Расчеты с покупателями и заказчиками и управление дебиторской задолженностью

Растраты и злоупотребления  всё же возникают в первую очередь, из-за некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций [11, c.184].

Инвентаризация проводится инвентаризационными комиссиями, состав которых утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. В состав комиссии включаются представители  администрации организации, работники  бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, техники, экономисты и т.п.). В состав комиссии могут включаться внутренние и внешние аудиторы. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Формы первичной учетной  документации по инвентаризации и указания по их применению и заполнению утверждены Постановлениями Госкомстата РФ №88 от 18 августа 1998г. и №26 от  27.03.2000г. В том случае, если в альбомах унифицированных форм ГКС РФ, а  также отраслевых документах соответствующих  министерств и ведомств отсутствуют  формы первичной учетной документации для определенного типа или варианта инвентаризации, то такие формы должны быть утверждены в виде приложений к учетной политике организации. [14, с. 318] На каждый вид инвентаризируемых объектов составляются отдельные инвентаризационные описи, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Инвентаризационные описи (акты) составляются как правило в двух экземплярах (один передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица либо в инвентаризационной комиссии), а при смене материально ответственных лиц – в трех экземплярах (для бухгалтерии, для сдающего и для принимающего ценности материально ответственных лиц). При выявлении расхождений между данными учета ценностей и данными инвентаризации составляются отдельные сличительные ведомости. Приказы руководителя организации о проведении инвентаризации, а также результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации регистрируются в особых журналах. Данные результатов всех инвентаризаций, произведенных в течение одного года, обобщаются в сводной ведомости учета результатов инвентаризаций.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных ценностей  и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на "__________" (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

В том случае, если инвентаризация имущества проводится в течение  нескольких дней или если имущество  одного и того же материально ответственного лица находится в нескольких помещениях, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время  перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в  ночное время, по другим причинам) описи  должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где  проводится инвентаризация.

Инвентаризационные описи  подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. При проверке фактического наличия  имущества в случае смены материально  ответственных лиц принявший  имущество расписывается в описи  в получении, а сдавший - в сдаче  этого имущества. На последней странице описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку. В конце описи  материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение. [14, с. 188]

По тем наименованиям  имущества, по которым выявлены расхождения  между данными бухгалтерского учета  и результатами инвентаризации, составляются сличительные ведомости с указанием  в них выявленных расхождений  как в натуральных, так и в  стоимостных измерителях.

При инвентаризации расчетов данные бухгалтерского учета сопоставляются с информацией контрагентов (актов  сверок), договоров и иных документов. В ходе инвентаризации перед составлением промежуточной и годовой финансовой отчетности необходимо уточнить договорные сроки погашения задолженностей с длительными сроками погашения  для корректного их отнесения  к краткосрочным, либо долгосрочным в зависимости от периода от отчетной даты до даты погашения задолженности. Производится  проверка обоснованности сумм, числящихся на счетах расчетов, в  том числе своевременность начисления процентов по займам «по начислению»  в операционные расходы или на увеличение стоимости инвестиционного  актива, а также корректность отнесения  процентов по займам, использованным для осуществления предоплат, на увеличение дебиторской задолженности  поставщика (за период до поступления  соответствующих ценностей) или  на операционные расходы в соответствии с ПБУ 15/01 «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию». [19, с. 220] Внимание должно быть уделено также оплаченным ценностям в пути и неотфактурованным поставкам (при этом анализируются соответствующие иные бухгалтерские счета на предмет нестыковок при отражении взаимосвязанных операций). Не допускается оставление в бухгалтерской отчетности неотрегулированных разниц по расчетам с банками и бюджетом.

Выявленные при инвентаризации расхождения в общем случае подлежат отражению в учете в месяце завершения инвентаризации (по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете). Предложения о порядке урегулировании расхождений, выявленных в результате инвентаризации, представляются инвентаризационной комиссией руководителю организации для принятия окончательного решения.

Порядок отражения выявленных при инвентаризации результирующих недостач и излишков материальных ценностей  следующий:

1. недостачи списываются в балансовой оценке с кредита счетов учета соответствующих ценностей в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем отражаются в той же оценке по кредиту счета 94;
2. потери ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий, по счету 94 не отражаются, а относятся в балансовой оценке сразу в дебет счета 99 «Прибыли и убытки» и отражаются в бухгалтерской отчетности как чрезвычайные расходы;
3. излишки приходуются на счета учета соответствующих ценностей с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы» по рыночной стоимости (предложенный Планом счетов порядок оприходования безвозмездно полученных ценностей с использованием счета 98 «Доходы будущих периодов» в данном случае применяться не должен, поскольку отнесение излишков, выявленных при инвентаризации, на финансовые результаты предусмотрено специальными положениями как Закона «О бухгалтерском учете» и «Положения по ведению бухгалтерского учета …», так и «Методических указаний по инвентаризации …»). По выявленным неучтенным основным средствам оприходование первоначальной стоимости и амортизации, определенных по актам оценки и действительного технического состояния основных средств, производится раздельно.

