Организация работы пресс-службы некоммерческих объединений со средствами массовой информации

5.                  Подготовка презентации марафона, подготовка договоров со спонсорами.

6.                  Постоянное взаимодействие со спонсорами, приглашения на все мероприятия, проходящие в рамках подготовки и проведения Сибирского международного марафона.

7.                  Разработка плана рекламно-информационной компании в целевых направлениях: аудиореклама, видеореклама, наружная реклама, промо-акции.

8.                  Изготовление и размещение средств рекламы в сроки, установленные планом рекламно-информационной кампании.

9.                  Разработка и проведение промо-акций спонсоров.

10.             Активное сотрудничество со средствами массовой информации. Инициирование публикаций в печатных изданиях, аудио и телерепортажей.

11.             Проведение пресс-конференций и мероприятий, способствующих распространению информации о марафоне и формированию устойчивого положительного имиджа организаторов и спонсоров.

12.             Разработка фирменного стиля Сибирского международного марафона.

13.             Продвижение фирменного стиля с помощью печатной, сувенирной, рекламной продукции, атрибутики, фирменное оформление мест проведения мероприятий программы марафона.

14.             Подготовка описательного документа по итогам марафона (отчета), финансовых документов для спонсоров.

Для достижения поставленных целей и задач некоммерческое партнерство «Марафон» в установленный срок проводит полномасштабную информационно-рекламную кампанию, охватывающую все целевые аудитории. Информационно-рекламная кампания СММ включает в себя весь комплекс элементов маркетинга (см. схему).

              Рекламные                            Афиши

                                    модули                                                       щиты 

                                                                                                   3 x 6;

                            перетяжки

                   Слоты                            Слоты

                (рекламные               (рекламные             

              аудио-ролики)    видео-ролики)

              1) Пресс-конференц.

                     Отношения              2) Выставки

                  регламентируются                 3) Др.                                                                     

                                                                                                договором

   Приезд элитных

                                         гостей

              Заявочные акции,

                   Direct mail

Marketing

                                        Дегустации

Схема: Структура деятельности отдела маркетинга Сибирского международного марафона.

Ведущая роль в информационно-рекламной кампании СММ отводится анонсированию события среди жителей города Омска, непосредственных участников, спонсоров, органов государственной власти и общественных организаций. Для этого используются три традиционных канала массовой коммуникации: печатные и электронные (телевидение и радио) СМИ, средства  наружной рекламы.

a) Печатные СМИ

Ежегодно в период с 30 июня по 13 августа более чем в 40  городских, областных и федеральных изданиях размещается около 50 информационных модулей, содержащих символику, логотипы организаторов и спонсоров, график и программу мероприятия.

b) Электронные СМИ. Телевидение

Видео-ролик. Ежегодно при подготовке Сибирского международного марафона изготавливается 40-секундный видео-ролик, анонсирующий программу мероприятия, информирующий общественность о его спонсорах и партнерах. В течение одного месяца (с 10  июля по 6 августа) видео-ролик ежедневно размещается в эфире ОРТРК "12 канал", "ОТВ-3", "ТелеОмск-АКМЭ", "ТВ-3" и ГТРК "Иртыш" (количество прокатов - 10 раз в день).

c) Электронные СМИ. Радио

Аудио-ролик. Ежегодно при подготовке Сибирского международного марафона изготавливается 40-секундный аудио-ролик, анонсирующий программу мероприятия, информирующий общественность о его спонсорах и партнерах. В течение одного месяца (с 10  июля по 6 августа) видео-ролик ежедневно размещается в эфире радиостанций "Европа плюс" и "Серебряный дождь" (всего около 250 прокатов на каждой радиостанции).

