Создание компьютерной системы учёта товара для ИП «Попов В.В.»

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Без чего не обойтись современному обществу? Конечно же без продуктов питания, красивой и модной одежды, умных гаджетов, бытовой техники, предметов декора и красоты. А предоставляет их обществу сфера торговли. Она неразрывно связана с историей человечества и видоизменилась с натурального обмена (допустим обмена золота на специи во времена Колумба) и до трейдерских торговых операциях на Нью-Йоркской фондовой бирже (NYSE).

Большая часть мелкого, а так же среднего бизнеса в Российской Федерации так или иначе связаны с торговлей. Торговля одеждой – это достаточно развитая сфера и представлена, как мелкими базарными отделами, так и крупными брендированными огромными отделами  в торговых центрах. Так или иначе, они работают по одному принципу – принципу перепродажи, покупая товар за одну стоимость и продавая его за другую. Размер наценки зависит от многих факторов:

• конкуренции;
• себестоимости одежды;
• суммы аренды за торговую точку;
• места положения отдела;
• размера кредитных обязательств.

Стандартная наценка – не менее 135%.

Главной особенностью мелких торговых отделов является то, что деятельность отделов часто не автоматизирована, что влечёт за собой сложность управления складом (все данные по нему хранятся в «амбарной» книге), следовать букве закона при возврате товара (допустим клиент может вернуть товар в отдел без чека, но вот продавец достаточно долго будет искать дату продажи и стоимость вещи), а так же может провоцировать мелкое или крупное воровство в отделе (достаточно сложно учитывать продажи за день).

Целью дипломного проекта является создание компьютерной системы учёта товара для ИП «Попов В.В.».

 

ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1 Формализованное описание предметной области

1.1.1 Описание общих параметров системы

ИП Попов В.В. образовано в ноябре 2011 года семейной парой. Основной деятельностью компании является торговля одеждой высокого качества с доступной ценой.

В своей деятельности компания руководствуется законодательством РФ и уставом компании. Компания арендует торговый отдел в ТЦ «Браво» площадью 30 кв. м. и небольшой склад в этом же ТЦ.

 Компания  имеет необходимые лицензии на  осуществление торговой деятельности.

Основным направлением деятельности компании является торговля, осуществление которой возможно путем приобретения товара у поставщика с последующей его реализацией через торговый отдел.

Основные товары можно разбить на три группы:

• верхняя женская одежда;
• повседневная женская одежда;
• аксессуары;
• обувь.

Основные задачи, стоящие перед организацией это:

• получение прибыли;
• обеспечение клиентов качественной одеждой, по доступной цене;
• развитие бизнеса;
• открытие новой торговой точки.

 

1.1.2 Описание организационной, производственной и функциональной  структуры предприятия

В торговом отделе работает 2 продавца и один менеджер и директор, который так же занимается бухгалтерией и является основателем ИП. Кроме того имеется водитель, который занимается логистикой товара.

Организационная схема представлена на рисунке 1.

Внутри отдела используются два склада:

• основной склад – склад, где хранится товар от поставщиков, а так же товар который вернули покупатели в идеальном состоянии и со всеми бирками;
• склад брака – склад, где хранится бракованный товар, возвращённый покупателями.

Когда товар попадает от поставщика на склад, он описывается в документ складского учёта, ему придумывается название, и он описывается по нескольким характеристикам:

• наименование;
• размер;
• цвет;
• количество.

 

1.1.3 Описание материальных потоков

Весь процесс работы компании можно охарактеризовать следующими действиями:

Весь процесс работы отдела можно охарактеризовать следующими действиями:

1. Заказ товара у поставщика.
2. Приобретение товара у поставщика с последующим его зачислением на основной склад.
3. Расчёты с поставщиком.
4. Реализация товара в отделе и обслуживание покупателей по кассе.
5. Работа с кассой.
6. Возврат товара покупателем в случае брака.
7. Возврат товара покупателем в течение 14 дней со дня продажи.

Подробное описание информационных процессов:

Заказ товара у поставщика. Для организации торговой деятельности компании, необходимы своевременные поставки товара, которые формируются на основе заявки. Заявка содержит в себе перечень заказанного товара и желаемые сроки поставки. Процесс является ключевым для деятельности отдела. Формируются следующие документы: заявка на товар.