В ходе проведения инвентаризации дебиторской или кредиторской задолженности  организацией могут быть получены документы, подтверждающие ликвидацию контрагента, либо его неплатежеспособность (что  существенно для оценки дебиторской  задолженности). В этом случае по данным инвентаризации принимается решение  о списании соответствующей задолженности  на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Для случая с неплатежеспособным дебитором для списания должны выполняться  соответствующие дополнительные требования ПБУ 10/99 «Расходы организации», а списанная с баланса задолженность должна быть отражена по забалансовому счету 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» для последующего контроля возможности взыскания этой задолженности с дебитора в течение пяти лет. [20, с. 367]

Существенной может оказаться  и полученная в ходе инвентаризации информация о существенном ухудшении  финансового положения контрагента, по расчетам с которым дебиторская (и кредиторская) задолженность на дату инвентаризации вполне может вообще отсутствовать. Например, если за такого контрагента данная организация  выдала поручительство (т.е. фактически инвентаризируется забалансовый счет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»), то организации в соответствии с ПБУ 8/01 «Условные факты хозяйственной  деятельности», возможно, придется создать  резерв (признать условное обязательство) за счет операционных расходов: дебет  счета 91 «Прочие доходы и расходы», кредит дополнительно вводимого  субсчета «Условные обязательства» счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с раскрытием соответствующей  информации в финансовой отчетности (отражение резервов указанного типа на счете 96 «Резервы предстоящих расходов».

При отражении в бухгалтерском  учете результатов годовой инвентаризации следует учитывать требования ПБУ 7/98 «События после отчетной даты»  относительно того, следует ли формально  следовать стандартному порядку  отражения результатов такой  инвентаризации в годовом балансе  или их необходимо отразить более  поздней датой появления соответствующего обстоятельства.

Некоторые выявленные в ходе инвентаризации факты хозяйственной  деятельности могут не подлежать  отражению на счетах бухгалтерского учета, однако должны быть описаны в  пояснительной записке к бухгалтерской  отчетности, если того требуют соответствующие  Положения по бухгалтерскому учету.

2. 2 Мероприятия по управлению дебиторской задолженностью

Политика управления дебиторской  задолженностью – часть общей  бизнес-политики предприятия, направленная на расширение объема реализации продукции  и заключающаяся в оптимизации  общего объема размера дебиторской  задолженности и обеспечении  своевременной ее инкассации. [6, с. 198]

В организациях с целью максимизации притока денежных средств следует разрабатывать широкое разнообразие моделей договоров с гибкими условиями оплаты и гибким ценообразованием. Возможны различные варианты: от предоплаты или частичной предоплаты до передачи на реализацию и банковской гарантии.

Формирование политики управления дебиторской задолженностью предприятия  должно осуществляться по следующим  основным этапам[44]:

• анализ дебиторской задолженности в предшествующем периоде;
• формирование принципов кредитной политики по отношению к покупателям продукции;
• определение возможной суммы финансовых средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность по кредиту;
• формирование системы кредитных условий;
• формирование стандартов оценки покупателей и дифференциация предоставления кредитов;
• формирование процедуры инкассации дебиторской задолженности;
• обеспечение использования на предприятии современных форм рефинансирования дебиторской задолженности.

Анализ дебиторской задолженности  в организации целесообразно проводить по схеме, аналогичной приведенной в работе, но ее следует дополнить расчетом суммы эффекта, полученного от инвестирования средств в дебиторскую задолженность. В этих целях сумму дополнительной прибыли, полученной за счет предоставления кредита, необходимо сопоставить с суммой дополнительных затрат по оформлению кредита и инкассации долга, а также прямых финансовых потерь от невозврата долга покупателями (безнадежная дебиторская задолженность, списанная в связи с неплатежеспособностью покупателей и истечением сроков исковой давности). [17, с. 190]

При формировании принципов  кредитной политики по отношению  к покупателям продукции решаются вопросы о форме осуществления  реализации продукции в кредит и  о типе кредитной политики предприятия (консервативном, умеренном или агрессивном). [16 , с.260]

При определении возможной  суммы финансовых средств, инвестируемых  в дебиторскую задолженность  по кредиту необходимо учитывать  планируемые объемы реализации продукции  в кредит; средний период предоставления отсрочки платежа по отдельным формам кредита; средний период просрочки  платежей исходя из сложившейся хозяйственной  практики; коэффициент соотношения  себестоимости и цены реализуемой  продукции. При формировании системы  кредитных условий, вырабатывая  политику кредитования покупателей  своей продукции, организации должны определиться по следующим вопросам:

• срок предоставления кредита – чаще всего применяются стандартизированные по условиям оплаты, в том числе и по продолжительности кредитования, договоры; тем не менее, возможны и отклонения от данной политики; определяя договором максимально допустимый срок оплаты поставленной продукции, следует принимать во внимание как правовые аспекты заключения договоров поставки, так и экономические последствия того или иного варианта (в частности, учет влияния инфляции);
• стандарты кредитоспособности – заключая договор на поставку продукции и определяя в нем условия оплаты, предприятие может придерживаться установленных им критериев финансовой устойчивости в отношении покупателей; в зависимости от того, насколько кредитоспособен и надежен покупатель, условия договора, в том числе в отношении предоставляемой скидки, размера партии продукции, форм оплаты и другие, могут меняться;
• система создания резервов по сомнительным долгам – при заключении договоров предприятие, естественно, рассчитывает на своевременное поступление платежей, однако, не исключены варианты появления просроченной дебиторской задолженности и полной неспособности покупателя, рассчитаться по своим обязательствам. Поэтому существует практика создания резервов по сомнительным долгам, позволяющая, во-первых, формировать источники для покрытия убытков и, во-вторых, иметь более реальную характеристику собственного финансового состояния. Данные о резервах по сомнительным долгам и фактических потерях, связанных с непогашением дебиторской задолженности, должны подвергаться тщательному регулярному анализу;
• система сбора платежей – этот раздел работы с дебиторами предполагает разработку: процедуры взаимодействия с ними в случае нарушения условий оплаты; критериальных значений показателей, свидетельствующих о существенности нарушений; системы наказания недобросовестных контрагентов;
• система предоставляемых скидок – в предыдущем пункте делался акцент на репрессивные методы работы с недобросовестными дебиторами; гораздо больший эффект имеют методы поощрения, к которым в данном случае относятся предоставление покупателям опциона на получение скидки с отпускной цены.