Выбор системы управления проектами

 

 

5.4.1 Управленческие требования

Структуризация

- Необходимо иметь  возможность структуризации работ  и получения отчетности по  структурным группам работ (фазам,  проекта).

- Необходимо иметь  возможность группировки и получения отчетности по группам ресурсов (цехам, бригадам и т.д.).

- Необходимо иметь  возможность получения отчетности  о ходе выполнения отдельных контрактов (договоров).

- Необходимо иметь  возможность «группировки Демо»  для получения отчетности в соответствии с бухгалтерскими счетами,

- Необходимо иметь  возможности создавать собственные  дополнительные структуры работ  и ресурсов.

Типы работ

- Работы могут быть  фиксированной длительности, либо  с длительностью, определяемой  объемом работ и производительностью назначенных ресурсов. Работы могут быть фиктивными (работы нулевой длительности), отражающими наступление тех или иных событий, причем эти фиктивные работы могут требовать определенных ресурсов.

- У работа может  быть условная длительность, определяемая длительностью других работ (Hammock activities, Headers).

Типы  ресурсов. Ресурсы могут быть возобновляемыми, расходуемыми и производимыми.

Назначения  ресурсов

- Возобновляемые ресурсы  могут назначаться на работы  жестко, либо с возможностью выбора из совокупности (skill scheduling).

- У возобновляемых  ресурсов могут быть производительности, определяющие длительность работы, либо наоборот, длительность работы определяет их производительность.

- Расход материальных  ресурсов может задаваться по каждой работе и зависеть, либо не зависеть от ее длительности.

- Кроме того, расход  материальных ресурсов может  быть связан с работой возобновляемых  ресурсов и зависеть, либо не  зависеть от длительности их  использования (ГСМ и автомобиль).

- Необходимо иметь возможность задавать неравномерное во времени потребление ресурсов на работах. При определении потребностей работы в ресурсах необходимо иметь возможность использовать НСИ.

Календари

- Каждый из ресурсов  системы может иметь свой собственный календарь, учитывающий отпуска, неполные рабочие недели и т.д.

- Работы проекта также  могут иметь собственные календари.

Учет затрат

- Стоимость работы  складывается из постоянной составляющей, стоимости использования возобновляемых ресурсов и стоимости материалов.

- При назначении стоимостей  ресурсов необходимо иметь возможность  автоматизированного использования  НСИ. При назначении стоимостей  работ необходимо иметь возможность  автоматизированного использования  НСИ. Стоимость назначения складывается  из постоянной составляющей (например, доставка), стоимости использования ресурса во времени и стоимости расходуемых ресурсом материалов.

- Следует иметь возможность  рассчитать стоимости и затраты с учетом инфляции.

- Пакет должен обеспечивать  пользователям возможность дополнять перечень учитываемых стоимостных показателей и в том числе расчетных.

- Необходимо иметь  возможность включать в расписание  такие работы, как получение кредитов, поставки материалов и т.п., связанные с необходимостью задания отрицательных зaтpат и расходов материалов, Необходимо иметь возможность рассчитать CASH FLOW проекта с учетом инфляции, процентов на кредиты и т.п.

Расписание  работ

- Пакет должен обеспечивать  наиболее полное использование ресурсов, а значат, оставляемые расписания (после выравнивания ресурсов) должны иметь минимальную продолжительность.

- Пакет должен составлять  расписания, исходя из квалификации ресурсов (skill scheduling). Продолжительность проекта может достигать нескольких лет, а единицы времени могут быть от часа до месяца, Должны определяться резервы времени исполнения работ.

Фильтрация  данных

- В пакете должна  быть обеспечена возможность  выделения критических работ, ключевых событий, работ, выполняемых определенными ресурсами, и другая фильтрация данных по задаваемым пользователями критериям. Пакет должен обеспечивать возможность сортировки данных по признакам, задаваемым пользователями. Пакет должен обеспечивать автоматизированный поиск информации по задаваемым пользователем признакам. Пакет должен обеспечивать функцию Undo - возвращение предыдущей информации в случае, если произведенные изменения не удовлетворяют пользователя.

