конференц-зала.

1.3.2.     Регистрация СМИ (наименование СМИ, сбор информации о творческих планах в освещении СММ, предполагаемый формат материала, хронометраж/объем, дата и время выхода в эфир и т.п.).

1.3.3.     Выдача пресс-пакетов (пресс-папка, пресс-релиз организаторов, удостоверение (бейдж), пропуск на автотранспорт (для центральных каналов и информационных партнеров СММ), пресс-релизы спонсоров, промо-материалы спонсоров, подарки от участников пресс-конференции и т.д.).

2.        Работа с участниками

2.1             Информирование о пресс-конференции, предоставление сценарного плана.

2.2             Работа с участниками (рекомендации по выступлению со стороны организаторов, учет пожеланий участников).

2.3             Работа со спонсорами (комплектование пресс-пакетов: пресс-релизы, промо-материалы, подарки для журналистов, пакеты и т.д.; участие в организации фуршета).

3.        Организация

3.1             Подготовка к пресс-конференции

3.1.1.     Техническое обеспечение пресс-конференции (микрофоны, диктофоны, видеопроектор, компьютер, экран и т.д.). Своевременный поиск и подготовка.

3.1.2.     Подготовка табличек участников (контроль правильности наименования компании, должности  и Ф.И.О. участников).

3.1.3.     Подготовка банера (задник).

3.2             Подготовка к фуршету

3.2.1.     Определение места проведения.

3.2.2.     Аренда.

3.2.3.     Согласование меню.

3.3             Оформление конференц-зала

3.3.1.     Развешивание по зданию табличек с указанием места проведения пресс-конференции.

3.3.2.     Развешивание банеров спонсоров.

3.3.3.     Установка и настройка аппаратуры.

3.3.4.     Оформление стола президиума (таблички участников, блокноты и ручки, мин. вода и стаканы).

3.3.5.     Подготовка стола аккредитации.

Помимо пресс-конференций пресс-служба некоммерческого партнерства «Марафон» устраивает дополнительные  внеплановые акции по связям с общественностью по продвижению мероприятия: например, публичная встреча организаторов Сибирского международного марафона с потенциальными участниками, проводившаяся в период подготовки XV Сибирского международного марафона. В рамках этой встречи были проведены благотворительные акции, направленные на привлечение детей, воспитанников детских домов города Омска и Омской области, Омского кадетского корпуса, к занятиям оздоровительным бегом. По итогам публичных встреч каждому воспитаннику были вручены бесплатные пакеты участника, включающие в себя памятную футболку и набор сувенирной атрибутики.

Разновидностью плановых мероприятий по связям с общественностью, проводимых пресс-службой в рамках информационно-рекламной кампании СММ, являются выставки. Так, в июле 2004 года, во время подготовки XV Сибирского международного марафона, была организована выставка художественных произведений участницы марафона с ограниченными физическими возможностями Александры Ивановой. Ежегодно в дни регистрации участников в павильоне  выставочного  сквера "Флора" проводится выставка-ярмарка "Спорт. Здоровье. Отдых". Задача пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» на данном этапе сводится к адекватному освещению этих событий, использованию их в качестве информационного повода для достижения определенной коммуникационной стратегии.

Основные коммуникационные цели и задачи, стоящие перед пресс-службой некоммерческого партнерства «Марафон»:             

1.                  Пропаганда Сибирского международного марафона, вовлечение в него самой широкой аудитории. Привлечение внимания к крупнейшему спортивно-культурному событию года, его организаторам и спонсорам. Стимулирование участия в СММ спортсменов, любителей бега, руководителей органов власти, политиков, бизнесменов, жителей и гостей города, всех слоев населения.

2.                  "Продвижение" СММ всеми средствами информационно-рекламного обеспечения как на местном, региональном, российском, так и на международном уровне.

3.                  Реализация при помощи коммуникативных приемов в информационном пространстве слогана Сибирского международного марафона: "Праздник Движения – наш праздник!".

