Организация деятельности пресс-службы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Поволжский  государственный технологический  университет»

 

 

 

 

Кафедра управления и  права

 

 

 

Реферат

на тему: «Организация деятельности пресс-службы».

 

 

 

Выполнил: студент группы

ГМУ-42

Дружинин А.Э.

Проверил: доцент

Сутырина О.Н.

 

 

 

 

 

 

 

Йошкар-Ола

2013

 

Содержание

 

 

 

Введение…………………………………………………………………3

Глава 1. Организация работы пресс-службы в ПР-отделе……………4

1.1. Структура и основные задачи  пресс-службы ПР-отдела………...5

1.2. Характер взаимоотношений пресс-службы ПР-отдела и СМИ….7

Глава 2. Предоставление пресс-службой  информации прессе………12

2.1. Правила взаимодействия пресс-службы  со СМИ………………..12

2.2. Информационные сообщения (пресс-релизы)……………………15

2.3. Организация и проведение  пресс-конференции…………………17

Заключение……………………………………………………………..22

Список использованной литературы………………………………….23

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Для того, чтобы реализовать высокий потенциал управленческой функции института паблик рилейшнз, организации все чаще прибегают к организации пресс-служб в ПР-отделах.

На сегодняшний день вопрос о  создании пресс-службы стоит перед  многими российскими компаниями. Наибольшую актуальность он приобретает  в главных торгово-экономических  центрах,  конкурентная среда которых  дополнительно обостряется деятельностью большого количества филиалов и представительств зарубежных компаний, имеющих богатый опыт построения отношений с общественностью путем организации ПР – подразделений. В целом же интерес руководства коммерческих организаций к этой сфере деятельности остается достаточно низким. Руководство отечественных организаций предпочитает пользоваться услугами ПР - агентств, при чем в большинстве случаев, для проведения единичных акций, а не с целью систематической работы. Это может быть объяснено, с одной стороны, недостаточностью финансовых возможностей организации, а с другой – недооценкой роли ПР для повышения конкурентоспособности самой организацией и сложным отношением общества ко многим проявлениям этой деятельности (такую почву подготовили акции политического ПР и непрофессиональные акции, проводимые коммерческими компаниями).

Целью данной работы является изучение организационной структуры и  обязанностей пресс-службы подразделения паблик рилейшнз в организации.

Освещение организации эффективных и полезных (в том числе и для клиентов) связей с общественностью, оптимальных для каждой  компании, в условиях конкретной ситуации способом — задача курсовой работы.

Наличие собственного пресс-службы ПР-отдела имеет плюсы и минусы, речь о которых пойдёт далее в данной работе, но несомненно одно, что потребность в них в любой поступательно развивающейся экономической системе возрастает.

 

 

1. Организация работы пресс-службы  в ПР-отделе.

 

Пресс-служба ПР-отдела — это не руководящий орган, он существует для оказания содействия прессе. Размеры и структура его должны зависеть от объема возможных потребностей в его услугах, но он должен быть достаточно большим, чтобы легко справляться с обычной текучкой и быть в состоянии справиться с критическими ситуациями, которые время от времени могут возникать. Необходимо предусмотреть возможность ответа на запросы центральных газет, поступающие в ночное время. Существуют необходимые условия, которые надо учитывать в отношениях с прессой: скорость и точность. Если репортер задает вопрос по телефону, значит, он хочет получить ответ на него как можно скорее. Если такой возможности нет, надо ему так и сказать, и желательно указать другой источник информации. Если редактор просит фотографии, надо сообщить, имеются ли они в наличии, или когда он их сможет получить. Каковы бы ни были правила предоставления информации или фотографий, соблюдаться они должны пунктуально¹.

Считается, что ответственные за связь с прессой часто затрудняют написание статей, а информации и  что практика заявлений для печати отрицательно сказывается на журналистском мастерстве. Обязанность ответственного за связь с прессой состоит в том. чтобы оказывать прессе содействие, и. если он создает прессе преграды, значит, он не справляется со своей работой. На каждого ответственного за связь с прессой, который мешает прессе работать, приходятся сотни таких, которые готовы днем и ночью оказать прессе неоценимые услуги. Заявления для печати — полезная форма предоставления информации прессе. Однако журналисты не должны использовать их текст дословно: если они так поступают, они сами виноваты.

