Автоматизация учета продаж в ООО «Интеллект, Техника, Строительство» (ИТС)

- повышение качества обслуживания: снижение сроков поставок, обеспечение соответствия между запасами готовой продукции и клиентским спросом, своевременность поставок, интенсификация общения с клиентами;

- более эффективное управление продажами: оперативность и точность расчета планируемых продаж, возможность оперативного анализа продаж, возможность анализа причин отклонений от плана, определение наиболее рентабельных видов продукции;

- оптимальная организация хранения и перемещения материалов: повышение эффективности при одновременном снижении трудоемкости, повышение качества обслуживания, более точный и оперативный контроль;

- оперативный учет и управление продажами: доступность точной и своевременной финансовой информации о продажах, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками и потребителями;

- усиление контроля над сохранностью материальных и денежных ресурсов предприятия;

- сокращение сроков подготовки отчетности;

- сокращение сроков обмена информацией для территориально удаленных подразделений;

- удешевление человеческих ресурсов, участвующих в процессе продаж, за счет возможности привлечения менее квалифицированных специалистов либо за счет сокращения их количества.

1.3.2. Выбор и обоснование  стратегии автоматизации задачи

 

В последнее время  все большее число организаций, предприятий, фирм предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а  если необходимо, добавлять к ним  свое программное обеспечение, так  как разработка собственных ИС и  ИТ связана с высокими затратами  и риском. Эта тенденция привела к тому, что поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на рынок. Как правило, разрабатывается и предлагается теперь базовая система, которая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать сроки внедрения систем и технологий, наиболее эффективно их использовать, повысить квалификацию персонала [9].

Выбор стратегии автоматизации  задачи проведем из 4-ех возможных вариантов:

1. Полная автоматизация  - высшая ступень автоматизации, которая предусматривает передачу всех функций управления и контроля комплексно-автоматизированным производством автоматическим системам управления. Она проводится тогда, когда автоматизируемое производство рентабельно, устойчиво, его режимы практически неизменны, а возможные отклонения заранее могут быть учтены, а также в условиях недоступных или опасных для жизни и здоровья человека.

2. Хаотичная автоматизация - автоматизация не связанных между собой операций, выполняемых как одним, так и несколькими сотрудниками, что приводит к наличию неавтоматизированных участков процессов.

3. Автоматизация по участкам - процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку [2].

4. Автоматизация по направлениям - автоматизация отдельных направлений деятельности предприятия. Обязательное участие всех организационных звеньев, связанных с автоматизируемым направлением.

При этом были выделены следующие этапы автоматизации учета продаж:

1. Анализ и оптимизация  процессов функционирования подразделений  предприятия.

На основании результатов  этого анализа строится модель, наглядно представляющая реальное положение  дел процесса учета продаж в ООО «ИТС». Далее существующие информационные потоки оптимизируются и корректируются в соответствии с целями, которых необходимо достичь, исключаются дублирующие функции, определяются узкие места. Результатом такой работы становится модель «как должно быть».

Цель этапа: изучение процесса учета продаж на предприятии, построение модели «как должно быть».

2. Выявление перечня процессов, требующих автоматизации и компьютеризации, и определение приоритетности.

Необходимо принять  решение, какие из участков будут автоматизироваться в первую очередь (какие модули внедрять первыми). Результатом этапа является утвержденное решение о перечне участков автоматизации и их приоритетности.

Цель этапа: выделение  необходимых элементов автоматизации  в бизнес-процессах организации.

3. Разработка проекта автоматизации (системного проекта).

Данный этап является первой фазой разработки собственно системы автоматизации (а именно, фазой анализа требований к системе).

На этом этапе определяются:

- функции системы, внешние условия ее функционирования;

- интерфейсы и распределение функций между человеком и системой;

- требования к программным и информационным компонентам системы, характеристики компонент системы, их интерфейсы;

- состав людей и работ, имеющих отношение к системе;

- ограничения в процессе разработки (директивные сроки завершения отдельных этапов, имеющиеся ресурсы, организационные процедуры и мероприятия, обеспечивающие защиту информации).

