Розробка проекту інформатизації приватної установи «Відкриття магазину модного одягу для чоловіків та жінок «Осінь-Весна»»

Міністерство освіти і науки, молоді і спорту України

Одеський національний політехнічний університет

Інститут бізнесу, економіки  та інформаційних технологій

Кафедра економічної  кібернетики та інформаційних технологій

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни «Управління проектами інформатизації»

Тема: Розробка проекту  інформатизації приватної установи «Відкриття магазину модного одягу для чоловіків та жінок «Осінь-Весна»»

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                         Виконала :

                                                                                                          ст..гр.ОІ-092

                                                                                                         Шевченко А.І.

                                                                                                          Перевірила:

                                                                                                          к.е.н., доцент

                                                                                                         Погорецька В.Я.

 

 

 

Одеса 2012

Зміст

Вступ…………………………………………………………………………….…3

1.Загальна характеристика об’єкту та попередній аналіз факторів, які визначають необхідність удосконалення або розробки системи його інформатизації……………………………………………………………....…5

1.1.Загальна характеристика об’єкту  ……………………………………..5

1.2.Попередній аналіз факторів, які визначають необхідність  удосконалення або розробки системи  інформатизації магазину …………..7

2.Розробка концептуального бізнес-плану і визначення проблем, які потрібно вирішити…………………………………………………………....10

2.1. Загальні відомості про бізнес-план. Цілі, що намічені в бізнес-плані………………………………………………………………………...…10

2.2. SWOT-аналіз…………………………………………….……………11

2.3. Програма дій для реалізації  бізнес-плану…………………………..12

2.4. Очікувані фінансові результати………………………………..……12

2.5. Оцінка граничних значень  витрат з врахуванням ризику……...….13

2.6. Загальна оцінка перспектив проекту………………………………..13

3.Формування концепції життєвого циклу інформатизації…………….....15

3.1 Вибір альтернативного  проекту………………………………….15

3.2.Обґрунтування ідеї обраного  проекту……………………….…..17

4.Планування вартості проекту, аналіз і оптимізація загрузки ресурсів…………………………………………………………………..........21

4.1. Розробка робочої  програми проекту…………………………….21

4.2.Управління вартістю  проекту……………………………..……...23

5.Моніторинг виконання проекту………………………………………..… 26   

6 Оцінка ефективності  проекту…………………………………….............. 32 

7 Управління ризиками  проекту інформатизації………………...................36

8 План підготовки презентації  для участі у тендері за проект………...….42

Висновки………………………………………………………………….44

Список використаних джерел………………………………………..….47

Вступ

На думку класика менеджменту Пітера Друкера, «менеджмент» - найменш вивчений із основних інститутів нашого суспільства. В будь-якому випадку, основною функцією менеджмента є управління бізнесом, а основною метою – економічна ефективність цього бізнесу. Проектний підхід здебільшого забезпечує економічну ефективність бізнесу, а проекти є засобом стратегічного розвитку компанії. Управління проектами інформатизації – методологія організації, планування, керівництва, координації трудових та матеріальних ресурсів на протязі життєвого циклу проекту.

Принципова різниця  між проектом та функціональним бізнесом – націленість на результат. Як тільки буде досягнута поставлена мета або  стане зрозуміло, що вона недосяжна, проект припиняє своє існування.

Як правило, проект реалізується в рамках організації, організаційна структура якої впливає на успіх проекту. Розрізняють лінійно-функціональну, дивізійну, проектну та матричну організаційні структури. Саме матрична структура об’єднує в собі переваги функціональної та проектної структур та дозволяє досягати мети за рахунок раціонального розподілення ресурсів для досягнення мети кількох проектів.

Одну з головних ролей  грає Проектний менеджер (Керівник проекту) та його команда. Ще одним фактором успіху проекту є ефективне управління персоналом. Дуже часто на роль Керівника проекту обирають технічного спеціаліста, не звертаючи уваги на те, що в нього немає ніякого досвіду в управлінні. Нездатність відшукати гідних керівників, а часто і недооцінка такої необхідності – причина провалу багатьох проектів.

