Организация работы пресс-службы некоммерческих объединений со средствами массовой информации

Первые 10-15 минут, пока аудитория собирается и осматри­вается, всегда уходят на адаптацию, поэтому интенсивность ин­формационного потока лучше нагнетать в геометрической про­грессии. Самый «полезный» период для передачи послания на­прямую — через 20-25 минут после начала презентации, когда СМИ будут уже «подготовлены» и «направлены». Это и есть «основная часть». Именно на это время лучше запланировать программные выступления или действия — последнее предпо­чтительнее. Действительно, мы слишком часто увлекаемся вер­бальными методами передачи информации, хотя гораздо эф­фективнее бывает именно действие. Есть такое золотое выска­зывание, которое стоит иметь в виду любому специалисту в об­ласти коммуникаций: «Услышал - и забыл. Увидел - и запом­нил. Сделал — и понял». Если вы продемонстрируете что-то журналистам, а еще лучше попросите их присоединиться к ка­кому-то действию, пусть даже символическому, эффективность передачи информации повысится в несколько раз. Например, кульминацией презентации идеи толерантного отношения к тем, кого общество считает «чужими», «иными» (т.е. толерант­ности как таковой), может стать символическое срывание яр­лыков или же разрушение стены непонимания. Послание, со­держащееся в этом действии, будет тем самым, которое вы транслировали в разных формах в течение всей презентации: перестаньте навешивать ярлыки на людей, которые просто чем-то отличаются от вас (беженцы, инвалиды, бездомные). Только оно "выстрелит", прозвучит сильнее, ярче, тем более, если сами журналисты будут срывать ярлыки или ломать символи­ческую стену. Эта акция может сопровождаться короткими вы­ступлениями самих объектов нетолерантного отношения. И это не просто создание эффектного действия, а очень прагматичес­кая организация мероприятия для СМИ. Во-первых, вы созда­ете  «картинку» для телевидения,  которое будет снимать не только говорящие головы. Во-вторых, вы представите журна­листам возможных экспертов по проблеме — ваших «героев», у которых они смогут взять интервью или комментарии. В-тре­тьих, вы, таким образом, обращаетесь к представителям СМИ не только как к профессионалам, но и как к гражданам, членам общества, «задеваете» их личные чувства.

После кульминации коэффициент воспринимаемости ин­формации будет быстро снижаться. По прошествии 40 минут презентации можно переходить к «заключению» — свободному общению, к фуршету или концерту. Главное, не забывайте, что и в свободном общении журналисты, прежде всего, преследуют профессиональные интересы. Если у вас нет возможности пре­дусмотреть отдельное помещение, где они могут записать ин­тервью, то лучше не врубать музыку в зале на полную гром­кость. И обязательно следите за общим настроением аудито­рии. Ваши сотрудники должны постараться поддерживать тот запал, который остается после кульминации, как можно доль­ше. Работайте в зале, постарайтесь помочь журналистам найти своего контактера, если им это необходимо, поинтересуйтесь о впечатлении, произведенном презентацией.

Основная трудность, которая может возникнуть при прове­дении мероприятия этого типа, - необходимость преодолеть ряд барьеров в общении с аудиторией. Во-первых, относительно тех идей, которые вы будете транслировать, у журналистов может быть свое мнение, и вряд ли они от него легко откажутся. Во-вторых, есть опасность начать разговор с аудиторией не с того места. Например, большей части пришедших окажется не­знакомым само понятие толерантности, а весь ваш сценарий построен на том, что журналисты имеют о нем представление. В-третьих, те люди, которых вы пригласите выступить, по тем или иным причинам могут оказаться несовместимыми с аудито­рией. И какие бы «правильные» мысли они ни транслировали, восприниматься информация будет плохо. Выход только один — тщательная подготовка всей программы и изучение СМИ, которых вы собираетесь пригласить на презентацию и, в конеч­ном счете, в чем-то убедить.

1.4.6. Выставка

Оговоримся, что здесь речь пойдет не об организации вы­ставки как таковой, а об организации в ее рамках работы с журналистами или использовании выставки как элемента меро­приятия для СМИ. Часто НКО, организующие выставку, за­бывают, что в лице журналистов они приглашают не просто зрителей, ищущих, как скоротать досуг или расширить круго­зор, а профессионалов, которые придут, прежде всего, за инфор­мацией.

