Компьютерные технологии интеллектуальной поддержки управленческих решений - системы поддержки принятия решений

 

 Если мы ставим перед собой  задачу уточнить данные, полученные  с помощью другого метода, или  если мы хотим уточнить разбиения,  мы можем не высчитывать циклы  для всех точек, а взять только  точки, которые приближены к  нашему решению, и найти циклы только для них. Это значительно упрощает вычисления, но при этом остается возможность определить оптимальную коалицию. В этом случае мы избавляемся от необходимости перебирать многие варианты, которые могут никогда не пригодиться в реальных случаях или будут очень невыгодны участникам, если они узнают о других возможных вариантах раздела [5].

 

 Для обработки большого потока  информации и для создания  системы, помогающей руководителю  отдела принимать обоснованные  решения, была разработана система  подачи, контроля и обработки заявок для отдела проектирования и эксплуатации подсистемы АБИС – библиотечного Интернет-комплекса крупной библиотеки с необходимым математическим инструментарием для решения задач, возникающих в случае необходимости принятия решений.

 

 Во время анализа была  собрана информация о стоящих  задачах и проблемах. Основной  проблемой функционирования отдела  было отсутствие документирования  поступающих заявок на обслуживание  как внутренними, так и внешними  пользователями. Для руководителя  отдела было выделено несколько областей – контроль работы отдела, контроль исполнения заявок и решение проблем выбора поставщиков услуг, оборудования и распределения ресурсов при коллективных заявках на них.

 

 В качестве среды разработки  было выбрано семейство программ 1С:Предприятие. Данное решение было обусловлено наличием готовой материально-технической базы для внедрения данной системы, а также возможностью работы с Интернет технологиями и использованием web интерфейсов.

 

 Информационная система состоит  из нескольких подсистем, использующих общее информационное пространство и имеющих возможность независимого функционирования.

 

 Данное разделение системы  было обусловлено необходимостью  построения модульной системы,  функционал которой можно изменять  и расширять без дополнительных затрат по реорганизации базы и не прерывая работу пользователей.

 

 Каждая подсистема обладает  своими интерфейсами и ограниченным  набором прав доступа. Некоторые  из них доступны исключительно  техническому отделу, некоторые  – всем пользователям.

 

 Информационная система «Заявки  на обслуживание». Данная система  используется для подачи пользователями  заявок, используя возможности web интерфейса или интерфейса 1С  Предприятия. Заявки формируются  автоматически, при указании требуемой  проблемы и заявителя. Система заявок на обслуживание связана с подсистемой формирования задач и подсистемой планирования ресурсов и оборудования. При ведении всех заявок в единой базе упрощается контроль руководителем отдела ресурсов сотрудников, исполняющих заявки. Также становится возможной переадресация заявок на конкретных сотрудников, планирование посещения различных заявителей, с целью оптимизировать работу и перемещения по территории. Для различного типа заявок существует система приоритетов, в соответствии с которой корректируется список первоочередных дел и второстепенных. Система планирования ресурсов и оборудования позволяет постоянно контролировать нахождение необходимых запасных частей, расходных материалов и нового оборудования на складе для оперативного решения возникающих проблем.

 

 Подсистема отчетности. Наличие  гибко настраиваемых отчетов  позволяет руководителю отдела  анализировать работу отдела  и конкретных сотрудников. Возможен также анализ наиболее типичных неисправностей и путей их решения, который необходим для принятия решений относительно закупки нового ПО, аппаратного обеспечения и т.д.

 

 Подсистема контроля неисправной  техники. Система контроля позволяет отслеживать процесс прохождения ремонта. В системе учитываются текущие ремонты, приблизительные и реальные сроки выполнения, стоимости ремонтов, условия гарантийного обслуживания и т.д. Наличие отдельной системы учета ремонтов позволяет избежать забытых вещей, нецелесообразного ремонта, использования вещей, стоимость владения которыми превышает стоимость аналогичной новой вещи.

