Учет продаж

1. хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;
2. простота обращений пользователей к БД;
3. возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;
4. поиск информации по различным группам признаков;
5. возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

MS Access в настоящее  время является одной из самых  популярных среди настольных  программных систем управления  базами данных. Среди причин такой  популярности следует отметить:

1. высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;
2. глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;
3. богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого распространенная MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft. В процессе разработки данного продукта на рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) cтали Ассеss 2.0, Ассеss 7.6 (он впервые был включен в состав программного комплекта MS Office 95). Позже появились версии Ассеss 97 (в составе NS Office 97)  и Ассеss 2000 (в составе МS Office 2000).

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для  начинающих пользователей, являются мастера — специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся информация, относящаяся  к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

Средствами Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных функция связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и т.п.).

Чтобы проектируемая  АРМ была эффективной необходимо соблюдение следующих принципов  создания системы:

1. Системность
2. Гибкость
3. Устойчивость
4. Эффективность

Согласно принципу системности, АРМ  следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к  возможным перестройкам,  благодаря  модульности  построения  всех  подсистем  и стандартизации их элементов.

1.4. Технические  средства, используемые для работы  системы

 

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями  выбора технических средств являются:

• надежность функционирования системы;

• функциональная полнота системы;

• быстродействие;

• минимизация  затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и  основные характеристики ПЭВМ, предназначенной  для решения рассматриваемого комплекса экономических задач приведены в таблице 1.1.

Табл.1.1- Технические  характеристики

Описание  характеристики	Характеристики
Конфигурация  системного блока
Материнская плата
Процессор	Pentium III
Кэш-память	256 Kb
Оперативная память	256 Mb
Емкость НЖМД	20 Gb
CD-ROM привод	50х
НГМД	1.44 Mb
Монитор
Размер	15’
Безопасность	ТСО-95-99
Мультимедиа	Нет
Принтер
Тип	Лазерный
Формат	А4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Инструкция пользователя

 

Для открытия Microsoft Access необходимо двойным нажатием левой кнопкой мыши открыть приложения Microsoft Access.

На главной кнопочной форме отображено три кнопки: «регистрация продаж в базе данных», «просмотр и редактирование информации о продукции» и «создание отчетов» (см. рис. 6)

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 6-Главная кнопочная форма

После нажатии кнопки                             откроется форма с помощью  которой можно:

1. Просмотреть информацию о клиенте, узнать количество товара, вычислить сумму, вычислить скидку, отобразить суммы и т.д.

 

 

 

Рисунок 7-Регистрация продаж в журнале.

Так же в главной кнопочной форме у нас имеется кнопка просмотра и редактирования информации о продукции и кнопка создания отчетов.

 После нажатия на кнопку  откроется форма с помощью которой можно: найти тот или иной товар, поставщика и заказчика.

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 8 – просмотр и редактирование информации

При нажатии на кнопку откроется форма «Создание отчетов» с помощью которой можно просмотреть отчеты в автоматическом режиме за месяц и за год. (смотрите рис. 9)

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 9 – Отчеты.

 

   3. Экономический расчет стоимости и эффективности от внедрения автоматизированной информационной системы

 

Эффективность - одно из наиболее общих экономических  понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

К основным показателям  экономической эффективности относятся: экономический эффект, коэффициент  экономической эффективности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект - результат внедрения, какого - либо мероприятия, в нашем случае контроля за выполнением и финансированием  договоров и контрактов, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Так, для организаций, использующих программные изделия, основными источниками экономии являются:

• улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в 
  результате использования программного изделия;
• повышение технического уровня, качества и объёмов вычислительных 
  работ;
• увеличение объёмов и сокращение сроков переработки информации;
• повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, 
  средств подготовки и передачи информации;
• уменьшение численности персонала, занятого обработкой исходных 
  данных, переработкой и получением необходимой информации;
• снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент экономической  эффективности капитальных вложений показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства или эксплуатации программного изделия, на один рубль капитальных единовременных вложений.

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) -показатель эффективности использования  капиталовложений - представляет собой период времени, в течение которого произведённые затраты на программные изделия окупаются полученным эффектом.

