Учет затрат труда

Западная система учета в организации, как уже было сказано, раз­делена обычно на тесно взаимосвязанные финансовую (внешнюю) и уп­равленческую (внутреннюю) подсистемы. До сих пор в отечественном бухгалтерском учете не было такого разделения бухгалтерии, но это ста­нет необходимым в дальнейшем. Отечественный учет — это интегриро­ванная система, организованная в единой системе счетов, В определен­ном смысле можно говорить об аналогии между отечественной системой учета и вариантом интеграции финансовой и производственной бухгал­терии на Западе.

Основным организационным вопросом в управленческом учете является необходимость детализации Плана счетов. Для решения задач финансового учета большей детализации не требуется. К примеру, только для целей финансового учета все продажи могут заноситься в кредит единственного счета «Выручка от продаж» и в дебет счетов «Касса», «Банк» или «Дебиторская задолженность». Однако это сделает трудно­выполнимой задачу анализа продаж по видам товаров, центрам прибы­ли, пунктам отгрузки или индивидуальным заказчикам.

Виды анализа, которые руководство стремится осуществлять бо­лее или менее регулярно, определяют детализацию плана счетов. По сути дела, она зависит от «детальных расширений», которые необходи­мы для каждой статьи затрат, доходов или активов.

Наприме:. 30 декабря 2009 г. одно из подразделений ОАО «Вест» из­расходовало сырья и материалов на сумму 100 000 ДЕ* на изготовление оп­ределенного товара. По поводу произошедшего события может быть задан один из следующих вопросов:

• Какие конкретно использовались материалы?

• К какому виду продукции принадлежал товар?

• В каком подразделении использовались материалы?

* ДЕ — здесь и далее — условная денежная единица.

Первый вопрос относится к более детальному описанию элементов се­бестоимости, второй — к распределению затрат по видам продукции, тре­тий — к определению центров ответственности. Ответ на каждый из вопро­сов требует детализации данных о затратах на сырье и материалы.

Формальный ответ на все три вопроса предполагает, что план счетов до­лжен содержать в качестве детализированного счет «Материалы X, исполь­зованные в товаре У, произведенном в подразделении Z». Если в ОАО «Вест» используется 1000 видов сырья и материалов для 100 товаров, произ­водящихся в 30 центрах ответственности, то это может потребовать 3 млн. (1000•100•30) детализированных счетов, относящихся к одной общей ка­тегории — материальные, а также к категории «незавершенное производ­ство».

Если ОАО хочет иметь данные по видам продукции и центрам ответствен­ности на любую дату, то структура счетов должна детализироваться по всем вышеназванным позициям.

Многим организациям действительно необходима детальная ин­формация по всем трем измерениям, поэтому данный пример не преуве­личивает масштабы действительного использования в крупных органи­зациях детализированных счетов — «кирпичиков».

Бухгалтерская база данных должна быть расширена, если органи­зации нужно разделить элементы постоянных и переменных затрат. (Следует отметить, что полупеременные затраты также могут быть разделены на постоянные и переменные.) Такое расширение может стать необходимым, если организации постоянно требуются краткосрочный анализ альтернативных затрат или внутрипроизводственная отчет­ность о доходах с разделением в ней постоянных и переменных затрат. В дальнейшем план счетов можно расширять, если организация захо­чет идентифицировать в своей структуре счетов затраты по их подконтрольности в том центре ответственности, где они возникли (или к ко­торому отнесены).

Не существует «правильного» уровня детализации структуры сче­тов. Руководство должно само провести анализ показателей выгоды и затрат. Организации страдают скорее от недостаточной, чем от чрез­мерной детализации бухгалтерской базы данных. Во многих случаях после компьютеризации базы данных организации не пересматривали свои планы счетов. Несмотря на общепризнанную сегодня потребность в большей детализации, совокупные затраты на переделку компьютерных программ для более детального учета могут оказаться нецелесообраз­ными. Существуют примеры и необоснованно дорогостоящих компь­ютерных систем, чьи создатели ориентировались на максимально де­тальное предоставление информации для всевозможных видов анализа вместо простого выбора такой структуры данных, которая используется более или менее регулярно.