 

 База основных средств организации.  Данная база существовала и  ранее, но ее заполнение велось  вручную, и информация в ней часто не обновлялась, что не являлось грамотным решением, особенно при частой замене комплектующих и миграции сотрудников по рабочим местам. В новой информационной системе заполнение базы основных средств было осуществлено с помощью бесплатно распространяемых программ сбора информации. Также база ОС была связанна с системой заявок на обслуживание и системой поддержки принятия решения, что позволяет всегда иметь актуальную информацию и помогает при решении возникающих задач.

 

 Система поддержки принятия решения. Система реализована с использованием метода анализа иерархий и метода конечной дискретизации элементов. Данная подсистема может существовать как в совокупности с единым информационным пространством системы обработки заявок, так и независимо от него. Система используется для поддержки принятия решения руководителем отдела. В качестве входных данных могут использоваться либо поступившие заявки на организацию общих ресурсов, либо система может действовать автономно, используя непосредственно вводимые данные. Также с помощью только результатов, полученных с использованием метода анализа иерархий, можно производить оценку выбора поставщиков по заданным критериям.

 

 Применение метода анализа  иерархий позволяет использовать  общую базу для выбора конкретного поставщика из представленных альтернатив в соответствии с заданными критериями [6].

 

Вывод: рассмотрев на конкретных примерах методами иерархий и конечной дискретизации  элементов действия системы поддержки  принятия решения, можно сказать  что структура подобной системы вполне работоспособна.

Глава 2. Средства workflow в рамках общей  концепции управления предприятием

 

 Трудности, возникающие при  решении задачи автоматизированной  поддержки управленческого труда,  связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

2.1. Модель автоматизации управленческих  процессов

 

 При всем подлинном многообразии  управленческой деятельности возможна некоторая ее классификация. Определяют следующие виды управленческой деятельности в зависимости от ее содержания: эвристическая; административная; операторная.

 

Эвристическая деятельность заключается  в формулировании новых идей, концепций, решений. В управлении она воплощается в разработке новых планов, технологий, форм организации труда. Процесс такой деятельности может быть разделен на две составляющие: аналитическую и конструктивную. Аналитическая составляющая подразумевает сбор, изучение и анализ необходимой для принятия решения информации. Конструктивная составляющая представляет собой подготовку, обсуждение и принятие управленческого решения. Деятельность такого вида практически не формализуется.

 

Административная деятельность - это непосредственное управление действиями и поведением производственной системы. Она заключается в организации коммуникаций между разными участниками процесса управления и в общем случае предполагает выдачу распоряжений и контроль их исполнения. Такая деятельность в большей или меньшей степени может быть формализована.

 

Операторная деятельность. Несмотря на то что управленческий труд - процесс  весьма творческий, некоторая его  часть рутинна и представляет собой набор стереотипных, повторяющихся  операций, необходимых для информационного обеспечения производственных процессов. В основном, это операции, связанные с документированием управленческой деятельности. Согласно российскому законодательству и здравому смыслу, деятельность предприятия должна быть задокументирована, т. е. на соответствующие административные, финансовые, коммерческие, производственные операции создаются официальные документы. Именно обработка документов составляет основное содержание операторного труда (имеется в виду оформление, регистрация документов, экспедиционная обработка поступающей корреспонденции). Операторная деятельность формализуется наиболее простым способом и легко поддается автоматизации.

 

 Исторически сложилось так,  что операторная деятельность  подвергалась автоматизации в первую очередь. Это связано с тем, что она просто формализуема. Операторная деятельность поддерживается разнообразными средствами автоматизации.

 

 В основном для автоматизации  операторного труда используются  системы, давно завоевавшие сердца  пользователей. Сегодня они предлагают богатый набор разнообразных функциональных возможностей, обеспечивающих обработку данных, представленных в электронной форме. К ним относятся разнообразные средства разработки документов (такие как текстовые и табличные процессоры, средства подготовки презентаций и т. п.), системы обработки транзакций (OLTP - On-line Transaction Processing), системы управления базами данных (СУБД), системы управления документами (EDMS - Electronic Document Management System).

