Учет продаж

Содержание:

 

Приложения…………………………………………………………………...…………32 
Введение

 

Экономика многих предприятий российской промышленности часто заходит в тупик и  нередко не может найти пути выхода из него, так как существует ряд  основных вопросов, с которыми общество сталкивается постоянно: эффективность, конкуренция, безработица, качество жизни. Применение ИС – это один из путей решения таких проблем, т.к. информационные технологии радикально меняют и технологический и экономический процесс.

Мы живём  в 21 веке, что само за себя говорит  о необходимости автоматизации многих рутинных процессов, на которые тратится слишком много рабочего времени и тем самым об упрощении работы N-го числа трудящихся. Рабочий на предприятии затрачивает драгоценные минуты на переключение машины на те или иные процессы, но ведь за него всё это может делать автоматизированная система, в то время как он будет выполнять лишь операторскую деятельность, то есть наблюдение за правильностью выполнения. Все эти и многие прочие размышления стали предпосылками к созданию автоматизированных информационных систем.

На рынке  существует немало систем автоматизации  работы оптового склада. Эти системы  различаются между собой как  по функциональности, так и по совокупной стоимости владения.

В данной курсовой работе была рассмотрена оптовая  торговля, а именно учет продаж в оптовой торговле, для которой впоследствии и спроектирована информационная система.

Торговля является важнейшей отраслью хозяйственной  деятельности. В сфере розничной  торговли заканчивается процесс  обращения товаров, и они переходят  в сферу личного потребления. Розничная торговля - реализация товаров непосредственно населению для личного потребления. В сфере оптовой торговли происходит перераспределение крупных товарных и финансовых потоков. Здесь находят свое применение целые отрасли экономических знаний, таких как логистика, в более полной мере раскрывается финансовый менеджмент.

Целью курсовой работы является изучение порядка и  особенностей учета товаров и  основных операций в организациях оптовой  торговли, а также проведение анализа  системы бухгалтерского учета на исследуемом предприятии. И исходя из полученных данных проектирование информационной системы учета продаж предприятия.

Также целью  данной курсовой работы является расширение систематизации знаний о методах  моделирования информационных систем, а также получение первичных навыков моделирования. Данная работа позволяет приблизиться на шаг к внедрению информационных технологий в современные производственные процессы и быть с ними уже на «ты».

Целью АИС является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции

Сотрудники  предприятия более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетных операций обработки информации, связанных с учетом поступления материальных ценностей, списания их в производство, выпуска и отгрузки готовой продукции. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает.

Массовые , повторяющиеся  операции по ведению оперативного учета  относятся к числу задач, поддающихся  формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления производственным процессом требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, готовую продукцию (постоянная информация), должны обеспечить автоматизацию оперативного учета отгрузки продукции.

Каждая отгрузка готовой продукции сопровождается оформлением накладной и  счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура и накладная составляются в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю.

В целом данная работа состоит из: введения, четырех  глав, заключения, списка используемой литературы.

В первой главе  курсовой работы раскрыты основные принципы учета реализации товаров, чтобы  решить комплекс бухгалтерских задач, которые ставит перед собой фирма. Для того, чтобы правильно сделать  бухгалтерские записи и определить финансовый результат деятельности предприятия, необходимо определиться в оценке товаров, которая фиксируется в учетной политике фирмы, разработанной исходя из специфики работы предприятия.

В трех последних  разделах описывается разработанная  информационная система, структура базы данных и важнейшие алгоритмы.

 

 

1.Этапы проектирования АИС учета продаж.

1.1Краткий обзор бухгалтерского  учета продаж в торговле

 

Для правильного  руководства деятельностью торгового  предприятия необходимо располагать  полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением бухгалтерского учета на предприятии.

Основным объектом бухгалтерского учета в торговле являются товары, поэтому бухгалтерия  организации торговли обязана обеспечить полный учет поступающих товаров и своевременное отражение в учете операций, связанных с их выбытием.

Начальным этапом бухгалтерского учета является сплошное документирование всех хозяйственных  операций путем составления определенных материальных носителей первичной учетной информации.

Для документирования операций могут применяться типовые  межведомственные формы, а также  формы, самостоятельно разработанные  применительно к соответствующим  типовым, содержащим обязательные реквизиты  и обеспечивающие достоверность отражения в учете совершенным операциям.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

• наименование документа (форма);
• дата составления;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи и их расшифровки.

Порядок и сроки  как приема, так и реализации товаров  по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления обусловлены действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплектности.

Учет реализации товаров невозможно правильно организовать без надлежащего учета товаров в местах их хранения. Учет товара на складе оптового предприятия ведет материально ответственное лицо. Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары) на основании соответствующих приходных и расходных документов. Порядок учета товара на оптовом складе может быть различен в зависимости от способа хранения товара и от различных факторов. В любом случае товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком. Удобнее всего, когда метод хранения совпадает с аналитикой в бухгалтерском учете.