Приобретение товара у поставщика. Товар приобретается у поставщика оптовыми партиями на основании заказа из отдела.  Между заказом товара и его отгрузкой на основной склад проходит около 7 – 14 дней. При получении товара компания получает весь список необходимой документации (счёт-фактура, товарная накладная, торг-12). Оплата товара производится в момент зачисления товара на склад или в течении месяца с момента отгрузки. После доставки товар перемещается на основной склад компании и записывается в складскую книгу. Формируются следующие документы: счёт-фактура, товарная накладная, торг-12, приходная накладная.

Расчёты с поставщиком. Существует три варианта работы с поставщиками:

• предоплата;
• пост оплата;
• оплата в момент отгрузки.

При оплате формируются РКО с указанием названия поставщика и суммы оплаты. Деньги вносятся в кассу (при нехватки денежных средств в кассе) и формируется ПКО, и потом производится выплата из кассы и формируется расходный кассовый ордер. Формируются следующие документы: РКО и ПКО.

Реализация товара в отделе. В процессе реализации товара, формируется чек, на сумму стоимости товара или товаров. Полученные денежные средства хранятся в кассе. Количество денежных средств должно соответствовать суммам, пробитым по кассе (расхождение по сумме наличности в кассе и сумме наличности по чеку более чем на 1 копейку карается штрафом до 60000 рублей). Кроме того формируется расходная накладная, на основании которой товар списывается со склада.  Формируются следующие документы: Чек, расходная накладная.

Работа с кассой. Утром по кассе открывается смена (0 отчёт), а вечером отчёт с гашением, на основании этих документов заполняется кассовая книга и отчёт кассира-операциониста. При продаже товара формируется чек. При внесении денежных средств формируется фискальный документ «внесение», на основе которого формируется ПКО, а при выплате денежных средств формируется фискальный документ «Выплата», на основе которого формируется РКО.   Формируются следующие документы: Чеки, кассовая книга, отчёт кассира-операциониста, РКО, ПКО.

Возврат товара покупателем в случае брака. В случае брака в течении месяца с момента покупки товара, покупатель имеет право вернуть товар в магазин и получить равноценную замену или получить назад денежные средства. При этом всегда формируется накладная на возврат товара на склад брака, покупателю выплачиваются денежные средства из кассы (формируется ПКО (в случае нехватки денег в кассе), РКО, накладная возврата на склад брака, акт о возврате денежных средств), в дальнейшем используются два подхода:

• возврат денежных средств;
• обмен на другую вещь с доплатой или без.

При возврате денежных средств покупателю, никаких документов не формируется, а при обмене вновь формируется расходная накладная и чек.

Формируются следующие документы: Чеки, РКО, ПКО, накладная возврата, акт на возврат денежных средств.

Возврат товара покупателем в течении 14 дней с момента продажи. По законодательству в течении 14 дней с момента продажи, покупатель имеет право вернуть товар в магазин и получить равноценную замену или получить назад денежные средства (не распространяется на нижнее бельё и чулочно-носочные изделия). При этом всегда формируется накладная на возврат товара на основной склад, покупателю выплачиваются денежные средства из кассы (формируется ПКО (в случае нехватки денег в кассе), РКО, накладная возврата на склад брака, акт о возврате денежных средств), в дальнейшем используются два подхода:

• возврат денежных средств;
• обмен на другую вещь с доплатой или без.

При возврате денежных средств покупателю, никаких документов не формируется, а при обмене вновь формируется расходная накладная и чек.

Формируются следующие документы: Чеки, РКО, ПКО, накладная возврата на основной склад, акт на возврат денежных средств.

Основные товары подлежащие реализации можно разбить на три группы:

• одежда;
• аксессуары;
• обувь.

 

Движение всего товара можно представить в виде схемы  1:

Рисунок 2 – схема движения товара внутри компании

Движение денежных средств можно представить в виде схемы 2:

Рисунок 3 – схема движения денежных средств внутри компании

 

 

1.1.4 Описание информационных потоков

В процессе изучения предметной области, были получены следующие данные:

Информационных потоков – шесть.