Учет и контроль ходя работ

- Данные о ходе выполнения  работ и о внешних изменениях должны автоматически учитываться при корректировке планов оставшихся работ.

- Необходимо хранить  в архиве «историю проекта» - первоначальный (базовый) план и все существенные корректировки плана для проведения анализа отклонений хода работ от первоначальной и последующих версий плана.

- Данные проекта должны автоматически учитываться при анализе хода выполнения контрактов и договоров.

Входные и выходные док-ты

- Возможность настройки  форм входных документов.

- Возможность формирования  произвольных выходных

- документов.

- Возможность наращивания учитываемых показателей в

- соответствии со спецификой  решаемых задач.

- Возможность ввода  формул для анализа и обработки  данных.

- Возможность использования  внешних графических файлов в выходных документах.

Связь с другими  задачами

- Рассчитанная в программе потребность в материальных ресурсах должна автоматически поступать в программу управления снабжением.

- Производительности ресурсов  на работах проекта должны автоматически поступать из базы данных, содержащей ней.

- Данные о ходе выполнения  проекта должны автоматически попадать в бухгалтерскую отчетность, Данные о поставках материальных ресурсов и оборудования должны автоматически учитываться при планировании работ.

Работа в Интернет

- Возможность передачи учетной  информации через Интернет,

- Возможность передачи  плановой информации через Интернет.

- Возможность обновления  версий через Интернет.

Перемножив балльную оценку вопроса с балльной оценкой решения этого вопроса в пакете и сложив полученные оценки, вы получите примерную балльную оценку функциональных возможностей пакета для ваших задач. Просите поставщиков показать. как реализованы те или иные важные для вашей деятельности функции. По тому, как вам будут отвечать, вы сможете оценить и будущее сопровождение пакетов.

ð Требования к языку. Из перечисленных пакетов полностью русифицированы лишь Spider Project. SureTrak и Time Line 1.0 - старая версия Time Line, которую можно использовать для учебных целей,

ð Требования к структуризации. Все пакеты позволяют создавать и использовать для отчетности и агрегирования информации иерархические структуры работ проекта (разбиение проекта на подпроекты. фазы. пакеты работ и т.д.), Однако на практике этого может оказаться недостаточно. Очень важно. чтобы пакет был способен агрегировать информацию в соответствии с задаваемыми пользователями структурами. Такими возможностями дешевые пакеты не обладают, да и у более дорогих пакетов число возможных структур ограничено, за исключением пакета Spider Project, который позволяет создавать неограниченное количество различных иерархических структур работ и ресурсов.

ð Требования к типам работ в основном перечислены в таблице. В западных пакетах не предусмотрена возможность задания в качестве исходной информации объемов работ для последующего определения длительности, исходя из производительностей назначенных ресурсов. Это мешает использовать при управлении проектами привычные нам подходы и нормативы.

ð Требования к календарям. Не все пакеты позволяют использовать кроме календарей ресурсов и календари работ, На практике это может оказаться необходимым.

ð Требования к учету затрат. Перечисленные требования могут оказаться избыточными для ваших проектов. Всегда следует иметь в виду, что за дополнительные возможности всегда приходится платить.

ð Требования к составлению расписания работ. Этот показатель может оказаться наиболее важным. Если другие показатели влияют на трудоемкость сбоpa и обработки информации, то плохой план работ означает серьезные прямые денежные и ресурсные потери. а хороший - колоссальную экономию. несопоставимую со стоимостью программ, если вы управляете серьезными проектами. Все пакеты составят одинаковое расписание работ, если не будут учитываться ограничения на ресурсы проекта. Но в таком расписании потребность в ресурсах в отдельные промежутки времени может значительно превышать их наличие. Для приведения в соответствие расписания выполнения работ и наличествующих ресурсов производится выравнивание - составление расписания с учетом ограниченности ресурсов проекта. Как показало тестирование, западные пакеты не умеют составлять хорошие расписания работ при ограниченных ресурсах проекта, Расписания работ. составленные пакетом Spider Project. как правило, оказываются более короткими. чем расписания, составленные для тех же проектов западными пакетами. В частности, ни один из западных пакетов не смог составить разумного расписания проекта «ПОКУПКА» - по их планам проект должен занять на три недели больше времени. то есть длительность работ при тех же ресурсах возрастает на 25%.

