Управление проектами

СОДЕРЖАНИЕ

1 ОСНОВЫ ПЛАНИРОВАНИЯ…………………………………….…………………..

1.1               Понятие проекта ……..…………………………………………………………...3

2 ПРОЦЕСС ПЛАНИРОВАНИЯ – СОСТАВЛЕНИЕ СПИСКА ЗАДАЧ………….4

2.1 Как в MS Project устанавливается способ планирования?. ……………………4

2.2 Особенность связи Начало-Окончание…………………………………………6

2.3 Отличие крайних сроков от ограничений              6

     2.4 Повторяющиеся задачи…………………………………………………………...8

3 ПЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ И СОЗДАНИЕ НАЗНАЧЕНИЙ…………….........9

    3.1 Форматы  единиц назначений…………………………………………………….9

4 ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ЗАДАЧАХ И РЕСУРСАХ…………...10

    4.1 Диапазоны поля приоритетов задачи……………………….…………………..10

    4.2 Настройки формулы для суммарных задач…………………………………….10

5  МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА………………………..13

    5.1 Для чего в MS Project 2007 используется поле Дата действия………………..13

    5.2 Способы оплаты работ. Могут ли они сочетаться в одном проекте………….13

6 АНАЛИЗ ДОСТУПНОСТИ РЕСУРСОВ…………………………………………...14

    6.1 Что может являться причиной возникновения превышения доступности    

          ресурса……………………………………………………………………………14

7 ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНА ПРЕКТА. ВЫРАВНИВАНИЕ ЗАГРУЗКИ ПРОЕКТОВ……………………………………………………………………………..15

     7.1 Приоритеты и ресурсы, при которых задачи не могут быть прерваны или  

           отложены при автоматическом выравнивании загрузки ресурса……………15

8 АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНА РАБОТ…………………………………...16

     8.1 Изменяет ли программа данные для задач при анализе по методу PERT?..16

9 АНАЛИЗ КРИТИЧЕСКИХ ПАРАМЕТРОВ ПРОЕКТА…………………………..17

     9.1 Увеличение затрат на проект…………………………………………………...17

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………..18

1 ОСНОВЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

1.1 Понятие проекта

Проект (от лат. рrojectus, букв. – брошенный вперед), 1) совокупность документов (расчетов, чертежей и др.) для создания какого-либо сооружения, изделия, технологического процесса. 2) Предварительный, предположительный текст какого-либо документа. 3) План, замысел.

В ряде публикаций проект понимается как особая технология, «разумная последовательность шагов и этапов, приводящая к получению запланированного результата».

В широком понимании этого термина есть разные типы проектов: инженерные, архитектурные, бизнес-проекты, социокультурные, образовательные, социально-педагогические и т.п.

Необходимо отличать проект и от обычной работы – процесса. Самое главное отличие между ними в том, что процессы идут постоянно и могут повторяться, тогда как проекты – это нечто уникальное и временное, т.е. в проекте обязательно должен быть определен признак начала проекта и признак окончания. Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько требуется для получения конечного результата. Нельзя путать проекты и с временными работами. Основное отличие проекта от временных работ в том, что он заканчивается по достижении цели проекта, тогда как временные работы могут быть закончены в любое время и снова возобновлены в дальнейшем.

Имеет проект существенное отличие и от плана. Во-первых, разработка проекта требует более серьезной подготовки, чем подготовка плана. Во-вторых, проект обычно направлен на ликвидацию какого-либо упущения, недостатка в образовательной практике. В-третьих, проект более рискован, т.к. разрабатывается в условиях более неопределенных, чем план.

Не все задачи подходят для реализации в формате проекта. Относительная новизна реализуемой задачи может не быть проектом. Идея для проекта возникает тогда, когда ощущается общая неудовлетворенность существующим состоянием дел, и педагог начинает задумываться, каким образом ситуацию можно было бы изменить в лучшую сторону. Проекты могут генерироваться как активно, т.е. предвосхищая будущее, так и реактивно, т.е. как реакция на уже возникшую проблему. Необходимость в использовании проектов возникает, прежде всего, в проблемных ситуациях, т.е. там, где перед людьми стоит значимая проблема. Проблема, для которой:

- существует несколько возможных путей ее решения;

- необходима кооперация людей между собой;

- необходима существенная перестройка своей деятельности для ее разрешения;

- важно субъективное, личное отношение участников к предполагаемым результатам.

К основным признакам проекта можно отнести следующие.

1. Проект направлен на достижение конкретных целей.

Наличие четкой целевой установки позволяет однозначно определить, при каком конечном результате реализация проекта может быть признана успешной.

2. Проект включает в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий.

Участие нескольких человек, вовлеченных в реализацию целей проекта, позволяет всесторонне подойти к его осуществлению. Проекты включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий, которые могут выполняться как параллельно, так и последовательно. В случае нарушения синхронизации выполнения разных заданий весь проект может быть поставлен под угрозу.

3. Проект имеет ограниченную протяженность во времени: с определенным началом и концом его осуществления.

Начало и окончание проекта должны быть четко определены по времени. Проекты выполняются в течение конечного периода времени. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом должна быть направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время.

4. Проект в определенной степени неповторим и уникален.

Проекты - мероприятия в известной степени однократные. Реализуя проект, Вы делаете то, что никогда раньше не делалось. И поскольку прошлый опыт может в данном случае лишь ограниченно подсказывать Вам, чего можно ожидать при выполнении проекта, он полон риска и неопределенности. Представленный проект должен содержать свою профессиональную инициативу.

В общем случае, именно эти четыре характеристики и отличают проекты от других видов деятельности.