4.                  Отражение отличительных особенностей СММ как "визитной карточки" Омска и Омской области, средства распространения позитивной информации, элемента престижа региона.

5.                  Укрепление имиджа СММ как события, проводимого на уровне международных стандартов, не имеющего аналогов в регионе и стране.

При решении  выше обозначенных коммуникационных задач могут возникнуть сложности из-за множественности целевых аудиторий и расхождения их интересов. В результате ситуационного анализа Сибирского международного марафона были определены сфера интересов и коммуникационные задачи для каждой целевой группы из представленных аудиторий (таблица).

Таблица

Заключение

Автору удалось выявить методику взаимодействия пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ и показать ее на практике в виде схемы. Таким образом, основными принципами продуктивной организации работы пресс-службы некоммерческого объединения со СМИ являются:

-         двусторонность информационного потока, равноправие и взаимное уважение в коммуникационном процессе;

-         соответствие информационных материалов пресс-службы запросам и параметрам средств массовой информации;

-         объективность и регулярность в подаче материалов в СМИ;

-         оперативное и полное информирование общественности о деятельности организации;

При взаимодействии со СМИ в пресс-службе некоммерческих организаций следует использовать весь спектр форм и методов распространения информации о своей деятельности (рассылка пресс-релизов, факсимильных сообщений; электронная почта).

В организации взаимоотношений некоммерческих организаций со СМИ весьма значительную роль могут играть личные доверительные, неформальные отношения сотрудников организации с конкретными журналистами и редакциями в целом.

Особую роль в данном случае приобретают личностные, деловые и профессиональные качества сотрудников пресс-служб, а также их техническая грамотность, что позволяет обеспечить высокий исчерпывающий уровень информированности целевых аудиторий о деятельности некоммерческого партнерства «Марафон».

Практический опыт взаимодействия некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ может быть использован специалистами по связям с общественностью, руководителями некоммерческих организаций, желающими наладить эффективную работу со средствами массовой информации.

Библиографический список использованной литературы

1.      НКО и СМИ. Мостик через пропасть. Практическое пособие для некоммерческих организаций. — М.: Агентство социальной информации, 2002. – 228 с. – 2500 экз. – ISBN 5-901737-06-7.

2.      И. М. Синяева. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности: Учебник для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / И. М. Синяева; Под ред. Г. А. Васильева. — М.: ЮНИТИ, 2000. – 287 с.: ил.; 20 см. – Библиогр.: с. 267-268 (23 назв.). – Слов. терминов.: с. 269-285. – 5000 экз. (доп. тираж). – ISBN 5-238-00015-4.

3.      Г. Л. Тульчинский. PR фирмы: технология и эффективность / Г. А. Тульчинский; С.-Петерб. гос. ун-т культуры и искусств. Каф. менеджмента и экономики. – CПб.: Алетейя, 2001. – 294 с.; 22 см. – Библиогр.: с. 242-248 (152 назв.). Библиогр. в конце гл. – 1500 экз. – ISBN 5-89329-419-Х (в пер.).

4.      Егорова Н. Н. Работа некоммерческой организации со средствами массовой информации / Егорова Н. Н., Михеев Ю. И.; Совет обществ. орг. Ом. Обл. — Омск: Ом обществ. ком. содействия аграр. реформе, 1998. – 86 с.

5.      Моисеев В. А. Паблик рилейшнз. Теория и практика. — К.: Вира — Р, 1999. – 375 с.

6.      И. В. Алёшина. Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетёров. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство «ГНОМ-ПРЕСС», 1997.

7.      Сэм Блэк. Паблик рилейшнз. Что это такое? М.: АСЭС — Москва, 1990.

8.      Татаринова Г. Н. Введение в специальность «Связи с общественностью»: Учебно-методическое пособие. Омск: Издательство ОмГТУ, 2000.

