Автоматизированная система учета кадров

Выходящим документом является информация для сторонних отделов, производственные приказы (среди них командировочные листы, перевод работников, увольнение).

Так как наша  автоматизированная система затрагивает непосредственно  учет движения кадров, то рассмотрим декомпозицию процесса «Обработка приказов по личному делу». На рисунке 4 представлена декомпозиция процесса.

 

 Рисунок 4 – Декомпозиция  процесса «Обработка приказов по личному делу»

Процесс «Обработка приказов по личному делу» декомпозируется на три подпроцесса: во-первых, «Ввод персональных данных», во-вторых, «Ручное формирование приказа», и наконец, «Печать и вывод приказа».

Рассмотрим процесс «Ввод персональных данных». Нормативными актами, регулирующими данный процесс являются должностные инструкции сотрудника и Федеральный закон Российской Федерации №153 и соответствующее нормативное положение об отделе кадров.

Входной информацией подпроцесса «Ввод персональных данных» является ранее обработанная информация.

Механизмом, управляющим  данным процессом является сотрудник  отдела кадров предприятия.

Выходящей информацией является введенная информация сотрудником отдела кадров предприятия.

Рассмотрим процесс «Ручное формирование приказа». Нормативными актами, регулирующими данный процесс являются должностные инструкции сотрудника и Федеральный закон Российской Федерации №153, положение об отделе кадров, а также устав данного предприятия.

Входной информацией является оформленные персональные данные сотрудника организации.

Механизмом, управляющим  данным процессом является сотрудник  отдела кадров предприятия.

Выходящей информацией являются оформленные приказы по личному делу (трудовой договор, приказ на увольнение, на отпуск, лист временной нетрудоспособности, перевод сотрудника) по соответствующему сотруднику предприятия.

Вместе с процессом  «Обработки приказа по личному делу»  необходимо рассмотреть и процесс  «Обработки производственных приказов», так как в купе они составляют весомую часть учета движения кадров.

Данные процессы по технике  выполнения очень похожи. В состав производственных приказов входят приказ на командировку, некоторые виды приказов на увольнение и, также, некоторые виды приказов не перевод сотрудника.

Далее рассмотрим процесс «Обработки производственных приказов». На рисунке 5 представлена его декомпозиция.

 

Рисунок 5 - Декомпозиция процесса «Обработка производственных приказов»

Процесс «Обработка производственных приказов» декомпозируется на три  подпроцесса: во-первых, «Ввод персональных данных», во-вторых, «Ручное формирование приказа», и наконец, «Печать и  вывод приказа».

Рассмотрим процесс «Ввод  персональных данных». Нормативными актами, регулирующими данный процесс являются должностные инструкции сотрудника и Федеральный закон Российской Федерации №153 и соответствующее  нормативное положение об отделе кадров.

Входной информацией подпроцесса  «Ввод персональных данных» является ранее обработанная информация.

Механизмом, управляющим  данным процессом является сотрудник  отдела кадров предприятия.

Выходящей информацией является введенная информация сотрудником  отдела кадров предприятия.

Рассмотрим процесс «Ручное  формирование приказа». Нормативными актами, регулирующими данный процесс  являются должностные инструкции сотрудника и Федеральный закон Российской Федерации №153, положение об отделе кадров, а также устав данного предприятия.

Входной информацией является оформленные персональные данные сотрудника организации.

Механизмом, управляющим  данным процессом является сотрудник  отдела кадров предприятия.

Выходящей информацией являются оформленные производственные приказы (трудовой договор, приказ на увольнение, на отпуск, лист временной нетрудоспособности, перевод сотрудника) по сотруднику предприятия.

Как видно из двух последних  рисунка декомпозиций процесса, сотруднику предприятия приходится в ручную проделывать одну и туже достаточно трудоемкую работу. Это занимает достаточно много сил и времени рабочего. Именно поэтому следует применить  систему автоматизации к данному  процессу. Ведь система автоматизации  удешевит данный процесс, упростит его, сделает работу сотрудника отдела кадров более эффективной, сократит вероятность  ошибки.

 

 

1.3 Модель автоматизированного бизнес-процесса учета движения кадров

Из рассмотренных выше действующих бизнес-процессов учета  движения кадров видно, что данные процесс  нуждается в изменении. В нашем  случае изменением является внедрение  в учет кадров автоматизированной системы  учета.

В таком случае необходимо рассмотреть модель автоматизированного  бизнес-процесса учета движения кадров. Или модель «как должно быть».

Модель «как должно быть»  интегрирует перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяет сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

На рисунке 6 представлено описание бизнес-процесса «Учет движения кадров»  в рассмотрении модели «как должно быть». Как видно из рисунка 6, сам  по себе процесс ничем не отличается от аналогичного существующего.

 

Рисунок 6 – Автоматизированный процесс учета движения кадров

Из рисунка 6 видно, что  основными нормативными документами  регулирующими учет движения кадров являются устав предприятия, должностные  инструкции сотрудника, положение об отделе кадров, Федеральный закон  Российской Федерации №153 о защите персональных данных.

Среди входящих документов следует рассмотреть трудовую книжку сотрудника, штатное расписание фирмы  и паспорт, заявления сотрудников  и персональную информацию.

Управляющими механизмами  данного процесса, естественно являются сотрудник одела кадров, директор.

И выходными документами  данного подразделения являются трудовой договор, личное дело, приказы  по личному составу, производственные приказы, информация, предоставляемая, в другие отделы организации.