Цель этапа: разработка проекта автоматизации, выделение функций системы, требований к системе, этапов разработки, определение ответственных за разработку лиц.

4. Разработка предложений по автоматизации задачи.

Этап разработки предложений  по автоматизации предусматривает  проведение аудита существующих сетей  и имеющегося оборудования. После оценки сетей выбирается несколько программных комплексов под цели предприятия. При этом учитывается состояние уже имеющихся сетей и оборудования, оценивается степень необходимости модернизации для каждого варианта внедрения. Далее составляются спецификации на оборудование и ПО, определяется окончательная стоимость вариантов решений, оценивается примерная продолжительность работ по внедрению. Также на данном этапе выбирается один из вариантов внедрения с учетом материальных, трудовых и временных затрат.

Цель этапа: проведение аудита программно-аппаратных средств  предприятия, конкретизации автоматизации задачи.

5. Разработка технического проекта

На данном этапе на основе системного проекта и принятых решений по автоматизации осуществляется проектирование программной части системы.

Этап разделяется на два подэтапа:

- проектирование архитектуры системы, включающее разработку структуры и интерфейсов ее компонент, согласование функций и технических требований к компонентам, определение информационных потоков между основными компонентами, связей между ними и внешними объектами;

- детальное проектирование, включающее разработку спецификаций каждой компоненты, разработку требований к тестам и плана интеграции компонент, а также построение моделей иерархии программных модулей и межмодульных взаимодействий и проектирование внутренней структуры модулей.

Цель этапа: разработка технического проекта автоматизации процесса учета продаж в ООО «ИТС»

6. Разработка программного обеспечения.

Этап включает:

- программирование модулей;

- тестирование и отладку;

- подготовку технологических инструкций по эксплуатации системы.

Цель этапа: разработка автоматизированной системы учета  продаж для ООО «ИТС»

7. Развертывание программного обеспечения (установка, настройка, ввод начальных данных).

На данном этапе производится поставка базовой версии системы  и установка на программно-аппаратные средства. На этом этапе производится конвертация и импорт из других систем ранее накопленных данных. Настройка системы осуществляется в соответствии с техническим проектом.

Цель этапа: внедрение  автоматизированной системы учета  продаж на предприятии.

8. Опытная эксплуатация, разработка регламентов работы с новым ПО.

Во время опытной  эксплуатации ведется учет параллельно по старой схеме и в новой системе. Если система на данном этапе даст сбой, по каким бы то ни было причинам, то останется возможность не останавливать работу предприятия, сохранить данные за счет старой системы. К концу этапа старая система демонтируется и осуществляется полный переход на новую систему. Также необходимо к моменту окончания опытной эксплуатации откорректировать (разработать новые) регламенты работы предприятия с учетом внедряемой системы.

Цель этапа: определение  положительных и отрицательных  сторон работы автоматизированной системы учета продаж, доработка системы в соответствие с требованиями предприятия.

9. Промышленная эксплуатация, сопровождение (обслуживание).

Этап предполагает самостоятельную  работу персонала предприятия по эксплуатации системы.

Цель этапа: контроль за работой автоматизированной системы учета продаж, своевременное устранение неполадок в работе системы.

Для автоматизации учета  продаж в ООО «ИТС» была выбрана  стратегия автоматизации – автоматизация  по направлениям в связи с тем, что на предприятии предполагается автоматизации одного процесса – процесса учета продаж.

1.3.3. Выбор и обоснование  способа приобретения ИС для  автоматизации задачи

 

Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и формализации решения  о необходимости ИС до момента  пока ИС не будет внедрена на предприятия.

Возможные способы приобретения ИС для автоматизации учета продаж в ООО «ИТС», их преимущества и недостатки представлены в таблице 1.16.