Два очень важных фактора в отношениях с прессой — это выбор подходящего  момента и нужной аудитории: подобрать  удачный психологический момент для опубликования сообщения  и постараться, чтобы оно до шло до нужного читателя.

1.1. Структура и основные задачи  пресс-службы ПР-отдела.

 

Связь с прессой — дело ответственное. В больших организациях нежелательно, чтобы пресс-служба совмещала свои обязанности с какой-нибудь другой работой.

С существующей практикой подбора работников пресс-службы ПР-одела из числа журналистов согласны далеко не все. Как минимум, один редактор центральной газеты публично выразил свое нежелание видеть бывших коллег на этом посту². С его точки зрения, обязанность ответственного за связь с прессой — поставлять новости, а журналиста — писать материалы. Он отверг практику передачи уже готовых к публикации статей, поскольку, по его мнению, это является вмешательством в деятельность специалиста, который должен собрать как можно больше фактов и сам прокомментировать их.

Пресс-служба нужна прежде всего  для того, чтобы своевременно уделять  внимание нуждам прессы. Если же он настолько  занят, что до него трудно бывает дозвониться, то зачем он вообще нужен? Слишком  часто бывает легче переговорить с директором, чем дозвониться до пресс-службы. Такие ситуации возникают, как правило, когда за связь с прессой отвечает сам начальник отдела ПР.

Некоторые пресс-службы прекрасно  себя чувствуют, будучи в полной уверенности, что они оказывают прессе превосходные услуги. Может быть, они и правы, но чаше всего они ошибаются. Лучше всего спросить самих представителей прессы, довольны ли они услугами, которые им оказываются, или у них есть какие-нибудь предложения. Ответы на такой запрос могли бы многое прояснить.

Для того чтобы наладить удовлетворительное сотрудничество с журналистами, необходимо понять, как они работают и каков  их образ мыслей Работнику пресс-службы не обязательно самому иметь личный опыт журналистской работы, однако если у него его нет, ему следует посетить одну-две газетных редакции и ознакомиться с условиями работы там. Необходимо ежедневно читать как можно больше различных газет, полезно также пробовать писать статьи и очерки для приобретения определенного опыта.

Желательно поддерживать регулярные контакты с журналистами, высылая им бэкграунды, а не только обращаться к ним, когда возникнет какая-нибудь сенсация. Постоянное поддержание дружественных отношений со средствами массовой информации принесет хорошие дивиденды.

Необходимо также, чтобы пресс-служба полностью понимала задачи и цели корпорации или организации, которую она представляет, чтобы она могла составлять и выполнять план выпуска заявлений для печати и очерков, а это, в свою очередь, будет способствовать успешному выполнению данным учреждением всей программы ПР.

Если в силу своей специфики  организация может быть каким-то образом причастна к обстоятельствам  катастроф или чрезвычайных ситуаций, то необходимо разработать процедуру  действий в таких обстоятельствах. Пресса должна знать имя человека, который при этом будет официально представлять организацию, каналы связи с ним. В случае чрезвычайного происшествия информация в кратчайшие сроки и в наиболее полном виде должна быть предоставлена журналистам, поскольку они являются непосредственным связующим звеном с общественностью.

В штате пресс-службы ПР-отдела организации  может состоять сколько угодно человек, от одного-двух до двадцати и более. Поэтому, естественно, структура пресс-службы  зависит от типа организации, которую она обслуживает. Однако, в целом, к отношениям с прессой, осуществляемым пресс-службой предприятия, применимы в равной степени следующие положения.

В крупных организациях пресс-службы всегда являются подразделением отдела ПР, причем ответственный за связь с прессой находится в подчинении руководителя отдела. В менее крупных организациях обязанности руководителя службы ПР и ответственного за связь с прессой может совмещать один человек. Пресс-служба ПР-отдела обычно выступает в роли представителя организации, но указания по поводу того, какую политику проводить, она, безусловно, должна получать от руководителя ПР-отдела, который, в свою очередь, отвечает перед своим руководством.