На рисунке 7 представлена декомпозиция автоматизированного учета движения кадров предприятия.

 

Рисунок 7 – Декомпозиция автоматизированного процесса учета  движения кадров.

Автоматизированный процесс  учета движения кадров, в свою очередь, декомпозируется еще на два подпроцесса.

Рассмотрим подпроцесс «Прием документов и заявлений». Нормативными актами, влияющими на процесс приема документов и заявлений являются должностные инструкции, Федеральный Закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных, положение об отделе кадров.

Среди входящей информацией  в данный процесс выделим принятую сотрудником отдела кадров информацию от сотрудников КГАУ «Ульчское лесное хозяйство».

Механизмом, воздействующим на «Прием документов и заявлений» является непосредственно сотрудник  отдела кадров рассматриваемого нами предприятия.

Выходной информацией  данного подпроцесса является принятая информация от сотрудников организации.

Рассмотрим внедряемый нами подпроцесс «Работа с автоматизированной системой учета кадров». Нормативными актами, влияющими на данный процесс  работы с автоматизированной системой учета кадров являются должностные  инструкции, Федеральный Закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных, а также специальное нормативное  положение об отделе кадров.

Среди входящей информацией  в данный процесс выделим персональные данные, заявление, трудовая книжка, паспорт, штатное расписание КГАУ «Ульчское  лесное хозяйство».

Механизмом, воздействующим на «Прием документов и заявлений» является непосредственно сотрудник  отдела кадров рассматриваемого нами предприятия.

Выходной информацией  данного подпроцесса является личная карточка, производственные приказы, трудовой договор, приказы по личному составу, информация для сторонних отделов  рассматриваемой организации.

Среди производственных приказов имеются приказ на увольнение(при  определенных причинах), приказ на перемещение, а также приказ на командировку.

Среди приказов по личному  делу перечислим перемещение сотрудника, приказ на отпуск, приказ на увольнение, приказ на зачисление в штат, лист временной нетрудоспособности (больничный) сотрудника КГАУ.

Так как целью нашей работы является именно автоматизация процесса, то рассмотрим декомпозицию процесса «Работа  с автоматизировано системой учет кадров». Декомпозиция изображена на рисунке 8.

 

Рисунок 8 – Декомпозиция процесса «Работа с автоматизированной системой учет кадров»

Бизнес-процесс «Работа  с автоматизированной системой учет кадров» декомпозируется на два  подпроцесса: ввод данных в систему и анализ и формирование отчетов.

Рассмотрим процесс «Ввод  данных в систему». Нормативными актами, влияющими на данный процесс работы с автоматизированной системой учета кадров являются должностные инструкции, Федеральный Закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных, а также специальное нормативное положение об отделе кадров.

Среди входящей информацией  в данный процесс выделим принятую сотрудником отдела кадров информацию.

Механизмом, воздействующим на процесс «Ввод данных в систему» является непосредственно сотрудник отдела кадров рассматриваемого нами предприятия.

Выходной информацией  данного подпроцесса является введенные в систему сотрудником отдела кадров данные.

Рассмотрим процесс «Анализ  и формирование отчета». Нормативными актами, влияющими на данный процесс  работы с автоматизированной системой учета кадров являются должностные  инструкции, Федеральный Закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных, а также специальное нормативное  положение об отделе кадров.

Среди входящей информацией  в данный процесс выделим введенную  в систему сотрудником отдела кадров информацию.

Механизмом, воздействующим на процесс «Анализ и формирование отчетов» является система управления базами данных, которая зависит от среды разработки базы данных.

Выходной информацией  данного подпроцесса является личная карточка, производственные приказы, трудовой договор, приказы по личному составу, информация для сторонних отделов  рассматриваемой организации.

Как уже говорилось выше, среди производственных приказов имеются  приказ на увольнение (при определенных причинах), приказ на перемещение (также  при определенных условиях), а также  приказ на командировку.

Среди приказов по личному  делу перечислим перемещение сотрудника, приказ на отпуск, приказ на увольнение, приказ на зачисление в штат, лист временной  нетрудоспособности (больничный) сотрудника КГАУ.

Как видно из схем декомпозиций бизнес-процессов, количество ручных операций уменьшилось в двое, что и являлось целью разработки и внедрения  автоматизированной системы учета движения кадров предприятия.

Модель процессов «как будет» показывает эффективность внедряемой автоматизированной системы.

Модель «как должно быть»  интегрирует перспективные предложения  руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков, информационных разработчиков и позволяет сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

Переход от модели «как есть»  и «как должно быть» в нашем  случае осуществляется путем совершенствования  технологий путем на основе оценки их эффективности.

Будет задействован легкий реинжиниринг, то есть критериями  оценки   являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников.

 

 

 

 

 

 

 

2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ  ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА  КАДРОВ

2.1 Информационно-логическая  модель системы учета кадров

Предложенная ранее автоматизированная система учета кадров реализована по технологии создания баз данных и использование систему управления базами данных.

В последнее время базы данных стали неотъемлемой частью практически  всех компьютерных систем - от отрасли  до отдельного предприятия. За последние  несколько лет вырос уровень  потребительских качеств систем управления базами данных: разнообразие поддерживаемых функций, удобный для  пользователя интерфейс, сопряжение с  программными продуктами, в частности  с другими системами управления базами данных, возможности для работы в сети и так далее. Система управления базами данных позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.