Работа с журналистами на выставке от демонстрации экс­позиции должна, по сути, отличаться так же, как кинофести­валь от серии киносеансов. В первом случае это организован­ное мероприятие, которое, кроме показа фильмов и конкурса, фактически включает проведение пиар-кампании. Во втором — просто кино.

Если вы хотите пригласить СМИ на выставку, она не должна быть «просто выставкой». Придется задуматься либо о специальном событии для прессы (открытие или закрытие, пресс-брифинг и т.п.), либо о подготовке и распространении необходимых информационных материалов для журналистов.

Открытие выставки может быть построено по принципу презентации, как чаще всего и бывает. Это оправданно и эф­фективно. При этом не забывайте об организации пространст­ва для работы СМИ, особенно для съемок — проверьте выста­вочный зал на предмет розеток, освещения и т.п. Что хорошо для фотографии, висящей на стене, не всегда подходит для фо­тографа, который должен правильно «нажать на кнопку».

Но даже если вы не рассчитываете на специальное меро­приятие, которое привлечет внимание СМИ к выставке, про­сто позвать журналистов «зайти на огонек» недостаточно. За­кладывая в своем проекте организацию выставки, постарайтесь выделить в бюджете статью на подготовку буклетов, афиш, пригласительных билетов и другой рекламно-информационной продукции. Выставка — одно из тех мероприятий, которые не­обходимо иллюстрировать. Собственно, основное средство воздействия выставочного материала именно визуальное, что нужно постараться выгодно использовать. Рассылая журнали­стам информацию о выставке, вы, в идеале, должны убедить их посетить ее (а не только настрочить анонс в рубрику «Афи­ша»). Для этого они, в свою очередь, должны быть уверены в том, что камерам будет, что снять, а репортерам — что напи­сать. Краткий анонс с описанием того, чему посвящена выстав­ка, может не сыграть. Отпечатанное типографским способом приглашение, фото из выставочного каталога, приложенные к пресс-релизам, повысят ваши шансы осветить мероприятие в СМИ.

Не исключайте такого случая, что журналисты придут на выставку сами, когда их специально никто ждать не будет. Нужно заранее договориться со смотрителями (если выставка проходит в специальных заведениях) о предоставлении желаю­щим пресс-релизов и других информационных материалов, и всегда иметь эти материалы под рукой в своей организации. При возможности стоит договориться о том, чтобы в течение всех дней проведения выставки на ней дежурил ваш сотрудник, который работал бы со СМИ и другими посетителями. Пред­ставители некоммерческих организаций, ученые, госслужащие тоже могут оказаться для вас перспективными партнерами. Бывает и так, что поднятая событием «волна» докатывается до СМИ через несколько дней, недель или даже месяцев. Как правило, так случается, если выставка заинтересовала журна­листов своей темой. Например, о посвященной Дню памяти жертв фашизма выставке правозащитной организации СМИ могут вспомнить ближе ко Дню Победы. Поэтому уделите осо­бое внимание выставочному архиву: фото, видео, печатным ма­териалам. Они могут неожиданно сыграть тогда, когда вы и о самой выставке уже не вспоминаете.

И, наконец, не обязательно устраивать именно выставку, если у вас есть выставочный материал. Качественно организо­вать выставочное пространство — задача, не всегда посильная для некоммерческой организации. Только творческих идей ма­ло — нужен хотя бы один человек, знающий о дизайне не пона­слышке. Поэтому не стремитесь непременно сделать все, как «настоящие художники». Можно ограничиться организацией мини-выставки или передвижной выставки и использовать ее в качестве элемента или фона любого другого пиар-мероприятия. Пока приглашенные собираются на вашу информационную встречу или фестиваль, журналисты могут с пользой провести минуты ожидания, рассматривая выставочную экспозицию.

3

Глава II

Работа некоммерческой организации с общественностью и средствами массовой информации

Во второй главе настоящей работы мы изучим взаимоотношения некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ, по следующим разделам: некоммерческое партнерство «Марафон»; работа некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ, спонсорами, представителями власти и участниками Сибирского международного марафона; методика и практика работы пресс-службы.

2.1.  Некоммерческое партнерство «Марафон»

Некоммерческое партнерство «Марафон» (далее Партнерство) создано на основании решения Учредителей (Подбельского К. О. и Сандалкина А. Н.) 10 июня 1998 года.