2 ПРОЦЕСС ПЛАНИРОВАНИЯ – СОСТАВЛЕНИЕ СПИСКА ЗАДАЧ

2.1 Как в MS Project устанавливается способ планирования?

В основе планирования лежит время. Существует два способа планирования проекта: от даты начала или от даты окончания. При создании нового проекта необходимо зафиксировать способ планирования и указать ключевую дату (дату начала проекта либо дату окончания проекта). На основе введенной информации, используя связи, установленные между задачами и длительности задач, MS Project вычисляет вторую из дат.

Чтобы задать, просмотреть или изменить параметры планирования задач в Microsoft Office Project, используйте вкладку Планирование диалогового окна Параметры. Возможны следующие действия:

          Указание глобальных параметров планирования для приложения Project в целом.

          Указание локальных параметров планирования для текущего проекта, включая даты начала задач, единицы времени, используемые для длительности и трудозатрат, а также тип задачи по умолчанию.

          Указание параметров для зависимостей задач, ограничений и оценки длительностей.

В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Планирование.

В меню Project (Проект) необходимо выбрать команду Project Information (Информация о проекте) рис.2.1. Появляется диалоговое окно для ввода ключевой информации о проекте: даты начала или даты окончания.  В раскрывающемся списке Schedule from (Планирование с) нужно выбрать способ планирования: от даты начала (Project Start Date) или от даты окончания (Project Finish Date). После установления способа планирования только одно из полей будет доступно – то, которое соответствует выбранному способу планирования, в нем необходимо установить нужную дату.

Рис.2.1 - Диалоговое окно для ввода ключевой информации о проекте

2.2 Особенность связи Начало-Окончание

Окончание – начало (ОН)  или Finish-to-Start (FS) – наиболее распространенный вид связи. Пусть существуют задача А и задача Б, задана связь «окончание-начало», при которой  задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Такая связь означает, что задача Б не может начаться, пока не закончена задача А. Пример такой связи: задача «Написание объявления» (предшествующая) и задача «Вывешивание объявления на доске объявлений» (последующая). Пока объявление не написано, его нельзя поместить на доске объявлений.

При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается и сдвигается на более поздний срок, начало последующей задачи зависит от времени окончания предыдущей задачи и также сдвигается.

2.3 Отличие крайних сроков от ограничений

Deadline (Крайний срок) — дата, обозначающая крайний срок исполнения задачи. Отличие использования крайнего срока от ограничений заключается в том, что наличие этой даты не влияет на расчет графика проекта. Если для задачи указан крайний срок, то на диаграмме Ганта отображается соответствующая отметка, и если выполнение задачи не укладывается в этот срок, то в колонке Indicators (Индикаторы) появляется особый значок.

Для установки крайнего срока необходимо вызвать диалоговое  окно «Информация о задаче» (Task Information) – сделать двойной щелчок на названии задачи или, выделив задачу, щелкнуть кнопку «Информация о задаче» (Task Information) на панели Стандартная. В диалоговом окне, на вкладке «Дополнительно» (Advanced), внести (или выбрать в календаре) нужную дату.

Для ввода крайнего срока задачи нужно воспользоваться вкладкой Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче рис.2.2. Крайний срок исполнения задачи определяется в одноименном поле, расположенном над полем выбора типа ограничения. Дату крайнего срока можно ввести или выбрать в календаре, а для удаления этой даты нужно ввести в поле NA (НД), как на рис. 2.2.

     Рис.2.2 - Диалоговое окно сведений о задаче

Пример использования крайнего срока представлен на рис.2.3. В строке 2 дата окончания задачи находится раньше крайнего срока. В строке 4 мы перенесли дату начала задачи с помощью ограничения (о чем свидетельствует значок в поле Indicators (Индикаторы)), и дата окончания задачи превысила крайний срок. Сразу же в поле Indicators (Индикаторы) рядом со значком ограничения появился красный значок, свидетельствующий о том, что задача не укладывается в крайний срок. Сообщение, отображаемое при наведении мыши на этот значок (см. строку 6 — копию строки 4), довольно информативно, и сообщает о дате крайнего срока и дате окончания задачи.

Рис.2.3 - Индикатор отображается, когда задача не укладывается в крайние сроки

2.4 Повторяющиеся задачи

Многие проекты содержат события, которые повторяются с заданной регулярностью. Например, «заседание Оргкомитета», «подготовка еженедельного отчета» и т.д. Подобные события могут быть  включены в план проекта как обычные задачи, но можно их ввести как повторяющиеся задачи, с заданной периодичностью. В этом случае MS Project создает последовательность задач, не связанных никакими отношениями.

Для создания повторяющейся задачи необходимо в представлении Диаграмма Ганта выделить ячейку в поле Task Name, затем в меню  Insert (Вставка) щелкнуть команду Recurring Task (Повторяющаяся задача). Появится диалоговое окно Recurring Task Information (Информация о повторяющейся задаче). В поле Task Name (Название задачи) нужно ввести название, например, «заседание Оргкомитета»; в поле Duration (Длительность) – длительность задачи. В группе Recurrence pattern (Повторять)  необходимо установить периодичность:  Daily (Ежедневно), Weekly (Еженедельно), Monthly (Ежемесячно) или Yearly (Ежегодно). В зависимости от выбранной периодичности, справа от переключателей появится группа параметров, уточняющих выбранную частоту.  В группе Range of recurrence (Пределы повторения) необходимо указать дату для первого вхождения повторяющейся задачи – поле Start  (Начало), а также установить количество повторений - либо выбрать число повторений (команда End After и ввести количество повторений), либо указать дату окончания этой задачи (команда End by и ввести дату)