Автоматизация учета продаж в ООО «Интеллект, Техника, Строительство» (ИТС)

 

Для автоматизации системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации в ООО «ИТС», на наш взгляд, наиболее оптимальным вариантом можно считать комплекс «Аккорд 1.95». На текущий момент времени подобные системы в компании не используются.

Состав используемых в ООО «ИТС» программных и аппаратных средств оформим в виде таблицы (таблица 1.13).

 

Таблица 1.13

Состав используемых в ООО «ИТС» программных и аппаратных средств защиты информации

 

Антивирусные  и антишпионские средства	Проактивная защита от внешних угроз и защита внешнего периметра	Защита от сетевых  угроз	Защита от инсайдерских угроз и защита информационных ресурсов
Antiviral Toolkit Pro	Корпоративные продукты Safe’n’Sec	Outpost Security Suite/Firewall 7.0.4 (3403.520.1244)	Online Security Audit
Doctor WEB	Программное средство DeviceLock	BestCrypt	Steganos Security Suite 2007
Aidstest
Integrity Anti-Spyware

 

Нормативная документация ООО «ИТС» в области информационной безопасности состоит из:

• политики информационной безопасности и защиты информации;
• процедуры управления информационной безопасности и защиты информации;
• процедуры управления записями информационной безопасности и защиты информации;
• процедуры проведения внутренних аудитов информационной безопасности и защиты информации;
• процедуры управления корректирующими действиями;
• процедуры предупреждающих действий;
• процедуры управления инцидентами информационной безопасности и защиты информации;
• процедуры мониторинга эффективности информационной безопасности и защиты информации;
• процедуры анализа функционирования информационной безопасности и защиты информации руководством Компании;
• положения о ролевой структуре информационной безопасности и защиты информации.

Руководители отделов компании ведут ежедневный мониторинг своих подчиненных, it-отдел контролирует права доступа к корпоративной информации на файловый сервер, производит мониторинг электронной почты сотрудников, контролирует интернет канал путем закрытия доступа к социальным сетям и личной почте.

К сожалению, наиболее опасным  каналом по-прежнему остаются мобильные  накопители, компания старается ограничить сотрудников от копирования информации и передачу ее между собой и третьим лицам на мобильных накопителях.

Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник  несет ответственность за нарушение  внутренней ИБ. К нарушителю применяются одна или несколько санкций:

1. Выговор;
2. Строгий выговор;
3. Штраф;
4. Принудительно-«добровольное» увольнение из компании;
5. Увольнение из компании согласно статьи и с заведением личного уголовного дела.

 

Структура программно-аппаратного  комплекса сетевой защиты ООО «ИТС» представлена на рис. 1.9.

Рис. 1.9. Структура программно-аппаратного комплекса сетевой защиты

Общие и конкретные обязанности  по управлению ИБ ООО «ИТС» представлены в таблице 1.14.

Таблица 1.14

Общие и конкретные обязанности  по управлению ИБ

Обязанность	Исполнитель
Организует выполнение работ по комплексной защите информации в  ООО «ИТС», обеспечивая эффективное  применение всех имеющихся организационных  и инженерно-технических мер в  целях защиты информации ограниченного  распространения или конфиденциальной информации	Руководитель отдела ИТ
Участвует в разработке политики информационной безопасности и определении перспектив развития технических средств контроля, организует разработку и внедрение  новых программно-аппаратных средств  защиты от несанкционированного доступа к сведениям ограниченного распространения или конфиденциальной информации	Руководитель отдела ИТ
Разрабатывает и реализует мероприятия  по обеспечению защиты информации в  ИС предприятия, осуществляет аудит  безопасности	Руководитель отдела ИТ, инженер отдела ИТ
Обеспечивает безопасность персональных данных при их обработке в ИС предприятия	Инженер отдела ИТ, системный администратор  предприятия
Участвует в расследовании нарушений  установленной политики информационной безопасности ООО «ИТС» в пределах своей компетенции, разрабатывает предложения по устранению недостатков и предупреждению подобного рода нарушений	Руководитель отдела ИТ