Детальная бухгалтерская информация может играть решающую роль при анализе полных затрат или альтернативном анализе затрат. В процессе управленческого контроля не менее важно знать поведение затрат. Каждая существующая или предлагаемая система управленче­ского контроля должна пройти испытание на соответствие целям. Для этого необходимо ответить на вопросы:

• Как будут стимулироваться действия менеджеров для достиже­ния интересов организации?

• Соответствуют ли эти действия главным интересам организа­ции?

Иногда организации не могут ответить на эти вопросы, в част­ности при выработке политики установления трансферных цен или из­мерения нормы прибыли на инвестиции (НПИ) для различных центров инвестиций. Эта недооценка часто приводит к нежелательным послед­ствиям.

2.         Информационные системы в управленческом учете.

2.1.   Бухгалтерские счета и двойная запись

Для систематизированного отражения хозяйственных операций и источников их образования, выявления взаимосвязи между разрознен­ными хозяйственными операциями необходима обработка первичной информации. Важнейшим способом обработки первичных данных в сис­теме бухгалтерского учета являются счета и двойственное отражение на них хозяйственных операций.

Бухгалтерские счета представляют собой способ группировки, си­стематизации и вторичной регистрации информации о состоянии и дви­жении экономически однородных видов хозяйственных средств, источ­ников их образования и хозяйственных процессах. Причем информация об изменении хозяйственных средств и источников их образования, про­изошедшем под воздействием хозяйственных операций, фиксируется в одном и том же размере дважды, на двух взаимосвязанных (корреспон­дирующих) счетах. Способ двойственной регистрации хозяйственных операций на счётах получил название двойной записи.

В ходе хозяйственной деятельности каждый объект учета может изменяться — увеличиваться или уменьшаться. В связи с этим, чтобы отражать данную информацию об увеличении или уменьшении объекта учета, каждый счет состоит из двух частей (сторон) — дебета и кредита. Схематично счет можно представить следующим образом:

В соответствии с классификацией всех объектов учета (средств) на виды средств и их источники, т.е. на актив и пассив, все счета также делятся на активные и пассивные. Активные счета используются для учета отдельных видов хозяйственных средств (счета «Основные сред­ства», «Материалы», «Расчетный счет» и т.д.); пассивные счета исполь­зуются для учета источников средств (счета «Уставный капитал», «Кратко­срочные кредиты банков» и т.д.).

Запись на счетах начинается с указания величины объекта учета на начало периода — начального остатка, или начального сальдо. На ак­тивных счетах начальный остаток отражается по дебету счета, а на пас­сивных — по кредиту.

При отражении хозяйственных операций на счетах, вызывающих изменение объекта учета, суммы, увеличивающие начальный остаток (увеличивающие объект учета), записываются на стороне остатка, а суммы, уменьшающие начальный остаток (уменьшающие объект уче­та),— на противоположной стороне счета. Следовательно, на активных счетах увеличение объекта учета будет отражаться по дебету счета, а уменьшение — по кредиту.

Сумма всех операций, записанных по дебету счета, называется де­бетовым оборотом, а сумма всех операций, записанных по кредиту сче­та,— кредитовым оборотом. При подсчете оборотов начальный остаток не учитывается.

Величина объекта учета на конец периода — конечное сальдо (ко­нечный остаток) — определяется путем прибавления к начальному саль­до оборота по той же стороне счета и вычитания из полученной суммы оборота по противоположной стороне счета. Конечный остаток записы­вается по той же стороне счета, где начальный остаток. Таким образом, для получения конечного сальдо по активным счетам к начальному саль­до прибавляют оборот по дебету и вычитают оборот по кредиту. Итог — конечное сальдо — записывается по дебету счета, или он может отсут­ствовать. Кредитового сальдо (начального и конечного) по активным счетам быть не может: это означало бы, что объект учета меньше нуля. На пассивных счетах для определения конечного сальдо к начальному остатку прибавляют оборот по кредиту и вычитают оборот по дебету. По­лученный конечный остаток отражается по кредиту счета. Дебетовым сальдо по пассивным счетам быть не может, так как это означает, что объект учета меньше нуля.