Желательно, чтобы все запросы  прессы направлялись через ответственного за связь с прессой, и всегда должно быть какое-нибудь лицо. достаточно компетентное, чтобы решать любые вопросы. Следует заметить, что единый канал связи с прессой как метод не был изобретен специалистами по ПЕ его предложили сами журналисты.

Хотя при обычных обстоятельствах ответственный за связь с прессой и выступает в роли представителя организации, в вопросах, представляющих жизненно важный интерес для страны или для организации, от имени организации лучше выступать ее руководителю. Очень отрадно, что многие крупные предприниматели находят время для выступлений по радио и телевидению, для участия в общественной жизни. Это самый лучший способ осуществления связи с общественностью, и пресс-служба должна прилагать максимум усилий к тому, чтобы при необходимости их функции брали на себя члены руководства.

Три основные задачи пресс-службы³:

1. Предоставлять материалы для  печати, по которым затем пишутся  статьи, очерки и репортажи.

2. Отвечать на запросы прессы  и предоставлять комплексные  информационные услуги.

3. Следить за сообщениями печати, радио и телевидения и оценивать  результаты, принимать при необходимости  меры к исправлению ошибок  в заявлениях или выступать  с соответствующими опровержениями.

1.2. Характер взаимоотношений пресс-службы  ПР-отдела и СМИ.

 

Публикуя материалы, предоставленные  пресс-службой, средства массовой информации рассчитывают получить взамен информацию о самой организации или о  сфере ее деятельности. В некоторых  случаях это могут быть просто бэкграунды, хотя иногда они могут  оказаться выгодной рекламой. Бывает, к сожалению, что пресса проявляет интерес к вопросам, освещать которые было бы нежелательно. В таких случаях желательно максимально помочь интересующейся стороне. Если предмет ее интереса носит деликатный характер, журналисты могут согласиться не упорствовать в своих вопросах, если им честно и открыто объяснить причины, по которым это нежелательно. Скрытность же, скорее всего, утвердит их во мнении, что здесь попахивает сенсацией и сделает их еще более настойчивыми в своих поисках⁴.

Предоставляя информацию, журналистам  необходимо разъяснить, могут ли они  цитировать эти сведения как официальное  заявление, сделанное конкретным лицом, или же им нужно ссылаться на некоего  абстрактного «представителя» организации. С другой стороны, журналисту можно сказать. что он может использовать эту информацию - не ссылаясь на источник, или указать, что она носит строго конфиденциальный характер и в печати появляться не должна.

Журналисты злоупотребляют доверием крайне редко, да и то только в тех случаях, когда им не объяснили, что необходимо держать информацию в секрете. Кроме того, могут возникнуть проблемы, если после того, как информация была по секрету передана газете организацией, о которой идет речь, газета получает ту же информацию из другого источника. Это ставит редактора в затруднительное положение, особенно если организация, сообщая какие-то сведения журналистам по секрету, настоятельно дает понять, что заставит прессу замолчать, если эти сведения просочатся в печать. Там, где между прессой и ответственным за связь с ней есть взаимное доверие, такие проблемы редко возникают, а в том случае, если они все-таки возникнут, всегда можно найти взаимоприемлемое решение или достичь компромисса.

Организованная «утечка информации»  стала весьма популярным приемом, особенно применительно к правительственным службам. Когда пресса публикует информацию, появившуюся в результате «утечки», это всегда вызывает реакцию общественности, благоприятную или неблагоприятную. Если возникает сильный негативный резонанс, правительство отрицает сообщение. Профессиональные специалисты пресс-службы не должны рекомендовать или поощрять подобную практику, поскольку это подрывает доверие читателей, порождает серьезные проблемы этического порядка, и в результате теряется уважение к прессе. Если в этом замешан ответственный за связь с прессой, то и он теряет доверие. К тому же, если организация прибегает к подобной практике, ее могут обвинить в фаворитизме в предоставлении информации.