Партнерство является юридическим лицом – некоммерческой организацией, учрежденной для содействия ее членам в осуществлении деятельности, направленной на достижение следующих целей:

      развития спорта и туризма в России, в Омске и в Омской области;

      популяризации бега, здорового образа жизни среди населения;

      вовлечения организаций, хозяйственных обществ и товариществ, частных лиц иностранных фирм и граждан в процесс подготовки и проведения Сибирских международных марафонов и других спортивных массовых мероприятий;

      укрепления статуса Сибирского международного марафона как одного из престижных марафонов в Российской Федерации;

      поднятия рейтинга Сибирского международного марафона на международном уровне;

      способствования созданию и развитию на территории Омской области инфраструктуры производства товаров для спорта, отдыха и туризма.

Для достижения указанных целей Партнерство решает следующие задачи:

      организация и ежегодное проведение Сибирских международных марафонов в г. Омске;

      проведение других спортивных соревнований;

      прием на территории РФ иностранных спортсменов и туристов;

      сотрудничество с организаторами зарубежных марафонов и Ассоциацией международных марафонов (AIMS);

      создание и развитие материальной базы Партнерства, оказание помощи спортсменам (в том числе марафонцам) в приобретении спортивной экипировки и спортивного инвентаря;

      поиск и работа со спонсорами Сибирского международного марафона, сотрудничество со средствами массовой информации;

      популяризация и пропаганда своей деятельности.

Главное, базовое мероприятие Партнерства – это Сибирский международный марафон (СММ). Сибирский международный марафон – это официальное соревнование, включенное во Всероссийский и международный календари. Он представляет собой крупное спортивно-культурное мероприятие международного уровня, имеющее большое значение в социальной жизни региона. Марафон является уникальным событием для Сибири и серьёзным информационным поводом, привлекающим активное внимание как региональных, так и центральных средств массовой информации.

Трасса классической марафонской дистанции (42 км 195 м) проложена по главным улицам города, набережной реки Иртыш. Старт и финиш – на центральной площади Омска у Законодательного собрания.

В спортивной программе марафона регулярно принимают участие около 15000 человек разных возрастов, из них жители города Омска и области, а также представители более 70-ти краёв и областей России, стран ближнего и дальнего зарубежья. На его трассу выходят сотни тысяч горожан, поддерживающих и приветствующих бегунов.

Сибирский марафон активно поддерживается местными органами государственной власти. В то же время финансирование подготовки и проведения марафона производится на коммерческой основе. Источники поступления средств:

– целевое финансирование из фондов областного бюджета;

– финансовая помощь спонсоров, предоставление ими товаров и           

             услуг;

– заявочные взносы участников.

В период подготовки и проведения марафона разрабатывается и реализуется рекламно-информационная кампания, направленная на освещение роли местных органов власти, спонсоров в развитии спорта, укрепление их авторитета, создание благоприятного имиджа.

На все мероприятия, проходящие в рамках программы марафона, приглашаются руководители государственных, общественных, спортивных и коммерческих структур, политики, представители средств массовой информации, деятели культуры.

Кроме Сибирского международного марафона Партнерство организовывает Рождественский полумарафон, Майский гандикап, Шербакульский полумарафон и другие спортивные мероприятия.

2.2.            Работа некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ, спонсорами, представителями власти и участниками Сибирского международного марафона

Пресс-служба некоммерческого партнерства «Марафон» структурно является составной частью службы маркетинга. Императивные цели и задачи пресс-службы перекликаются с целями и задачами службы маркетинга.

Это связано со спецификой такого массового спортивно-социального мероприятия как марафон, для которого главными целями являются привлечение новых участников и развитие имиджа в сфере связей с общественностью и во взаимодействии со СМИ. Исходя из этого, цели и задачи некоммерческого партнерства «Марафон» заключаются в следующем:

1.                  Проведение рекламно-информационной кампании по промоушену Сибирского международного марафона, его организаторов и спонсоров с использованием всех средств рекламной поддержки (электронные и печатные СМИ, наружной рекламы, реализацией промо-акций спонсоров

2.                  Привлечение спонсоров к участию в Сибирском международном марафоне.

3.                  Взаимодействие со средствами массовой информации по привлечению большего числа участников марафона, зрителей; формированию устойчивого положительного имиджа Сибирского международного марафона, организаторов и спонсоров.

4.                  Проведение работ по разработке и продвижению фирменного стиля Сибирского международного марафона.