В західній практиці до складу команди Проектного менеджера входить  така роль, як «адміністратор проекту». Залучення цієї ролі дозволяє Керівнику  проекту займатися безпосередньо  управлінням. Тоді як адміністратор  виконує функцію, що покликана забезпечити доведення рішень керівника проекту до всіх учасників проекту.

У процесі планування важливо знати  досвід інших організацій з реалізації схожих проектів. Але як порівнювати  проекти, якщо кожен з них унікальний? Основними показниками, що дозволяють порівнювати проекти між собою, можуть бути:

1) його довжина;

2)обсяги, хід та темпи  робіт;

3)вартість, співвідношення  витрат і результатів, прибуток;

4)якість;

5)ризики;

6) конкурентоздатність,  важливість проекту.

Ще одним важливим моментом в  управлінні проектами інформатизації є особлива увага, що надається ризикам. Ризик – це невизначеність, яка може виникнути в процесі виконання проекту, і яка може призвести до негативних наслідків. Управління ризиками – комплекс заходів, що включає ідентифікацію, аналіз, зниження та моніторинг ризиків з метою зниження фактичних показників реалізації проекту від їх запланованих значень.

В даній курсовій роботі на прикладі проекту відкриття магазину модного  одягу для чоловіків та жінок та його інформатизації буде представлено процес створення та розвитку проекту, визначення його вартості, врахування впливу ризиків на проект.

 
 
 
 
 
 

 

1.Загальна характеристика  об’єкту та попередній аналіз факторів, які визначають необхідність удосконалення або розробки системи його інформатизації

1.1. Загальна характеристика  об’єкту 

Приватна установа «Магазин модного одягу для чоловіків  та жінок «Осінь-Весна»» (далі Магазин  одягу «Осінь-Весна») є приватним  торговим підприємством.

Мета проекту: розробка проекту відкриття магазину модного одягу та інформатизація даного об’єкту(впровадження в діяльність підприємства сучасних інформаційних технологій). Актуальність відкриття магазину модного одягу обумовлена тим, що на даний момент насичення регіональних ринків магазинами модного одягу значно менше потенційної ємкості цього ринку, і на даному ринку декілька років відзначається зростаючий попит, а пропозиція обмежена, як по асортименту, так і по ціні. Більшість підприємців-початківців вважають сферу торгівлі одягом простою. Безумовно, це не найскладніший різновид бізнесу, але й тут є свої підводні камені. Основною проблемою, яка встає на шляху бізнесменів, що вирішили відкрити свій перший магазин одягу, є високий рівень конкуренції, властивий даній сфері. Великі міста, як правило, вже мають установлений ринок одягу, крім того, не можна не враховувати й лідерів всеукраїнського ринку, конкурувати з якими набагато складніше. Найбільш активно на даний час розвиваються на ринку одягу мережі магазинів. Тому, вирішив відкрити власний магазин одягу, необхідно бути готовим до конкурентної боротьби не лише з окремими магазинами, але й з мережевими.

Існує два головних способи стати конкурентоспроможним гравцем на ринку модного одягу: встановити низькі ціни на продукцію і запропонувати товар, який буде відрізнятися від асортименту конкуруючих організацій. Варіант цінової конкуренції не підходить для молодого бізнесу, оскільки часто може покласти початок  банкротства магазину. Тому оптимальним варіантом буде розробка оригінальної концепції та пошук товарів, або зовсім відсутніх в аналогічних продавців, або представлених обмежено. Слід також враховувати, що торгівля одягом в більшій мірі залежить від модних тенденцій, тому необхідно пильно слідкувати за новітніми модними лініями. Здатність спрогнозувати попит та уміло розпоряджатися асортиментом – це складові частини успіху в даній галузі. 
В магазині «Осінь-Весна» будуть представлені декілька асортиментних груп: костюми, сукні, сорочки,спортивний, джинсовий одяг. Ринок одягу в м.Одеса насичений. В умовах жорсткої конкуренції магазин «Осінь-Весна» пропонує своїм клієнтам регулярне оновлення асортименту, систему накопичувальних знижок, можливість придбання товару з розстрочкою платежу (для постійних добросовісних покупців).