9.      Чумиков А. Н. Связи с общественностью: Учебное пособие. – 3-е изд. — М.: Дело, 2001.

10. Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз или как успешно управлять общественным мнением. — М.: Центр, 1998. – 349 с.

11. Василенко А. Б. Пиар крупных российских корпораций / А. В. Василенко. — М.: ГУ – ВШЭ, 2001. – 304 с.

12. Уткин Э. А. Управление связями с общественностью. PR. — М.: ТЕИС, 2001. – 296 с.

13. Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. – 2-е изд., испр. — М.: Рефл-бук: Ваклер, 2000. – 622 с.

14. Пашенцев Е. Г. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. – 2-е изд. — М.: Финпресс, 2000. – 230 с.

15. PR сегодня: новые подходы, исследования, международная практика / Пер. с англ.: О. В. Дубицкая и др.; Авт. предисл., науч. ред.: А. П. Ситников и др. — М.: ИМИДЖ-Контакт: ИНФРА-М, 2002. – 491, [1] с.

16. Голубкова Е. Н. Маркетинговые коммуникации: Учеб. пособие. – 2-е изд.,  перераб. и доп. — М.: Финпресс, 2003. – 303 с.

17. Джефкинс Фрэнк. Паблик рилейшнз: Учеб. пособие для студентов вузов / Фрэнк Джефкинс, Дэниэл Ядин; пер. с англ. [В.Н. Егоров]; под ред. Б. Л. Еремина. — М.: ЮНИТИ, 2003. - 190 с.

18. Хенслоу Филип. Практическое руководство по паблик рилейшнз. — СПб.: Нева; М.: ОЛМА-пресс ИНВЕСТ, 2003. – 190 с.

19. Китчен Филипп. Паблик рилейшнз: принципы и практика: учеб. пособие для студентов вузов. — М.: ЮНИТИ, 2004. – 443 с.

20. Самое главное в PR / У. Аги [и др.; пер. с англ. В. Елизаров, Н. Качанова]. — М. [и др.]: Питер, 2004. – 558 с.

21. Шомели Жан. Связи с общественностью / под ред. Г. Е. Алпатова. – 9-е изд. — СПб.: Нева, 2003. – 122 с.

22. Шарков Ф. И. Реклама и связи с общественностью: коммуникативная и интегральная сущность кампаний: учеб. пособие. — М. : Трикста: Акад. проект, 2005. – 298 с.

23. Антипов К. В. Паблик рилейшнз: Учеб. пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Дашков и К, 2002. – 145 с.

24. Кузякин А. П. Реклама и PR в мировой экономике: Учеб. пособие. — М.: Проспект: Велби, 2002. – 319 с.

25. Оливер Сандра. Стратегия в паблик рилейшнз. – 2-е изд. — СПб.: Нева, 2003. – 156 с.

26. Сайтел Фрэйзер. Современные паблик рилейшнз. – 8-е изд. — М.: ИМИДЖ-Контакт: ИНФРА-М, 2002. – 590 с.

27. Алешина И. В. Паблик рилейшнз для менеджеров=Public relations for managers: курс лекций / И. В. Алешина. — М.: ЭКМОС, 2003. – 478 с.

28. Музыкант В. Л. Реклама и PR-технологии в бизнесе, коммерции, политике: Учеб. пособие для вузов / В. Л. Музыкант. — М.: Армада-пресс, 2001. – 686 с.

29. Королько В. Г. Основы паблик рилейшнз: Учеб пособие для студентов вузов. — М.: Рефл-бук; Киев: Ваклер, 2002. – 526 с.

30. Гартон Энни. Паблисити: жми сюда: управление масс-медиа для создания паблисити. – 2-е изд. — М. и др.: Питер, 2003. – 266 с.

3

72

[1]Чумиков А. Н. Связи с общественностью: Учебное пособие. – 3-е изд. — М.: Дело, 2001.