Влияние этикета в деловой сфере деятельности

Совершенствование трудового процесса служащих осуществляется по следующим направлениям:

- разработка  технологии работ служащих по  функциям управления;

-совершенствование   документооборота;

-совершенствование  средств механизации труда служащих.

Сущность разработки технологии работ служащих заключается в расчленении процесса их труда на составные части, имеющие четно определенное содержание в целях решения конкретных задач.

В ходе разработки технологии устанавливаются:

-состав решаемых  задач и структура каждой службы,  выполняющей определенную функцию;

-содержание  работ по каждой решаемой задаче, порядок  и методы их выполнения;

-  применяемые  формы документации;

-должностной  и квалификационный состав служащих, способы распределения между  ними работ и система взаимосвязей;

-  организационно-технические условия, в которых осуществляются данные работы.

Весьма важной частью технологии pабот служащих, существенно влияющей на эффективность их труда, является принятая на предприятии система документации. Поэтому для совершенствования организации труда служащих необходимо тщательно проанализировать объем и потоки информации, документооборот.

Общий нормативный объем  содержащейся в документах информации (И_н) определяется как сумма произведений числа единиц объемов информации  х₁,х₂,х₃,…х_к (численность работающих, выпуск продукции, количество оборудования и т.д.) на количество связанных с каждым из них сообщений п₁,п₂,п_3,….п_к (слов, букв, цифр и других знаков) в единицу времени t₁,t₂,t₃,…t_k. Это можно выразить формулой

И_н = ,                                                        (1.31)

Суммируя количество алфавитно-цифровых знаков в действующей  на предприятии документации за определенное время (месяц, год) можно получить величину, характеризующую оборот, информации (И_об.)

 Отношение оборота информации к нормативному объему информации, у умноженному на норму оборота   (Н_об ), дает возможность установить коэффициент количественной оценки достаточности информации:

К_и =                                                           (1.32)

Если  К_и>1 то объем информации избыточен. При К_и < 1   объем её недостаточен.

Большие резервы рационализации работы служащих заложены в yнификации и стандартизации форм управленческой документации.

Одно из основных направлений  совершенствования документооборота  -сокращение длительности цикла прохождения документов, оптимизация маршрутов их движения. Этому способствует сортировка документов на подлежащие рассмотрению руководителями и исполнителями в целях направления их соответствующим адресатам, использование оргтехники для сортировки, применение кольцевой почты, централизованной механизированной доставки почты и т.п.

Для изучения и рационализации маршрута движения документов рекомендуется  использовать оперограммы – графическое изображение движения документов в виде операционной цепи. Способы их построения различны  и подробно рассматриваются в специальной литературе.

Весьма сложные и  трудоемкие процессы - поиск документов, различных информационных и справочных материалов. В последнее время получили большое распространение информационные технологии при помощи которых, поиск нужного документа  занимает 1-1,5 мин., что обеспечивает возможность оперативного учета документов и быстрого принятия решении по ним.

Среди   технических  средств, используемых для этих целей, различают средства документирования, передачи и обработки информации.

При планировании и осуществлении  мероприятий по совершенствованию  организации труда возникает  необходимость в количественной оценке достигнутого или намеченного уровня механизации труда служащих. Его определяют по формуле

                                                 (1.33)

где  Км - уровень механизации управленческих работ, %; Vм - объем работ, выполняемых служащими с помощью средств механизации, чел.-ч;  Vр - немеханизированный объем работ, чел.-ч.

Современная концепция организационного проектирования труда служащих предполагает:

а) существование  системы организационного проектирования с целевой функцией, заключающейся  в обеспечении непрерывно нарастающей во времени эффективности производства, которая происходит в результате раскрытия индивидуальных способностей и полной реализации ресурсов всего персонала предприятия;

б) представление  организационного проектирования как  процесса организационного развития с выделением стадий, этапов, задач, объектов и субъектов.

Процесс организационного развития включает три стадии: анализ, разработку и функционирование организационно решений. Объектами организационного проектирования являются содержание и организация труда служащих на уровне служб, подразделений и рабочих мест.

Организационное проектирование ведется в различных ситуациях: при строительстве новых объектов, реконструкции предприятия, конверсии производства, перестройке управления, автоматизации рабочих мест персонала и др.

Необходимым условием внедрения  оргпроектных разработок являются определения  экономической и социальной эффективности  оргпроектирования. При этом следует  учитывать, что экономический эффект образуется как в сфере управления, так и в сфере производства.

 

8.4 Организация  рабочих мест служащих

Специфика труда служащих находит отражение в организации  и оснащении их рабочих мест, а  также в санитарно-гигиенических  условиях труда. При этом существуют различия в организации рабочих мест применительно к разным должностным группам служащих с учетом характера их работы.