Магазин «Осінь-Весна» буде розташований в приміщенні торгового комплексу. Магазин «Осінь-Весна пропонує своїм клієнтам наступні послуги, які дозволяють виділити саме цей магазин серед багатьох конкурентів:

1) Можливість придбання товарів  з розстрочкою платежу, в кредит. Дана послуга широко використовується на ринках побутової техніки, меблів, але на ринку одягу є новинкою. Придбання товару в кредит дозволяє покупцю здійснювати покупки на більші суми, а також велике значення має довіра магазина до свого клієнта.

2) Система накопичувальних  знижок. При покупці від 1500 гривень, клієнт отримує  карту клієнта Silver Diskont зі знижкою 3 %. Далі по накопичувальній системі, при обсязі покупок на 2500 гривень видається карта Gold Diskont зі знижкою 6%, при обсязі покупок на 3800 гривень і більше – карта Platinum Diskont зі знижкою 9%. При придбанні товару в кредит система знижок не враховується.

Приміщення торгового  центру – двоповерхова будівля, виконана за всіма сучасними вимогами. Біля приміщення комплексу передбачене  спеціалізоване паркування для автомобілів. Магазин «Осінь-Весна» буде розташований на першому поверсі приміщення в центрі торгового залу з яскравою афішею, що дозволить швидко знайти магазин. Орендоване приміщення магазину має площу 200 м² .

 

1.2. Попередній аналіз  факторів, які визначають необхідність удосконалення або розробки системи інформатизації магазину

Автоматизація інформаційних потоків в межах установи відсутня, оскільки підприємство нове. Автоматизовані робочі місця управлінського персоналу у кількості 9 штук обладнано сучасною комп’ютерною та офісною технікою з доступом до мережі Internet: персональні комп’ютери, пристрій 3-в-1 (принтер, сканер, ксерокс), факс. Персонал установи володіє комп’ютерами на рівні користувачів програмного пакету Microsoft Office та мережі Internet (бухгалтер має навики роботи в режимі користувача програмних продуктів «1С: Бухгалтерія» та «Парус»), кваліфікованих спеціалістів в області інформаційних технологій в штатному розписі установи немає.

Тому постає ряд проблем, пов’язаних з ефективністю використання інформаційних технологій в управлінні приватною установою. Серед них:

• низький рівень використання наявних технічних засобів у діяльності магазину одягу «Осінь-Весна»;
• відсутність використання спеціального програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку, реєстру обсягу проданої продукції, управління ризиками діяльності тощо;
• збої в системі комунікацій адміністрації та робітників;
• відсутність засобів зв’язку з зовнішнім середовищем установи (партнери, споживачі);
• неефективна робота в напрямку залучення інвестицій.

Узагальнюючи  вище зазначене, можна сформувати основну  проблему в сфері інформатизації для магазину одягу «Осінь-Весна» – відсутність інформаційної системи. Тому стратегічної метою управління в цьому напрямку є створення повноцінної інформаційної системи на підприємстві.

Для її формування необхідно залучити трудові (в тому числі спеціалістів зі сторони) та матеріальні  ресурси, виділити кошти.

Потенційні користувачі  розроблюваної інформаційної системи  поділяються на внутрішніх ( менеджер магазину, бухгалтер, продавці, касири, власник магазину) та зовнішніх (інвестори, банківські установи, постачальники, податкові органи, цільові фонди, державна статистика, комісії та комітети, аудиторські контори, та населення, зацікавлене в діяльності магазину).

Основними задачами розроблюваної  інформаційної системи є:

• збір первинної інформації про діяльність установи в електронному вигляді: первинна бухгалтерська документація, облік товару, оперативний облік використання робочого часу;
• швидке розповсюдження настанов від керівництва та об’яв;
• автоматизація процесу складання фінансової звітності;
• зв'язок з зовнішніми користувачами інформації про магазин.

Виходячи з завдань  та функцій інформаційної системи  можна виділити фактори, які впливають на ефективність її використання за призначенням. А на їх основі сформувати критерії оцінки ефективності.

Ефективність інформаційної  системи оцінюється на основі критеріїв, об’єднаних у 3 групи (табл. 1.1):

• технічні (визначаються технічною компонентою інформаційної системи, залежать від технології зберігання та обробки даних);
• ергономічні (характеризують зручність роботи користувача програмно-апаратного комплексу);
• економічні (відображають вартість апаратних та програмних компонент, утримання системи та витрати на підготовку персоналу).