Автоматизированная система учета кадров

Для того чтобы грамотно реализовать поставленную задачу в  базу данных необходимо представить  информационно-логическую модель данных системы. Из выше сказанного определим  процесс деятельности отдела кадров. Построим информационно-логическую модель данных процесса «Учет движения кадров». В Приложении А представлена информационно-логическая модель процесса «Учет движения кадров» предприятия КГАУ «Ульчское лесное хозяйство».

Целью инфологического проектирования есть создание структурированной информационной модели, для которой будет разрабатываться  база данных. При проектировании на инфологическом уровне создается информационно-логическая модель, которая должна отвечать таким требованиям:

а) обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных;

б) корректность схемы БД, то есть адекватное отображение моделированной программного обеспечения.

Мы видим, что предложенная информационно-логическая модель данных состоит из десяти основных таблиц и трех дополнительных справочников, связи представлены в виде один к одному (большинство связей), и один ко многим.

Каждая таблица была построена  на основе утвержденных нормативными актами документов, их внутренних реквизитов.

В основу сущности «Трудовой договор» положен разработанный руководством фирмы и сотрудником отдела кадров на основе нормативных актов трудовой договор компании, представленный в Приложении Б.

В основу сущности «Увольнение» положен разработанный руководством фирмы и сотрудником отдела кадров на основе нормативных актов приказ на увольнение конкретного сотрудника компании, представленный в Приложении В.

В основу сущности «Табель  рабочего времени» положен разработанный  государственными органами на основе нормативных актов табель учета  рабочего времени конкретного сотрудника компании, Приложение Г.

В основу сущности «Больничный» положен разработанный государственными органами на основе нормативных актов  больничный лист нового образца  амбулаторного  (стационарного) больного. Приложить данный лист в приложение не представляется возможным, так как в целях безопасности в прямом и обще доступном распространении бланка данного листа не существует.

В основу сущности «Командировка» лег бланк командировочного листа, разработанный государственными органами на основе соответствующих нормативных  актов.

На основе рассмотренной  информационно-логической модели можно  сделать вывод о выборе среды  разработки базы данных, а соответственно системы управления базами данных, которая будет являться оптимальной.

Выбор разработчиков пал  на программное средство MS Access, так как это функционально полная реляционная система управления базами данных. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то MS Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к данному программному средству.

Система управления базами данных предоставляет разработчику возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. Система управления базами данных также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. Система управления базами данных  включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в  MS Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все упростят возможности, предоставляемые MS Access.

В системе управления базами данных MS Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных.

MS Access автоматически отслеживает целостность связей при добавлении и удалении записей и изменении значений ключевых полей, если между таблицами в схеме данных установлена связь с параметрами обеспечения целостности. При действиях, нарушающих целостность связей таблиц, выводится сообщение. MS Access не позволяет установить параметр целостности для связи таблиц, в том случае если ранее введенные в таблицы данные не отвечают требованиям целостности системы управления базами данных.

Как видно из характеристик, данная система является простой  в обращении для обычного не компетентного  в  сфере баз данных пользователя. Разработчику, же система облегчает  процесс разработки базы данных в  виду множественных автоматических систем  контроля.

 

 

 

2.2 Физическая модель данных

Каждая из перечисленных в предыдущем пункте сущностей информационно логической модели обладает своими атрибутами, некоторые из них повторяются, являясь ключевыми полями. Далее физическую модель данных.

Физическая модель данных описывает данные средствами конкретной системы управления базам данных.  Отношения, разработанные на стадии формирования логической модели данных, преобразуются в таблицы, атрибуты становятся столбцами таблиц, для ключевых атрибутов создаются уникальные индексы, домены преображаются в типы данных, принятые в конкретной системе управления базами данных.

Рассмотрим сущность «Больничный». В таблице 1 представлена сущность «Больничный».

  Таблица 1 – Сущность «Больничный»

Имя поля	Тип данных
Номер больничного*	Текстовой
Табельный номер	Текстовой
Страховой стаж	Числовой
Период болезни	Числовой
Средний заработок	Денежный
Среднедневной заработок	Денежный

 

Рассмотрим сущность «Сотрудник». Данная сущность необходима для хранения личных данных о сотруднике и для  организации связи между двумя  другими сущностями. Ключевой атрибут сущности «Сотрудник» Табельный номер. Данная сущность содержит также такие данные как фамилия, имя, отчество сотрудника, пол дата рождения, индивидуальный номер налогоплательщика, данные паспорта, должность, стаж работы, дата рождения, семейное положение, адрес прописки и так далее. В таблице 2 представлена сущность «Сотрудник» с первичным ключом.