Во все время проведения регистрации на территории выставочного сквера "Флора" работает радиотрансляционный пункт, посредством которого озвучивается информация и транслируются аудио-ролики, предоставленные спонсорами марафона. Аудио-ролики и информация о спонсорах звучат и на площади у Законодательного собрания Омской области во время проведения самого марафона.

d) Наружная реклама

Наружная реклама в городе. Ежегодно за 15 дней до проведения Сибирского международного марафона в 50 точках по городу Омску (афишные тумбы и стенды, доски объявлений) расклеивается 250 полноцветных плакатов, содержащих символику мероприятия, логотипы организаторов и спонсоров. С 10 июля по 6 августа на остановках общественного транспорта города размещается порядка 400 афиш, содержащих информацию о марафоне, трассу  и логотипы спонсоров. С 20 июля по 8 августа на муниципальных рекламоносителях по трассе марафона размещается около 15 рекламных изображений марафона формата 3 х 6 м. С 20 июля по 8 августа рекламные плакаты марафона размещаются на 5-ти сити-форматах размером 1,2 х 1,8 м. С 25 июля по 8 августа на опорах уличного освещения, контактной сети основных магистралей города и площади у Законодательного Собрания размещаются 10 транспарантов-перетяжек. Все рекламоносители содержат символику марафона, логотипы его организаторов и спонсоров.

Кроме того, ежегодно во время проведения официальной регистрации участников (со 2 по 6 августа) в павильонах выставочного сквера "Флора" и на фасаде здания ДЦ УВД им. Дзержинского  размещается транспарант-перетяжка с информацией о марафоне и логотипами организаторов и спонсоров.

Помещение регистрации участников марафона также оформляется флагами, рекламными плакатами, настольными флажками организаторов и спонсоров.

На всех дистанциях марафона ежегодно регистрируется более 8000 участников (без учета участников кросса "Динамо"). Каждый участник получает нагрудный номер, футболку, специальный выпуск еженедельника "Аргументы и факты", рекламные буклеты, пакеты и т.д. с символикой марафона, организаторов и спонсоров.

В соответствии с основной линией рекламно-информационной кампании оформляются и места проведения пресс-конференций (конференц-зал библиотеки им. А.С. Пушкина, актовый зал ДЦ УВД им. Дзержинского), торжественного открытия и закрытия программы  Сибирского международного марафона (Омский государственный музыкальный театр), стартово–финишный городок (площадь у Законодательного Собрания), концертная площадка для проведения праздничной программы "Марафон-шоу" (ПКиО КСК "Зеленый остров").

Особое место в структуре информационно-рекламной кампании Сибирского международного марафона занимает такое направление маркетинговых коммуникаций, как директ-маркетинг (Direct Marketing). Это обусловлено в первую очередь спецификой мероприятия: регулярность проведения способствует формированию базы его постоянных участников, с большинством которых устанавливается постоянный контакт. Главным средством Direct Marketing, используемым службой маркетинга СММ, служит Direct mail Marketing (прямая почтовая рассылка). Основные цели, стоящие перед Direct mail Marketing, - увеличение числа участников марафона и обеспечение присутствия на мероприятиях марафона представителей органов государственной власти, общественных объединений и организаций-спонсоров. С этой целью службой маркетинга проводится  четыре целевых почтовых рассылки:

1.                  Рассылка иллюстративных календарей и поздравительных открыток. Рассылка календарей осуществляется, как правило, в первой декаде декабря более чем по 1800 адресам участников марафона, проживающих как в Сибирском ФО, так и в других регионах РФ. Материалы рассылки содержат информацию о предварительной программе Сибирского международного марафона и условиях участия в ней. В дополнение к иллюстрированному календарю прилагается оригинальная персональная поздравительная открытка "С Новым годом", адресованная не только потенциальному участнику, но и членам его семьи.

2.                  Рассылка персональных приглашений и Положений о проведении Сибирского международного марафона. В период с 1 по 7 июля более 1040 любителям бега, проживающим в РФ и странах СНГ, рассылаются персональные приглашения на участие в Сибирском международном марафоне и информационно-нормативные документы для предварительной регистрации.

3.                  Рассылка VIP-приглашений. Ежегодно в период с 1 по 5 августа руководителям и ключевым персонам Правительства Омской области и Администрации города Омска; зарубежной делегации бизнесменов и руководителям органов государственной власти Чешской, Словацкой и Болгарской республик; консулам зарубежных государств в РФ; руководителям компаний-спонсоров и крупных бизнес-структур; лидерам  общественных организаций и политических партий рассылается свыше 250 приглашений на все мероприятия программы марафона.