ð Требования к учету и контроля хода работ. Для большинства пакетов (кроме Spider Project) перечисленные требования могут быть выполнены лишь с использованием внешних программ. Большинство пакетов позволяет хранить и сравнивать лишь текущий и базовый план, Лишь Spider Project и Artemis Project View позволяют вести архивы изменений и сравнивать между собой до 99 версий текущего проекта.

ð Требования к входным и выходным документам. Перечислен примерный набор требований, который может меняться в различных проектах и организациях.

Выбор подходящего пакета управления проектами сам по себе представляет собой проект, к которому надо отнестись со всей серьезностью, Неправильные решения на этой стадии могут привести к значительных! потерям и к невозможности решения тех или иных задач управления. Правильный выбор связан с необходимостью проведения серьезного предварительного обследования потребностей организации и специфики выполняемых проектов. К обсуждению характеристик пакетов с поставщиками необходимо тщательно подготовиться. Хорошо, если в фирме есть специалисты, имеющие опыт применения программ Управления проектами, В противном случае наиболее приемлемым способом выполнения этого проекта является привлечение консалтинговых фирм. знакомых с характеристиками пакетов и имеющих опыт внедрения управления проектами на различных объектах. Правильный выбор и оптимальное применение пакетов управления проектами дает большой экономический эффект, несопоставимый со стоимостью пакетов и необходимых консалтинговых услуг.

С ростом сложности проектов и среды управления повышаются требования к мощности и гибкости ПО управления проектами. Одна из основных причин усложнения задач управления связана с необходимостью детально планировать и контролировать использование ресурсов на всех этапах проекта. Средства автоматического перепланирования задач с учетом ограничений на ресурсы приобретают особую важность для крупных проектов, когда менеджер не в состоянии самостоятельно проанализировать причины нехватки ресурсов и найти решение для каждой конкретной работы.

 

 

 

Primavera (фирма  Primavera Systems)

Основной программный  продукт семейства Primavera - Primavera Project Planner (P3) - хорошо известен среди профессиональных менеджеров проектов во всем мире. P3 (цена для американского рынка - $4000) применяется для управлени средними и крупными проектами в самых различных областях, хот наибольшее распространение данный продукт получил в сфере управлени строительными и инженерными проектами.

Primavera Project Planner предоставляет достаточно стандартный для всех подобных систем графический интерфейс, но у него есть несколько дополнительных возможностей. Прежде всего, это возможность группировки и упорядочивани работ по различным признакам на разных уровнях детализации проекта, что позволяет представить информацию в более удобном виде дл конкретной управленческой ситуации. Например, используя данные средства, всю информацию по проекту можно сгруппировать по фазе проекта на первом уровне иерархии, по ответственному ресурсу на втором и отсортировать по дате начала работ на третьем. Для каждой группы могут быть заданы собственные шрифт и цвет (текста и фона), постраничное разбиение.

Другая полезная особенность - это возможность разбиения экрана по горизонтали на две независимые области. Это позволяет одновременно просматривать разные части проекта.

Кроме того, P3 имеет определенные отличия от других пакетов в средствах  ресурсного планирования. При описании ресурса можно указать нормальное и максимальное количество данного ресурса, а также его цену по шести временным интервалам. Ресурс можно пометить как "управляющий" (объем назначени "управляющего" ресурса на задачу будет влиять на длительность ее выполнения). Например, определив, что рабочие - это "управляющий" ресурс, а бригадир - нет, можно сократить сроки выполнения задачи "прокладка траншеи" за счет назначения большего количества рабочих. Увеличение же числа бригадиров не повлияет на длительность работы.

При планировании загрузки ресурсов может возникнуть необходимость в описании нелинейного профиля потребления ресурса отдельной задачей. P3 предлагает девять стандартных кривых и возможность определить собственный профиль потребления, разбив временную фазу задачи на 10 периодов.