Таблица 2 – Сущность «Сотрудник»

Имя поля	Тип данных
Табельный номер*	Текстовый
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Пол	Текстовый
Должность	Текстовый
Данные паспорта	Текстовой
Стаж работы	Числовой
ИНН	Текстовой
СНИЛС	Текстовой
Дата рождения	Дата
Семейное положение	Текстовой
Состав семьи	Числовой
Адрес прописки	Текстовой
Фактический адрес	Текстовой
Телефон	Текстовой

 

Рассмотрим сущность «Трудовой  договор». Данная сущность необходима для хранения данных трудового договора, с оговоренной в нем оплате. Ключевой атрибут сущности «Трудовой договор»  Номер договора. В таблице 3 представлена сущность «Трудовой договор».

  Таблица 3 – Сущность «Трудовой договор»

Имя поля	Тип данных
Номер договора*	Текстовой
Наименование фирмы	Текстовой
Дата составления	Дата
Дата подписания	Дата
Табельный номер	Текстовой
Оклад	Денежный
Северный коэффициент	Денежный
Надбавка за совмещение	Денежный
Доплата за условия труда	Денежный

 

Рассмотрим сущность «Повышение». Данная сущность необходима для хранения данных о повышении сотрудников(как горизонтальное, так и вертикальное) как о временном, так и о постоянном. Ключевой атрибут сущности «Повышение» Номер перевода. В таблице 4 представлена непосредственно сущность «Повышение».

   Таблица 4 –Сущность  «Повышение».

Имя поля	Тип данных
Номер перевода*	Текстовой
Табельный номер	Текстовой
Вид перевода	Текстовой
Прежняя должность	Текстовой
Новая должность	Текстовой
Основание перевода	Текстовой

 

Рассмотрим сущность «Увольнение». Данная сущность необходима для хранения данных об уволенных согласно приказам сотрудниках. Ключевой атрибут сущности «Увольнение» является Номер документа. В таблице 5 представлена непосредственно сущность «Увольнение».

   Таблица 5 – Сущность  «Увольнение»

Имя поля	Тип данных
Номер документа*	Текстовой
Дата составления	Дата
Дата увольнения	Дата
Табельный номер	Текстовой
Основание	Текстовой
Оплата	Денежный

 

Рассмотрим сущность «Табель  рабочего времени». Данная сущность необходима для хранения данных обо всех отработанных днях и днях пропущенных сотрудником (по болезни, отпуск, командировка и  так далее). Ключевой атрибут сущности «Табель рабочего времени» является Номер сотрудника. В таблице 6 представлена непосредственно сущность «Табель рабочего времени».

Сущность «Табель рабочего времени» содержит такие атрибуты как  табельный номер сотрудника, количество отработанных дней, количество дней фактически, количество выходных, количество дней в отпуске, количество дней на больничном, количество дней в командировке.

Таблица 6 – Сущность «Табель  рабочего времени».

 

Имя поля	Тип данных
Номер сотрудника*	Текстовой
Табельный номер	Текстовой
Количество отработанных дней	Числовой
Количество дней фактически	Числовой
Количество выходных	Числовой
Количество дней в отпуске	Числовой
Количество дней на больничном	Числовой
Количество дней в командировке	Числовой

 

Рассмотрим сущность «Командировка». Данная сущность необходима для хранения данных обо всех командировочных сотрудниках. Ключевой атрибут сущности «Командировка» является Номер командировочного. В таблице 7 представлена непосредственно сущность «Командировка».

 Таблица 7 – Сущность  «Командировка»

Имя поля	Тип данных
Номер командировочного*	Текстовой
Табельный номер	Текстовой
Место назначения	Текстовой
Срок	Числовой
Цель	Текстовой
За счет средств	Текстовой
Сумма средств	Денежный

 

Следующей рассмотрим такой  элемент базы данных, как сущность «Отпуск». Данная сущность необходима для хранения данных обо всех сотрудниках  имеющих приказ об уходе в отпуск с указанием сроков дополнительного  и основного отпуска, а также  с указанием общего количества дней и оплаты. Ключевой атрибут сущности «Отпуск» является Номер отпускного. В таблице 8 представлена непосредственно сущность «Отпуск» с относящимися к ней атрибутами.