Предварительный экономический эффект рассчитывается до выполнения разработки на основе данных технических предложений и прогноза использования. Предварительный эффект является элементом технике - экономического обоснования разработки программного изделия и используется при планировании разработки и внедрения программного изделия.

Потенциальный экономический эффект рассчитывается по окончании разработки на основе достигнутых технике - экономических характеристик и прогнозных данных о максимальных объёмах использования программного изделия. Потенциальный эффект используется при оценки деятельности организаций - разработчиков программного изделия.

Выбор и обоснование методики расчёта  экономической эффективности.

В данном разделе  изложена методика и специфика расчёта  экономической эффективности проекта, а также указаны все необходимые  для выводов показатели и формулы  для расчётов.

В основе описания экономической эффективности лежит сопоставление существующего и внедряемого технологических процессов (базового и проектного вариантов), анализ затрат, необходимых для выполнения всех операций технологического процесса. Под существующим технологическим процессом подразумевается та методика получения оперативных данных из действующей системы, которая использовалась бы при составлении отчёта, если бы не существовало автоматизированного решения задачи.

Сопоставление   базового   и   проектного   вариантов   производится   на основании расчёта экономических показателей

 

Табл.3.1-Савокупный расчет затрат на специальное оборудование

Показатель	ЭВМ	Принтер
1.Стоимость, р.	20000	4000
2.Нармотивный срок  службы, ч	2*200*7=2800	2*200*2=800
3.Амортизационные отчисления, р./ч	20000/2800=7,14	4000/800=5
4.Мощность, кВт	0,8	0,4
5.Цена электроэнергии, р./ч	0,8*1,75=1,4	0,4*1,75=0,7
6.Стоимость обслуживания, р./ч	0	0
7.Среднее время работы, ч	3,6	1,2
8.Амортизация, р.	3,6*7,14=25,70	1,2*5=6
9.Затраты на электроэнергию, р.	3,6*1,4=0,84	1,2*0,7=0,84
10.Затраты на обслуживание, р.	3,6*0=0	1,2*0=0
11.Общие затраты, р.	25,704+0,84+0=26,54	6+0,84+0=6,84

 

 

 

Табл.3.2-Расчет стоимости применения специального оборудования

Наименование	Сумма, р.
1.ЭВМ	25000+26,54=25026,54
2.Принтер	4000+6,84=4006,84
Итого	25026,54+4006,84=29033,38

 

 

 

Табл.3.3-Калькуляция статей затрат на разработку АИС

Наименование  статей затрат	Сумма, р.
1. Дополнительные материалы  (диски, бумага и т. д.), р.	4600
2.Специапльное оборудование и затраты на ЭВМ, р.	29033,38
3.Интелектуальный труд, р.	7000
4.Сметная стоимость,  р.	35633,38
5.Прибыль, р.	3563,33
6.Договорная цена, р.	35633,38+3563,33=39196,71
7. Договорная цена  с учетом НДС	39196,71*0,2+39196,71=47036,05

 

 

 

 

Табл.3.4-Технико-экономические показатели разработки ПП

Показатель	Значения показателя
Договорная цена ПП, р.	39196,71
Договорная цена ПП с  учетом НДС, р.	47036,05
Прибыль, р.	3563,33
Продажная цена (1 копии  ПП), р.	12993,91

 

4.Вопросы обеспечения  доступа к информации в системе

 

Microsoft усовершенствовал  систему безопасности! На самом  деле все это только слова.  За основу была взята система  безопасности от NT 4.0, но с некоторыми  добавлениями, которые упрощают  управление безопасностью  администратору и программистам.

 Во-первых, это  наследственная безопасность. В  NT 4.0 любой объект, например  файл, во время своего создания наследует  все параметры безопасности например  той директории, где он находится.  Но при изменении каких-либо свойств директории, дочерний объект не наследует все признаки директории, что очень неудобно. Наследственная же безопасность позволяет указывать параметры наследственности. Итак,  если мы изменяем параметры «родителя», то вместе с тем мы можем указать, что же должен наследовать его дочерний объект (должен ли он наследовать все признаки или не должен). И теперь при изменении свойств безопасности директории, файл тоже наследует все ее признаки, если вы того действительно желаете.