 

Продолжение таблицы 1.14

Обязанность	Исполнитель
Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой уполномоченных работников по режиму и защите информации, участвует в организации их учебы и обеспечивает соответствующими методическими пособиями	Руководитель отдела ИТ
Проводит анализ условий эксплуатации основных и вспомогательных технических средств и готовит предложения по устранению выявленных недостатков и принятию дополнительных мер защиты	Инженер отдела ИТ
Организует работу по созданию и  развитию комплексной системы обеспечения  информационной безопасности	Руководитель отдела ИТ
Вносит руководству предприятия  предложения об оборудовании вычислительной техники сертифицированными средствами защиты информации	Руководитель отдела ИТ
Обеспечивает информационную безопасность посредством выявления и автоматического  блокирования атак на информационные ресурсы, блокирования работы приложений, нарушивших политику безопасности, блокирования рабочих станций работников с целью прекращения доступа к сетевым, информационным ресурсам на серверах и рабочих станциях пользователей в случаях нарушения ими требований политики безопасности, а также при их увольнении	Системный администратор предприятия
Разрабатывает технические задания  и технические требования на технические  средства и системы защиты информации	Инженер отдела ИТ, системный администратор предприятия

1.3. Анализ существующих  разработок и выбор стратегии  автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1. Анализ существующих  разработок для автоматизации  задачи

 

Основные задачи, которые  должны решать автоматизированные системы учета продаж:

- учет и анализ полноты и стабильности ассортимента;

- обеспечение предоставления покупателю возможности выбора в любой из предоставленных товарных групп;

- повышение оборачиваемости товарных запасов;

- снижение количества низколиквидных товаров;

- влияние на лояльность покупателей – создание дисконтных схем, рекомендации системы по выбору дисконтной схемы и анализ эффективности ее введения;

- защита от злоупотреблений и воровства персонала;

- оперативный и адекватный анализ деятельности предприятия;

- предоставление дополнительных услуг.

Автоматизация учета  продаж приводит к более быстрому и качественному обслуживанию покупателей, что увеличивает товарооборот.

Информационное обеспечение  системы учета продаж обычно включает:

• информационный фонд (базу данных);
• источники формирования информационного фонда, потоки и способы поступления данных;
• методы накопления, хранения, обновления и поиска данных, образующих информационный фонд;
• методы, принципы и правила циркуляции данных в системе;
• методы обеспечения достоверности данных на всех этапах их сбора и обработки;
• методы информационного анализа и синтеза;
• способы однозначного формализованного описания экономических данных.

Технологический процесс  обработки информации с использованием ЭВМ включает в себя следующие операции:

- прием и комплектовка первичных документов (проверка полноты и качества их заполнения, комплектовки и т.д.);

- подготовка МН и контроль;

- ввод данных в ЭВМ;

- контроль, результаты которого выдаются на ПУ, терминал. Различают визуальный и программный контроль, позволяющий отслеживать информацию на полноту ввода, нарушение структуры исходных данных, ошибки кодирования. При обнаружении ошибки производится исправление вводимых данных, корректировка и их повторный ввод;

- запись входной информации в исходные массивы;

- сортировка (если в этом есть необходимость);

- обработка данных;

- контроль и выдача результатной информации.

Для проведения анализа  существующих разработок автоматизации  задачи учета продаж были выбраны 3 программных продукта:

- «CRM Лайт»;

- «1С: Комплексная автоматизация 8»;

- «Мои продажи 2.0».

«CRM Лайт» - онлайн-сервис для ведения клиентской базы и автоматизации продаж. С помощью «CRM Лайт» можно видеть информацию по всем клиентам и продажам в одном интерфейсе, настроить процессы обработки заказов, анализировать всю статистику по воронке продаж.

Таким образом, «CRM Лайт» позволяет:

- автоматизировать процесс продаж;

- вести учет клиентов;

- контролировать ход всех сделок;

- видеть воронку продаж;

- оценивать эффективность отдела продаж.

Прикладное решение «1С: Комплексная автоматизация 8» позволяет автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления на предприятиях, которые ведут оптовую, розничную, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), осуществляют прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

Программа обеспечивает решение следующих задач:

- планирование продаж  и закупок; 

- управление поставками  и запасами;

- управление взаиморасчетами  с контрагентами.

Функционал управления заказами позволяет оптимальным образом размещать заказы покупателей и отражать их в планах подразделений в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ). При регистрации заказа необходимые товары будут автоматически зарезервированы на складах предприятия, а при отсутствии нужного количества товаров - может быть сформирован заказ поставщику.

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как  с автоматизированными, так и  не автоматизированными торговыми точками. Автоматизировано отражение возвратов товаров (от покупателя, поставщику). Ведется учет возвратной многооборотной тары как особого вида товарно-материальных ценностей.

«Мои продажи 2.0» - бесплатная программа с открытым исходным кодом для учета продаж и товаров. Предназначена для розничных торговых точек, которые работают по упрощенной системе.

Возможности программного продукта:

- создание нескольких пользователей с настраиваемыми привилегиями;

- возможность просмотра  продаж on-line на любой из торговых точек сети;

- просмотр и печать списка продаж за любой день;

- просмотр статистики за любой период, по отделам, по продавцам;

- гибкая работа с товаром: древовидный каталог товаров с неограниченным уровнем вложенности, приходы, списания товаров, просмотр и распечатка остатков товара для более удобной инвентаризации;

- поиск по товарам, продажам, сделанным расходам;

- возможность расширять возможности программы путем добавления плагинов.

Сравнение функциональных возможностей автоматизированных систем учета продаж представлено в таблице 1.15.

 

Таблица 1.15

Таблица сравнения функциональных возможностей автоматизированных систем учета продаж

Функциональные  возможности системы	Наименование  системы
	«CRM Лайт»	«1С: Комплексная  автоматизация 8»	«Мои продажи 2.0»
Специальные возможности
Календарное планирование, контроль и управление продажами  предприятия	-	+	-
Календарное планирование поступления денежных средств от продаж	-	+	-
Оперативная отчетность	+	+	+
Формирование счета-фактуры	+	+	-
Формирование плана  поступления денежных средств от продаж	-	+	-
Контроль исполнения плана поступления денежных средств	-	+	-
Учет и регистрация  поступающих заявок	+	+	+

 

Продолжение таблицы 1.15

Функциональные		Наименование  системы
Согласование и утверждение заявок на платежи		+	+	+
Формирование договора с компанией		+	+	-
Регистрация документов		+	+	-
Отчеты по продажам		+	+	+
Общие возможности (%)
Удобство интерфейса	90		70	80
Гибкость	50		80	30
Практичность	50		100	25
Безопасность	80		90	60
Стоимость программы, руб.	2500		22000	Бесплатно

 

Вывод: на сегодняшний  день наиболее эффективным программным  продуктом для целей автоматизации  учета продаж является «1С: Комплексная автоматизация 8», позволяющая как осуществлять планирование продаж компании, так и проводить комплексный анализ продаж, формировать отчетные документы, заявки и договора.

Планируемая разработка предполагает следующие основные функциональные возможности:

- учет и анализ продаж  ООО «ИТС»:

- поддержание необходимого  компании уровня безопасности информации;

- удобный интерфейс;

- возможность формирования  необходимых документов и отчетности.

Планируемая разработка предполагает функционирование в ООО  «ИТС» и предназначена специально для целей компании.

Преимущества разработки автоматизированной системы учета продаж ООО «ИТС» для компании:

- снижение длительности процесса продаж;

- уменьшение складских запасов: снижение вложений в активы, снижение затрат на перемещение материалов, повышение уровня обслуживания;

- оптимальное использование производственных ресурсов: снижение потерь рабочего времени, минимизация переналадок, повышение коэффициента готовности оборудования;

- повышение качества продукции: снижение брака, снижение нарушений графиков доставок продукции, предотвращение снижения объема продаж;