 

Таблица 1.16

Способы приобретения ИС для автоматизации учета продаж в ООО «ИТС»

Наименование  способа приобретения	Преимущества	Недостатки
Разработка (самостоятельно, либо силами другой компании)	- возможность разработки  АИС для конкретных локальных  целей предприятия; - отсутствие функциональных, информационных и др. ограничений,  присущих готовым АИС; - повышение степени  совместимости с уже использующимися системами на	- большие затраты ресурсов; - сложность в определении  пользователем своих потребностей; - необходимость в планировании  и контроле над разработкой; - отсутствие необходимой  квалификации у сотрудников в

 

Продолжение таблицы 1.16

Наименование  способа приобретения	Преимущества	Недостатки
	предприятии	большинстве компаний
Покупка готового решения, его адаптация  и настройка под специфику  предприятия	- минимальные задержки и затраты  до внедрения ИС; - возможность выбора пакета (модулей), наиболее соответствующего требованиям организации; - наличие возможности наглядно  оценить функциональные возможности  готового продукта; - наличие соответствующего полного  пакета документации	- наличие вероятности того, что  разработчик прекратит свое существование или обслуживание ИС; - выбор и оценка готовых решений  требуют использования дополнительных  ресурсов; - ограниченные возможности для  решения проблем
Покупка ядра информационной системы  и её модификация	- уменьшается использование ресурсов  организации по сравнению с самостоятельной разработкой; - преодолеваются функциональные  ограничения - сочетаются выгоды двух других  подходов	- возникают трудности при модификации,  что порождает новые ошибки  и проблемы контроля; - усложняется процесс ведения  документации по внесенным изменениям; - возможен отказ со стороны  разработчика в обслуживании  модифицированных решений
Прототипирование – это подход к разработке системы, при котором	лучшее определение потребностей пользователей, большая	большой расход времени пользователей, прототип не охватывает всех

Продолжение таблицы 1.16

Наименование  способа приобретения	Преимущества	Недостатки
создается упрощенная действующая  модель, или прототип	вовлеченность пользователей  в разработку, обнаружение ошибок при экспериментах, простота внесения изменений, меньшая стоимость	свойств разрабатываемой  системы, повышенные ожидания пользователей  и возможные разочарования

 

Вывод: для цели автоматизации  процесса учета продаж в ООО «ИТС»  предполагается самостоятельная разработка системы. Разработка системы позволит учесть все нужды ООО «ИТС» в учете, прогнозировании и анализе продаж.

1.4. Обоснование проектных  решений

1.4.1. Обоснование проектных  решений по информационному обеспечению

 

Методика разработки информационной модели предполагает моделирование:

• взаимосвязей входных, промежуточных и результатных информационных потоков и функций предметной области (структурно-функциональной диаграмма или диаграмма потоков данных). В описании информационной модели необходимо объяснить, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов;
• данных информационной базы (диаграмму «сущность-связь» - инфологической модели и диаграмму взаимосвязей файлов - даталогической модели), необходимых для функционирования информационной системы, возможно выполненную на основе уже разработанной структурно-функциональной диаграммы или диаграммы потоков данных.

Состав и содержание входных документов:

1. Заявка на осуществление  строительно-монтажных работ:

– № заявки;

– ФИО клиента;

– паспортные данные клиента;

– наименование строительно-монтажных  работ;

– ФИО сотрудника, проводившего оформление заявки;

– ФИО сотрудника финансового  отдела, которому передана заявка для оформления договора.

2. Справочник «Строительно-монтажные  работы»

- код;

- наименование строительно-монтажной  работы;

- сотрудники, осуществляющие  определенные работы;

- цена работ;

- количество договоров  за последний год;

- примечание.

3. Справочник «Клиенты  компании»

- ID;

- ФИО;

- паспортные данные;

- место жительства;

- номер телефона для  связи;

- оказанные услуги  за последний год;

- примечание.

4. Договор на осуществление  строительно-монтажных работ:

– № договора;

– ФИО клиента;