4.                  Рассылка дипломов и итоговых протоколов. По итогам соревнований каждый участник официальной дистанции (42 км 195 м, экиден) получает по почте персональный пакет с оригинальным Дипломом, благодарностью за участие и полным протоколом соревнования. Участникам массовых дистанций высылаются подарочные свидетельства-благодарности за участие в спортивной программе Сибирского международного марафона.

Рекламно-информационная кампания СММ включает в себя и такой элемент комплекса маркетинга как Promotion (промоушн). Основной целью промоушн-акций является привлечение новых участников. Для ее достижения Сибирский международный марафон ежегодно в период с 1 июня по 20 июля проводит предварительную регистрацию на мероприятия СММ, которая предлагает потенциальному участнику воспользоваться 50% скидкой на оплату заявочного взноса. В качестве дополнительного способа привлечения новых участников служба маркетинга СММ организовывает специальные промоушн-акции, заключающиеся в получении по итогам участия в марафоне специального памятного диплома (помимо общего) и 50%-ной  скидки на участие в следующем соревновании.

Правом проведения промушн-акций в рамках Сибирского международного марафона обладают все спонсоры и партнеры мероприятия. Так, в 2004 году ассоциация "ОША" организовала фирменную торговлю на мероприятиях программы марафона, компания "Sprandi" провела тестирование своих новых кроссовок, авиакомпания "Сибирь" инициировала проведение "забега 15-летних" (рекламно-имиджевой акции под эгидой авиакомпании),  МТС в Омске предоставила возможность каждому финишировавшему участнику забега на 42 км 195 м сделать бесплатный звонок в любую точку России и мира, компания "Кодак" организовала фирменную торговлю на регистрации участников с 4 по 6 августа, компания "Spring" на протяжении всей марафонской трассы организовала работу пунктов питания участников и дегустацию новой минеральной воды.

2.3.           Методика и практика работы пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон»

Связи с общественностью занимают особое место в информационно-рекламной кампании Сибирского международного марафона. Пресс-служба организации при подготовке этого массового мероприятия не может ограничиваться стандартным набором элементов. Если реклама занимает центральное место в системе маркетинговых коммуникаций, то связи с общественностью наиболее актуальны в тех случаях, когда достижение маркетинговых целей непосредственно зависит от степени гармонизации фирменных или корпоративных интересов с общественностью. Исходя из того, что технология обеспечения связей с общественностью носит принципиально иной характер от других средств информационно-рекламной кампании. Специальным структурным подразделением службы маркетинга, отвечающим за связи с общественностью, является в данном случае пресс-служба, выполняющая следующие функции:

                  Оперативное и полное информирование общественности о деятельности организации в период подготовки мероприятий программы СММ.

                  Распространение, а в случае необходимости и подготовка для СМИ официальных сообщений, заявлений и иных информационных (журналистских) материалов, посвященных деятельности организации в период подготовки мероприятий программы СММ.

                  Подготовка и передача в СМИ разъяснений и комментариев специалистов, экспертов и авторов решений и действий организации.

                  Проведение в соответствии с Законом РФ "О средствах массовой информации" аккредитации на все мероприятия программы СММ журналистов, выполняющих редакционное задание и освещающих данные события.

                  Оказание содействия аккредитованным журналистам, а также корреспондентам, выполняющим задание по сбору и подготовке материалов для публикации, теле- или радиопередачи.

                  Подготовка для СМИ пресс-релизов, пресс-китов, спецвыпусков тематической информации.

                  Подготовка и проведение пресс-конференций, брифингов, встреч с журналистами по организации мероприятий программы СММ.

                  Анализ материалов прессы, радио и телевидения (мониторинг СМИ); подготовка отчета о проведенном событии программы СММ для руководителей организации и спонсоров.

Перечисленные функции пресс-службы НП «Марафон» направлены на обеспечение контроля лишь за внешним информационным пространством, что объясняется самой структурой организации. Если необходимость установления системы внутренней коммуникации возникает в компаниях, штат сотрудников которых превышает 50 человек, то в некоммерческом партнерстве "Марафон", насчитывающей 8 постоянных сотрудников, такая необходимость отсутствует (сводится лишь к созданию нормативных документов).