Учет и анализ денежных средств организации

При мемориально-ордерной форме синтетический учет осуществляется в Главной книге в обобщенном виде, т.е. без подразделения по субсчетам, а аналитический учет - в книге, записи в которой производятся в течение года.

При журнально-ордерной форме синтетический и аналитический учет совмещен в соответствующих журналах-ордерах и ведомостях, записи в которых производятся в течение месяца. По окончании месяца дебетовые и кредитовые обороты переносят в Главную книгу. [28, стр. 29]

 

1.2 Методика анализа  движения денежных средств

 

Кассовыми операциями называются хозяйственные операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия.

Касса – это структурное  подразделение предприятия, предназначенное  для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств. В кассе организации помимо наличных денежных средств хранятся документы строгой отчетности (денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности). К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты на транспорт, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, которые подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 «Касса», субсчет 3 «денежные документы». Денежные документы хранятся в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет). Лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации. [25, стр. 349]. Операции по приобретению выдаче денежных документов показаны в таблице 1.

 

Операции по приобретению и выдаче денежных документов

Таблица 1

Первичные документы	Содержание операций	Корреспондирующие счета
		дебет	кредит
1	2	3	4
Счет, авансовый отчет	Оприходованы в кассу  денежные документы, приобретенные  за наличный расчет	50-3	71 «Расчеты с подотчетными  лицами»
Счет (накладная)	Оприходованы в кассу  денежные документы, приобретенные  в безналичном порядке (оплаченные с расчетного счета)	50-3	76 (60) ««Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами»» («Расчеты  с поставщиками и подрядчиками»)
Ведомость выдачи путевок, приказ руководителя организации, бухгалтерская  справка-расчет	Выдана путевка  работнику  организации за полную стоимость  или с частичной оплатой:		50-3
	— в части денежных средств, внесенных  работником	73  «Расчеты с персоналом  по прочим операциям»	50-3
	— на суммы стоимости  путевки, оплачиваемой за счет организации	91-2 «Прочие доходы  и расходы» субсч. «Прочие расходы»	50-3
Продолжение таблицы 1
1	2	3	4
Журнал учета приема и выдачи денежных документов	выдачи денежных документов Выданы проездные документы  работнику, направляемому  в командировку	71«Расчеты с подотчетными  лицами»	50-3
Журнал учета приема и выдачи денежных документов	Выданы под  отчет  почтовые марки, марки государственной  пошлины и др. для использования указанных документов по назначению	71 «Расчеты с подотчетными  лицами»	50-3
Инвентаризационная  опись (форма ИНВ-16), бухгалтерская  справка	Отражена сумма  выявленной недостачи при инвентаризации денежных документов	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	50-3
Инвентаризационная  опись (форма ИНВ-16), бухгалтерская  справка	опись (форма ИНВ-16), бухгалтерская  справка Отражена сумма потерь денежных документов в связи с чрезвычайными  обстоятельствами	99 «Прибыли и убытки»	50-3

 

Бланки строгой отчетности — это документы определенной формы, в которых предусмотрены  необходимые реквизиты. Их унификация и стандартизация способствует ускорению  и упрощению процессов составления  документов.

К бланкам строгой  отчетности План счетов бухгалтерского учета относит  квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т. п. Они учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке до момента выдачи под отчет. Операции, связанные с бланками строгой отчетности представлены в таблице 2

 

Операции, связанные с  бланками строгой  отчетности

Таблица 2

Первичный документ	Содержание операций	Корреспондирущие счета
		дебет	кредит
Накладная типографии, приходный ордер	Отражено получение  бланков билетов из типографии	006
Отчет кассира о проданных  билетах, бухгалтерская справка-расчет	Отражено списание бланков, использованных при продаже  билетов		006

 

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности. [21, стр. 218]

Кассир не может передоверить, кому бы то ни было выполнение своих  обязанностей. При необходимости  временной замены обязанности кассира  возлагаются на другого работника, с которым, заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта.

Кассир согласно законодательству о материальной ответственности  рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как  в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Поступление денежных средств  осуществляется: с расчетного счета  в банке (заработная плата, пособия, хозяйственные расходы и т.д.); с платежей наличными за реализованные  товарно-материальные ценности; возврат ранее выданных сумм.

В своей кассе организация  может иметь наличные деньги в  пределах лимита, установленного обслуживающим  банком по согласованию с руководителем  организации. Организации имеют  право хранить в кассе наличные деньги сверх лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – не свыше 5 дней), включая день получения денег в кассе. [21 стр. 219]

Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно по всем предприятиям имеющих кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе  предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по установленной форме. По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений.

Лимит остатка кассы  устанавливается на год, но может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета. [21, стр. 220]

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителем исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. При этом устанавливаются следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

-для предприятий, расположенных  в населенном пункте, где имеются  учреждения банков, - ежедневно в  день поступления наличных денег  в кассы предприятий;

-для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;

-для предприятий, расположенных  в населенном пункте, где нет  учреждений банков, а также находящихся  от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Прием наличных денег кассами предприятий  производится по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером  и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма  № КО-2), платежным ведомостям или  другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и  др.).  [21, стр. 221]

Расходные кассовые документы  подписываются главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме  того, обязательна и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему  его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается. [21, стр. 223]

Заработную плату, пособия  по временной нетрудоспособности, премии кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью). [21, стр. 224]

По истечении трех рабочих дней после получения  денег из учреждения банка для  оплаты труда, пособий, премий кассир в  платежной ведомости против фамилии  лиц, не получивших деньги, делает пометку  от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. [21, стр. 230]

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

Деньги по кассовым ордерам  принимаются и выдаются только в  день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы  не выдаются на руки лицам, вносящим или  получающим деньги.

При завершении операций кассир обязан подписать расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные – «Получено», расходные -  «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). [21, стр. 220]

Приходные и расходные  кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО – 3). По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие  должно иметь кассу и вести  кассовую книгу по установленной  форме.

Все поступления и  выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (форма № КО-4). В обязанность кассира входит ведение кассовой книги, которая пронумерована, прошнурована и опечатана гербовой печатью организации. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. [21, стр. 221]

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня  кассир подсчитывает в кассовой книге  итоги операций за день и выводит  остаток денег в кассе на следующий  день. А затем передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.