В торговой организации  реализация товаров оформляется  товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки  грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной или коносаментом).

В накладной  указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма отпущенного товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшим и принявшим товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

При реализации товара первичные документы выписывает сама организация, при получении  – поставщик (продавец) товаров.

Материально ответственные  лица складов на основании приходных  и расходных документов делают записи в карточках складского учета, составляют товарные отчеты и сопроводительные реестры сдачи документов. Форма  отчетности зависит от специализации оптового предприятия, ассортимента товаров, объема документооборота и организации аналитического учета товаров в бухгалтерии и способа хранения. После этого первичные документы вместе с соответствующими реестрами и отчетами сдаются в бухгалтерию.

Реализация  товаров требует учета выбытия  данных ценностей в количественном и стоимостном выражениях по направлениям их выбытия, видам ценностей, а также  характеру их дальнейшей реализации. Учет отпуска товаров со склада ведется  в ведомости отгрузки и реализации товаров.

Планирование  обеспечения товарами является необходимым  условием хозяйственной деятельности торгового предприятия. Для обеспечения ритмичной работы, широкого выбора товаров и наиболее полного удовлетворения спроса покупателей должны быть определены товарные запасы.

 

1.2 Описание информационной системы “Учет продаж”

 

Информационная  система “Учет продаж” предназначена  для автоматизации процессов  учета продаж в торговых предприятиях.

Система позволяет  решать ряд следующих основных задач:

1. Учет товаров на складах;
2. Прием заявок от покупателей;
3. Учет оплат;
4. Формирование отчетов:

· по резервам;

· по продажам.

Информационная  система реализуется на платформе MS Access, основной особенностью которой  является возможность создания кнопочных  форм. Сперва для начала работы в систему необходимо внести данные по следующим справочникам:

1. Товар;
2. Сотрудники;
3. Клиенты;
4. Услуги;

После заполнения справочников, система при оформлении заказа автоматически предлагает подставить данные из заполненных ранее справочников. Реализована возможность автоматического заполнения сумм для того, чтобы оператор не высчитывал суммы на калькуляторе или еще каким-нибудь другим более рутинным способом . Система автоматически вносит записанные изменения в базу данных. Существует возможность вести учет остатков по складу за счет обновления данных при оформлении заказа. Не стоит забывать и о возможности формирования ведомости оплаты труда, что позволяет простым способом распечатать уже готовую ведомость для кассира.

Присутствует  также довольно объемная поисковая система, позволяющая осуществлять поиск сотрудников, покупателей, товара и оформленных заказов по различным параметрам, таким как фамилия, номер и др.

Реализована возможность  ведения статистики спроса на ту или  иную продукцию, что позволяет регулировать рынок под динамично меняющуюся обстановку, то есть регулировать предложение.

Вот собственно и все  основные возможности данной системы, более подробно ознакомиться с которыми можно в разделе «Инструкция  пользователя».

Разрабатываемая информационная система построена на базе данных реляционного типа. В основе реляционной модели лежат следующие понятия: таблица,  первичные и внешние ключи. Информация представляется в таблиц, каждая из которых состоит из строк и столбцов, и имеет уникальное имя внутри базы данных.

В нашем случае имеется четыре таблицы: «журнал продаж», «клиенты», «продукция», «регистрация продажи», «торговые дома».

В таблице «журнал продаж» будут отражены следующие столбцы - «№п/п», «дата», «код клиента», «код продукции», «код ТД», «количество», «сумма», «сумма скидки», «полученная прибыль».

Рисунок1- Журнал  продаж

В таблице «Клиенты» будет указана информация о покупателях и здесь указаны следующие поля: «Код клиента», «Наименование», «Адрес», «скидка», «Телефон», «Примечания».

 

 

 

 

Рисунок 2-Клиенты

Так же в информационной системе  имеется таблица «продукция» в которой имеется информация о наличие товара, поэтому здесь указаны следующие поля: «Код продукции», «Наименование», «Ед. измерения», «себестоимость», « %_наценки», «цена», «прибыль».

 

Рисунок3- Продукция

Из таблицы «Регистрация продажи» мы можем узнать когда был продан тот или иной товар и в каком количестве поэтому здесь имеются следующие поля «дата», «клиент», «продукция», «ТД», «количество», «сумма», «сумма скидки», «полученная прибыль».

Рисунок4-Регистрация  продажи.

После создания таблиц связываем  их в единую схему данных, используя  средства Microsoft Access. Для этого следует  определить связи между таблицами  автоматизированной информационной системы  «Учет продаж» которые создаются в схеме данных

 

Рисунок 5-Схема данных

 

1.3 Функциональные  возможности программы MS Access при  составлении АИС “Учет продаж”

Для того чтобы  сотрудники фирмы эффективно работали с большим информационным потоком, база данных должна отвечать следующим требованиям: