Автоматизация учета продаж в ООО «Интеллект, Техника, Строительство» (ИТС)

 

 

 

 

Таблица 2.3

Перечень справочников

Наименование	Система и состав справочников
Справочник «Заявка  на осуществление строительно-монтажных  работ»	– № заявки; – ФИО клиента; – паспортные данные клиента; – наименование строительно-монтажных  работ; – ФИО сотрудника, проводившего оформление заявки; – ФИО сотрудника финансового  отдела, которому передана заявка для  оформления договора.
Справочник «Строительно-монтажные работы»	- код; - наименование строительно-монтажной  работы; - сотрудники, осуществляющие  определенные работы; - цена работ; - количество договоров  за последний год; - примечание.
Справочник «Клиенты компании»	- ID; - ФИО; - паспортные данные; - место жительства; - номер телефона для  связи; - оказанные услуги  за последний год; - примечание.
Справочник «Договор на осуществление строительно-монтажных работ»	– № договора; – ФИО клиента; – паспортные данные клиента; – наименование строительно-монтажных  работ; - общая стоимость строительно-монтажных  работ; – ФИО сотрудника финансового  отдела, проводившего оформление договора.

 

 

Продолжение таблицы 2.3

Наименование	Система и состав справочников
Справочник «Продажи»	- ID; - наименование проданного  товара (услуги); - общая стоимость (по  договору); - отметка об оплате; - примечание.

 

Характеристика справочников представлена в таблице 2.4.

Таблица 2.4

Характеристика справочников

Наименование	Ответственный за ведение	Средний объём  справочника в записях	Средняя частота актуализации	Средний объем  актуализации
Справочник «Заявка  на осуществление строительно-монтажных  работ»	Руководитель сметно-договорного  отдела	6	раз в день	80%
Справочник «Строительно-монтажные работы»	Главный инженер	6	раз в месяц	20%
Справочник «Клиенты компании»	Руководитель сметно-договорного  отдела	7	раз в неделю	40%

 

 

Продолжение таблицы 2.4

Наименование	Ответственный за ведение	Средний объём  справочника в записях	Средняя частота  актуализации	Средний объем  актуализации
Справочник «Договор на осуществление строительно-монтажных работ»	Руководитель финансового  отдела	6	раз в день	80%
Справочник «Продажи»	Руководитель финансового  отдела	5	раз в день	80%

2.2.3. Характеристика результатной  информации

 

Главной результатной информацией  автоматизированной системы учета продаж ООО «ИТС» является отчет о продажах.

Общий отчет отдела продаж аккумулирует основные данные, связанные с продажами компании за отчетный период. Именно этот документ еженедельно дает возможность коммерческому директору делать выводы о текущей работе компании.

Персональный отчет  о продажах менеджера по работе с  клиентами позволяет самым простым способом определить, насколько эффективной была работа того или иного менеджера по продажам. При этом во внимание принимается не только объем продаж, но и количество привлеченных и потерянных клиентов, средняя стоимость и рентабельность сделок. Чем подробнее будет информация, тем объективнее оценка. Персональный отчет менеджера по продажам также дает возможность увидеть сильные и слабые стороны каждого менеджера и корректировать его работу в нужном направлении.

Отчет о продажах по категориям товаров - чтобы узнать, какие товары приносят высокую прибыль, а от каких лучше отказаться, необходим подробный отчет о продажах по категориям товаров. Анализ данного отчета позволит выделить наиболее выгодные и убыточные продукты и на основании этого поменять ассортимент, ценовую политику и количество товара к реализации.

Отчет о продажах по отдельным  торговым точкам - отчет о продажах по магазинам, торговым площадкам, филиалам имеет большое значение для компаний с развитой торговой сетью. На основании такого отчета можно сделать выводы о рентабельности каждой точки и скорректировать работу.

Отчет о продажах по рекламным площадкам - рекламируя товар или услугу, всегда нужно понимать, какая отдача будет от использования того или иного рекламного канала. Отчет о продажах по рекламным площадкам позволит узнать, сколько стоит привлечение одного клиента на каждой из них, и сделать соответствующие выводы.

Отчет о продажах автоматизированной системы учета продаж ООО «ИТС» включает:

- № продажи;

- ФИО клиента;

- наименование проданного  товара (услуги);

- полученная прибыль;

- ФИО кассира, проводившего  счет-фактуру;

- ФИО сотрудника сметно-договорного отдела, осуществлявшего оформление заявки;

- ФИО сотрудника финансового  отдела, осуществлявшего оформление  договора.

Итоговый отчет о  продажах за период включает:

- № отчета;

- ФИО ответственного  лица;

- сумма полученной  прибыли;

- сумма затрат.

2.3. Программное обеспечение задачи

2.3.1. Общие положения  (дерево функций и сценарий  диалога)

 

Согласно дереву функций (рис. 2.3) автоматизированной системы учета продаж ООО «ИТС» основными функциями системы являются:

- ведение справочников;

- ввод данных;

- редактирование данных;

- расчет основных показателей  продаж;

- регистрация документов;

- ввод текстов документов  и поддержка функций работы  с файлами;

- контроль продаж;

- навигация и поиск  документов;

- отчетность по документообороту.

Дополнительные функции  системы:

- проверка имени пользователя и пароля;

- управление окнами;

- помощь;

- настройки;

- работа с данными.

Взаимодействие пользователя с программой можно представить в виде схемы диалога (рис. 2.4).

 

 

Рис. 2.3. Дерево функций автоматизированной системы учета продаж ООО «ИТС»

 

 

2.3.2. Характеристика базы  данных

 

Структура записей справочников базы данных представлена в таблицах 2.5-2.9.

 

Таблица 2.5

Структура записей справочника  «Заявка на осуществление строительно-монтажных работ»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
№ заявки	Nomer	число	2	Ключевое поле
ФИО клиента	FIO_kl	строка	50
Паспортные данные клиента	Pasport	строка	200
Наименование строительно-монтажных  работ	SMR	строка	50
ФИО сотрудника, проводившего оформление заявки	FIO_z	строка	50
ФИО сотрудника финансового  отдела, которому передана заявка для  оформления договора	FIO_d	строка	50

 

 

 

 

 

Таблица 2.6

Структура записей справочника  «Строительно-монтажные работы»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код	Kod	число	2	Ключевое поле
Наименование строительно-монтажной  работы	SMR	строка	50
Сотрудники, осуществляющие определенные работы	Sotr	строка	240
Цена работ	Cen	денежный	10
Количество договоров  за последний год	Kol_dog	число	6
Примечание	Prim	строка	50

 

Таблица 2.7

Структура записей справочника  «Клиенты компании»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
ID	ID	число	2	Ключевое поле
ФИО	FIO	строка	50
Паспортные данные	Passport	строка	200
Место жительства	Address	строка	200
Номер телефона для связи	Tel	число	11
Оказанные услуги	Usl	строка	240

Продолжение таблицы 2.7

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
за последний год
Примечание	Prim	строка	50

 

Таблица 2.8

Структура записей справочника  «Договор на осуществление строительно-монтажных работ»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
№ договора	Nomer	число	6	Ключевое поле
ФИО клиента	FIO_kl	строка	50
Паспортные данные клиента	Passport	строка	240
Наименование строительно-монтажных работ	SMR	строка	50
Общая стоимость строительно-монтажных  работ	Stoim	денежный	10
ФИО сотрудника финансового  отдела, проводившего оформление договора	FIO_d	строка	50

 

 

 

Таблица 2.9

Структура записей справочника  «Продажи»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
ID	ID	число	2	Ключевое поле
Наименование проданного товара (услуги)	Naim	строка	200
Общая стоимость (по договору)	Stoim	денежный	10
Отметка об оплате	Otm	строка	3
Примечание	Prim	строка	50

 

         ER-диаграмма базы данных представлена на рис. 2.5.

Рис. 2.5. ER-диаграмма базы данных автоматизированной системы учета продаж ООО «ИТС»