Выбор системы управления проектами

Безусловно, ArtemisViews позволяет создать мощное интегрированное решение, однако затраты, связанные с приобретением и внедрением 
данного ПО, существенно ограничивают круг потенциальных пользователей.

Следует упомянуть также  распространяемую под торговой маркой 
Artemis систему УП Schedule Publisher (Advanced Management Solutions, $2595), 
разработанную на базе графического пакета. Отличительной особенностью системы 
являются дополнительные возможности создания проекта в графическом режиме. 
Например, формирование диаграммы Гантта вручную позволяет создавать более 
компактное представление проекта на экране. Система имеет русскоязычный 
интерфейс экранов. Однако по гибкости алгоритмов планирования и управления 
ресурсами и затратами пакет уступает не только системам семейства ArtemisViews, 
но и некоторыми более дешевым пакетам.

Spider Project

Обзор систем УП, доступных  на российском рынке, был бы 
неполон без упоминания российской разработки - Spider Project 
($948). По информации, полученной от специалистов, 
разрабатывающих и поддерживающих пакет (Spider Technologies Group), система была инсталлирована для управлени несколькими десятками крупных проектов.

Данный пакет имеет несколько отличительных особенностей, 
позволяющих ему успешно конкурировать с западными системами.

Прежде всего, это мощные алгоритмы планирования использования 
ограниченных ресурсов. Тестирование известных пакетов УП (Artemis Views не 
тестировался) показало преимущество алгоритмов Spider Project по качеству 
составляемых планов выполнения работ при ограниченности имеющихся ресурсов. Для 32 из 100 проектов, участвовавших в тестировании, Spider Project составил более короткие расписания работ, а для остальных 68 его расписания не уступали лучшим из составленных западными пакетами.

В пакете реализована  возможность использования при 
составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов (пулы ресурсов), которая также позволяет получить более короткие расписания. Ресурсные пулы избавляют менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресурсов это количество выбирать. Это позволяет сократить непроизводительные простои ресурсов и облегчить работу проектного менеджера, избавляя его от необходимости производить утомительные на больших проектах оценки "что, если".

Еще одной особенностью пакета является возможность  
использовать нормативно-справочную информацию о производительности ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимости работ и ресурсов . 
Spider Project позволяет неограниченно наращивать число учитываемых в проектах показателей, создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные документы и базы данных, вводить любые формулы 
расчета. Возможность настройки системы позволяет получать не только расписание 
работ, графики загрузки ресурсов и стоимостные характеристики проекта, но и 
технологические характеристики составленных расписаний. Так, в горнодобывающей промышленности пользователи Spider Project получили возможность не только планировать порядок выемки объемов руды, но и учитывать объемы отдельных компонентов, содержащихся в руде.

6. Внедрение систем УП

И наконец, хотелось бы сказать несколько слов о задачах внедрения систем управления проектами в организациях. Трудности освоения подобных систем могут быть связаны с необходимостью внедрения и использования определенных управленческих технологий и невозможностью интуитивного изучения функции ПО УП (как, например, текстовых редакторов). Таким образом, выбор и покупка подходящего ПО еще не дает гарантии, что оно будет эффективно применено. По мере распространения систем для управления проектами в России все чаще стали встречаться компании, которые уже пытались внедрять системы УП (как правило, с ограниченным успехом). Некоторые организации испробовали несколько различных пакетов и не нашли среди них "подходящего ". Интересно, что среди причин неудачи попыток использования того или иного пакета подозрительно часто называются отсутствие или неподходящая реализация какой-либо функции в системе. Однако несколько простых вопросов о критериях, использованных для выбора пакета, и просьба показать план задач по внедрению системы в организации выявляют другие причины неудачи. Руководители хотели найти программу, которая сама бы внедрилась и заработала в их организации. Практически во всех случаях какого-либо плана по внедрению системы просто не существовало.

Здесь уместно вспомнить классическую историю о сапожнике без 
сапог. Покупая систему для планирования и управления проектами, руководители 
забывают, что внедрение системы, которая подразумевает некоторое (иногда 
значительное) изменение процессов управления в организации, требует системного 
подхода, включающего планирование комплекса работ и контроль за их 
осуществлением. Иными словами, начать освоение системы управления 
проектами в организации лучше всего с разработки плана работ по внедрению 
системы.

Этот план не должен ограничиваться лишь установкой 
программного обеспечения и обучением пользователей. Проекты по установке новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более широкий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей . В общем, проекты по внедрению подобных систем можно 
отнести к классу организационных проектов - проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Состав и содержание задач, решаемых в рамках подобного проекта, могут составить тему отдельного разговора. Здесь же мне хотелось бы остановиться лишь на некоторых общих моментах планирования подобных проектов.

Можно сформулировать несколько  наиболее часто встречающихся 
ошибок планирования внедрения систем УП:

• цели проекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены 
  не в полном объеме;
• в эксплуатацию вводятся все функции пакета управления проектами 
  одновременно;
• сразу вся организация переводится на использование системы управления 
  проектами.

Все это может привести к значительному усложнению проекта  и 
делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом. Жесткие временные ограничения, нетерпеливость или непоследовательность руководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме .

Некоторые общие рекомендации по внедрению программного 
обеспечения для управления проектами заключаются в следующем.

• Решите, чего вы хотите от внедрения новой системы
• Обсудите ожидаемые от внедрения системы 
  результаты со всеми, кого это может касаться на разных уровнях управления в 
  организации (как с непосредственными пользователями системы, так и с 
  пользователями/поставщиками информации для системы).
• Спланируйте последовательное внедрение функций планирования и управления от простого к сложному. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции ресурсного планирования и только после этого переходить к стоимостному планированию и контролю. К интеграции 
  системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, 
  как процедуры использования основных ее функций освоены.
• Спланируйте внедрение системы по отделам . Начать лучше с небольшого отдела, обладающего достаточно квалифицированными сотрудниками. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы в организации.

Заключение

Конечно, здесь приведены  лишь некоторые советы по внедрению программного обеспечения для управления проектами. Масштабы использования подобных систем в различных организациях могут существенно варьироваться. Однако даже в относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию . Наиболее важная роль проектного подхода к освоению системы в том, что он позволяет вовлечь потенциальных пользователей системы в единую команду проекта и таким образом заручиться их поддержкой. Именно это дает шанс на успех внедрения системы в организации.