Рациональная  организация рабочих мест служащих предполагает:

-выбор мебели  и оборудования с учетом антропометрических  показателей;

- обеспечение  удобного положения корпуса работника, создающего условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движений и т.п.;

-оборудование  рабочего места соответствующей  оргоснасткой и средствами механизации;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     

-  рациональную  планировку и компоновку мебели, оборудования и оснастки;

- создание  благоприятных санитарно-гигиенических  и эстетических условий труда.

Организация рабочих  мест специалистов зависит от специфики  их труда. Так, рабочее место руководителя, обязанности которого включают проведение деловых совещаний, прием работников по служебным и личным вопросам, размещается в отдельном помещении.

Рабочие места мастеров, старших мастеров, начальников участков следует организовывать по типовым  проектам, которые предусматривают  для этих целей специальные кабинеты, устанавливаемые непосредственно на участках.

Кроме того, рабочие места  служащих, и прежде всего руководителей оснащаются средствами коммуникационной техники.

В совершенствовании  организации рабочих мест служащих большое значение имеют типовые  проекты, разрабатываемые применительно к определенным должностным группам работников. Каждым проект предусматривает наиболее рациональную планировку рабочего места, выбор мебели и оборудования, средств документационной, вычислительной и коммуникационной техники индивидуального пользования, а также обеспечение работника всем необходимым для выполнения возложенных на него должностных обязанностей. Следовательно, применение типовых проектов может служить критерием рациональности организации рабочих мест.

При создании благоприятных условий для работника умственного труда особое внимание должно быть обращено на освещенность рабочих мест. В служебных помещениях, как правило, применяют комбинированное и люминисцентное освещение.

Здоровье и работоспособность  человека зависят также от воздействующих на него факторов внешней среды. Температура и влажность воздуха регламентируются санитарными нормами. Для повышения - продуктивности умственного труда большое значение имеют мероприятия по борьбе с шумом. В их числе следует отметить такие, как:  а)облицовка стен, потолков и дверей в помещениях звукопоглощающими материалами; б)устройство звукопоглощающих подвесных   потолков; в)устройство приспособлений, устраняющих хлопанье дверьми; г) укладка в коридорах и помещениях ковровых дорожек; д) установка амортизаторов - прокладок между стопами и машинками, подкладок под ножки столов и под основания счетных и других машин.

При проектировании и  оборудовании служебных помещений  следует учитывать также эстетические требования. Это прежде всего относится к архитектурно-планировочному решению интерьеров служебных помещении, которое должно обеспечивать эстетическое единство элементов производственной среды.

Повышению продуктивности труда способствует рациональное цветовое оформление. Выбор цветовой отделки зависит от назначения служебных помещений, характера работы, а также климатических условий. Так, для помещений, где в процессе работы необходим постоянный уровень активности внимания, целесообразны голубые, голубовато-зеленые тона.

Для плодотворного умственного  труда необходим рациональный режим труда и отдыха, учитывающие физиологические закономерности организма человека. Если работа протекает при постоянном напряжении, в периоды, предшествующие развитию утомления, необходимо устанавливать регламентированные перерывы для отдыха.

Для предупреждения умственного  утомления во время такого отдыха следует выполнять гимнастические упражнения, подобранные с учетом конкретных условий и характера  работы, возрастного состава работающих, состояния их здоровья и т.п.

Особенности организации  автоматизированных рабочих мест служащих. Наряду с традиционными рабочими местами служащих все большее распространение получают в настоящее время автоматизированные рабочие места (АРМ).

Организация их имеет свои особенности в отношении планировки служебных помещений и компоновки рабочих мест, их оснащения и обслуживания.

Основным элементом  АРМ служащих является дисплей, который  позволяет человеку вести диалог с ЭВМ и другими пользователями.

При организации рабочего места необходима оптимизация предметно-пространственной среды, в которой осуществляется операторная деятельность с учетом взаимодействия работника и ЭВМ.

Компоновка рабочих  мест, оснащенных терминальными средствами, зависит от типа пользователя (профессиональный и непрофессиональный оператор), характера операторной деятельности, комплектности применяемых технических средств, а также вида и содержания выполняемой работы.

По каждому типу рабочего места может быть несколько компоновочных решений, отличающихся размещением элементов рабочего места                    (экран, клавиатура и зона для записей или прочтения документов)           относительно пользователя, например, если работа заключается во вводе и контроле исходных данных, экран с клавиатурой целесообразно размещать на одной линии, а документы слева; если в процессе работы производятся длительные записи и корректировка документов, клавиатура смещается вправо, а документы располагаются перед экраном.

При осуществлении компоновки элементов рабочих мест рекомендуется  учитывать непреложное эргономическое требование - располагать элементы компоновки с учетом желания и  удобства пользователя.