1. Первый поток – заказ товара у поставщика. Характеристики: Данный процесс занимает примерно  5% рабочего времени.  Процесс является весьма важным, поскольку от своевременных поставок товаров зависит торговая деятельность организации. Трудоемкость процесса – низкая.
2. Второй поток – Зачисление товара после его поставки на основной  склад и его оплата. Характеристики: Данный процесс занимает примерно 15% рабочего времени. Зачисление товара осуществляется на основании приходной накладной. Является важным звеном в процессе. Трудоемкость процесса – низкая.
3. Третий поток -  Реализация товара.          Характеристики: Данный процесс занимает примерно 65% рабочего  времени. Результатом данного процесса является реализация  товара с последующим формированием товарного отчета. Является основным звеном в процессе организации трудовой деятельности. Трудоемкость процесса высокая.
4. Четвёртый поток – возврат товара покупателем. Характеристики: Данный процесс занимает примерно 5% от рабочего времени. Результатом данного процесс является возврат товара от покупателя на основной склад или склад брака, а так же выплата ему стоимости товара или обмен на равноценный товар.
5. Пятый поток – заполнение документов по кассе. Характеристики: Данный процесс занимает примерно 5% от рабочего времени. Результатом данного процесса является заполнения документов, требующих строгой отчётности: журнал кассира-операциониста, кассовая книга, РКО и ПКО.
6. Шестой поток – проведение ревизий по кассе и на складах. Характеристики: Данный процесс занимает примерно 5% от рабочего времени. Ревизия проводится два раза в месяц. Результатом данного процесса является сверка товарных остатков, а так же сверка наличности в кассе и по документам и исправление замеченных расхождений.

 

Организация информационных потоков внутри организации представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 – организация информационных потоков

 

Во время торговой деятельности компании  формируются следующие документы:

Таблица 1 «Виды документов»:

№	Наименование документа	Назначение документа	Показатели	Примечание
1.	Отчёт кассира-операциониста	Отчёт по кассе за рабочую смену.	Дата создания, ответственное лицо, кассовые регистры (не обнулённая сумма на утро и на вечер, сумма выручки за смену, номер отчёта с гашением)	Формируется каждый день, при закрытии смены.
2.	Кассовая книга	Отчёт о выручке по кассе.	Дата создания, ответственное лицо, кассовые регистры (не обнулённая сумма на утро и на вечер, сумма выручки за смену, номер отчёта с гашением).	Формируется каждый день, при закрытии смены.
3.	Счёт-фактура
4.	Товарно-Транспортная накладная
5.	Информация о товаре в книге склада	Данные о товаре, хранимом на складе	Дата поступления, стоимость покупки, размер, количество, название, артикул	Формируется при поступлении товара на склад
6.	Чек	Отражает факт продажи товара	Номер чека, дата продажи, сумма, номер ЭКЛЗ	Формируется при возврате товара
7.	Накладная возврата	Отражает факт возврата товара на склад	Дата формирования, автор документа, сумма, позиции товара	Формируется при возврате товара на склад
8.	Акт о возврате денежных средств	Отражает причину возврата товара на склад	Дата формирования, автор документа, сумма, позиции товара, причина возврата	Формируется при возврате товара
9.	Приходная накладная	Отражает информацию о товаре, принятом на склад	Дата формирования, автор документа, сумма, позиции товара	Формируется при зачислении на склад товара от поставщиков
10.	Расходная накладная	Отражает информацию о товаре, списанном с основного склада	Дата формирования, автор документа, сумма, позиции товара	Формируется при продаже товара
11.	Документ отражающий заказ у поставщика	Отражает информацию о заказе товара у поставщика	Название поставщика, дата формирования, информация о заказываемом товаре	Формируется при заказе товара у поставщика
12.	РКО	Отражает информацию о выплате денежных средств из кассы покупателю или поставщикам	Дата формирования, сумма, кассир	Формируется при выплате денежных средств из кассы
13.	ПКО	Отражает информацию о внесении денежных средств в кассу	Дата формирования, сумма, кассир	Формируется при внесении денежных средств из кассы
14.	Товарные остатки	Отражает информацию, о товарах хранимых на складах.	Дата формирования, вид склада, артикул, название товара и количество	Формируется в момент проведения ревизии.