Вышесказанное можно проиллюстрировать схемой:

Начальное и конечное сальдо по каждому счету есть та информа­ция, которая отражается в балансе и совокупность которой характеризу­ет величину видов хозяйственных средств и их источников, причем эта информация имеет динамический характер, поскольку сравнение на­чального и конечного сальдо позволяет оценить изменение отдельного объекта учета за прошедший период, а также изменение активов и пас­сивов в целом.

В целом взаимосвязь объектов учета, счетов и баланса можно представить схемой:

Кроме активных и пассивных счетов в учете используются счета, где одновременно отражаются и виды средств и их источники. Такие сче­та называют активно-пассивными, и им присущи все свойства и актив­ных и пассивных счетов. В дальнейшем при изложении соответствующе­го материала на такие счета будет обращено внимание.

В бухгалтерском учете используется классификация счетов на синтетические и аналитические счета. Счета, на которых хозяйственные средства или их источники отражаются в целом, называют синтетичес­кими. К ним относится, например, счет «Основные средства», на кото­ром отражается общая величина основных средств (фондов), имеющих­ся на предприятии. Для получения более детальных, подробных данных об отдельных объектах учета используются аналитические счета. Напри­мер, в развитие счета «Основные средства» могут открываться аналити­ческие счета: «Здания», «Оборудование», «Транспортные средства» и т.д.

Свойства аналитических счетов (отражение и подсчет сальдо, от­ражение увеличения или уменьшения объекта учета) аналогичны свой­ствам синтетического счета, для детализации которого они и ведутся. Причем, поскольку аналитические счета есть часть соответствующего синтетического счета, остатки и обороты по синтетическому счету долж­ны быть равны сумме остатков и оборотов всех аналитических счетов. ведущихся в дополнение к соответствующему синтетическому счету.

Количество синтетических счетов, их наименования и коды (номе­ра) заданы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйствен­ной деятельности предприятия. Необходимость ведения аналитических счетов, их количество предприятие определяет само.

Каждая конкретная хозяйственная операция, факт хозяйственной деятельности предприятия отражаются на счетах при помощи метода двойной записи. Это означает, что соответствующая информация, выра­женная в едином денежном измерителе и зафиксированная в первичном документе, одновременно отражается на двух счетах, как правило, по дебету одного и кредиту другого счета.

Двойная запись, или двойственное отражение хозяйственных опе­раций на счетах бухгалтерского учета, обусловлена тем, что любая хо­зяйственная операция связана с движением средств (капитала) пред­приятия, в котором взаимодействуют два объекта учета. Это взаимодей­ствие определяется экономической сущностью той или иной хозяйствен­ной операции.

Взаимосвязь счетов бухгалтерского учета при отражении на них хозяйственных операций называется корреспонденцией счетов.

Указание наименований дебетуемого и кредитуемого счетов при отражении той или иной хозяйственной операции и соответствующей суммы называют бухгалтерской проводкой.

Пример. Предположим, что предприятие получило краткосрочный кре­дит в банке 20 000 ДЕ. Это означает, что произошло движение денежных средств, в результате которого сумма средств на расчетном счете предприя­тия увеличилась на 20 000 ДЕ, одновременно на эту же сумму появилась за­долженность перед банком.

На счетах бухгалтерского учета эта операция будет отражена следую­щим образом:

Поскольку все синтетические счета в соответствии с Планом счетов имеют свой код (номер), эту операцию можно отразить так:

«Расчетный счет»                    20 000

«Краткосрочные кредиты банков»              20 000

Для обобщения информации, отраженной на счетах, проверки пра­вильности записей на них и составления баланса по синтетическим и аналитическим счетам составляют оборотные ведомости. Простая обо­ротная ведомость имеет следующий вид:

Использование счетов и двойной записи как способа обработки первичной информации о хозяйственных операциях позволяет раскрыть экономическую сущность конкретных операций, исчислить показатели хозяйственной деятельности, отразить движение средств предприятия, возникающие при этом взаимосвязи и на этой основе сформировать ди­намичную информационную модель реального кругооборота средств предприятия в процессе расширенного воспроизводства. Именно счета и двойственное отражение в них хозяйственных операций придают бух­галтерскому учету системность, которая принципиально отличает его от других видов учета. Кроме информационно-познавательного значения этот способ обработки первичных данных обеспечивает возможность автоматического контроля за правильностью отражения хозяйственных операций на счетах, т.е. за правильностью ведения самого учета.