 

 В качестве средств автоматизации административной деятельности используются разнообразные системы, обеспечивающие и координирующие совместную деятельность нескольких участников процесса управления. Такие системы появились на рынке программного обеспечения относительно недавно. Это так называемые системы groupware и workflow, а также средства работы с электронными формами. Основная концепция использования систем такого типа заключается в формировании единого информационного пространства предприятия, упрощении процесса обмена информацией, оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

 

 Наибольшие трудности возникают  при попытке автоматизировать  каким-либо образом эвристическую  деятельность. В наши дни корректнее говорить не об автоматизации деятельности такого рода, а об ее автоматизированной поддержке. К средствам, используемым в этих целях, можно отнести системы поддержки принятия решений (DSS - Decision Support System), экспертные системы (ЭС), системы анализа в реальном времени (OLAP - On-line Analytic Processing), информационные хранилища данных (Data Warehouse). Работа таких систем основывается на утверждении, что для принятия решения важнейшим фактором является наличие опыта действий в подобных ситуациях (личного и опыта других людей). Информацию об этом и предоставляют системы автоматизации эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователям возможность принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно .

 

Вывод: управленческая деятельность при разделении её на составляющие (эвристическая; административная; операторная) вполне вписывается в математическое представление программного обеспечения.

2.2. Системы workflow – понятия и  определения

 

Технология автоматизации деловых  процессов (workflow) - это современная технология компьютеризированной поддержки процессов управления предприятием (деловых процессов) в целом или какой-то их части. В определенном смысле она не является революционной, поскольку объединяет несколько сформировавшихся информационных технологий, таких как электронная почта, управление проектами, работа с базами данных, объектно-ориентированное программирование и CASE-технологии. Конкретные реализации технологии представляют собой программные системы автоматизации деловых процессов (системы workflow), каждая из которых основывается на некоторой комбинации перечисленных технологий. [7]

 

Система автоматизации деловых  процессов (система класса workflow) - программное  обеспечение, служащее для описания и обеспечения выполнения деловых  процессов предприятия. Наиболее известны системы зарубежных производителей: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.) и т. п. Достойное место среди них занимает отечественная разработка - WorkRoute (ВЕСТЬ АО).

 

 При всем разнообразии системы автоматизации деловых процессов имеют и нечто общее - все они направлены на решение проблем, возникающих из-за изолированности и фрагментированности информации, путем создания общего информационного пространства на предприятии. Собственно говоря, такие системы нельзя рассматривать как одиночные приложения. Их с уверенностью можно отнести к средствам интеграции деловых процессов предприятия.

2.3. Поддержка основных функций  управления средствами workflow

 

 Идеология систем автоматизации деловых процедур основывается на утверждении, что большинство деловых процессов в аппарате управления обладает следующими характеристиками:

 

 деловой процесс состоит  из конечного набора задач,  выполняемых предписанным образом; 

 

 в деловой процесс вовлечено множество людей с различной степенью ответственности;

 

 деловые процессы заключаются  в изучении, создании, обработке  и передаче информации в различных  представлениях, а не только в  форме документов;

 

 деловой процесс имеет некоторую  цель, возможно, не очевидную всем его участникам.

 

 Системы автоматизации деловых  процессов основываются на комплексном  подходе к решению задач управления. Это значит, что они в той  или иной мере поддерживают  реализацию всех основных функций  управления: планирования, организации, активизации, координирования и контроля..

 

 Система управления может  быть разделена на управляющую  и управляемую подсистемы. Управляющая  подсистема занимается выработкой  управленческих решений. Управляемая  подсистема является исполнителем  этих решений. Важный показатель эффективности взаимодействия управляющей и управляемой подсистем - обратная связь. Обратная связь - это информация о результатах управленческого воздействия. Управляющая подсистема получает ее от управляемой в виде разнообразных отчетов (документированных и устных). Такая информация помогает оценить полученные результаты и служит основой для выработки новых решений, корректирующих или развивающих предыдущие.

 

 Итак, средства автоматизации  управленческих процессов служат  интегрирующим средством при обеспечении взаимодействия управляющей и управляемой подсистемы, которое строится следующим образом.