Автоматизация учета продаж в ООО «Интеллект, Техника, Строительство» (ИТС)

Рис. 1.3. Программная архитектура ООО «ИТС»

В ООО «ИТС» с целью автоматизации управления и электронного документооборота функционирует система DocsVision.

Система автоматизации управления и электронного документооборота DocsVision полностью основана на современной платформе Microsoft. Она построена по трехуровневой архитектуре - клиент с полнофункциональным пользовательским Windows-интерфейсом, .NET сервер приложений, сервер БД на базе Microsoft SQL Server.

В основу платформы положены наиболее современные технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых и удобных в использовании  решений:

- многоуровневая модель приложений;

- полная WEB-интеграция решений на базе DocsVision;

- возможность доступа ко всем функциям системы с помощью сети Internet;

- использование технологий Microsoft.NET;

- использование WEB-сервисов и технологии SOAP в качестве основы построения системы;

- полная XML совместимость всех компонентов системы.

Доступ к серверу  приложений осуществляется как из внутренней сети предприятия, так и из сети Интернет.

В состав базовых компонентов  системы входят необходимые элементы, обеспечивающие инфраструктуру решения:

- универсальный клиент DocsVision навигатор;

- средства администрирования системы;

- подсистема обеспечения защиты информации;

- сервер маршрутизации документов и заданий;

- стандартный удаленный клиент, интегрированный в Microsoft Outlook;

- базовый набор бизнес объектов, позволяющих разворачивать в организации архив документов, создавать системы управления делопроизводством и маршрутизации документов.

Рис. 1.4. Техническая архитектура ИС ООО «ИТС»

Характеристики персональных компьютеров ООО «ИТС»:

1. Центральный процессор: Intel(R)Core(TM) 2Duo CPU E7300 2,66 GHz:

• 2-ядерный процессор, Socket LGA775;
• частота 2667 МГц;
• объем кэша L2: 3072 Кб;
• ядро Wolfdale;
• техпроцесс 45 нм.

2. Оперативная память: 3,00 ГБ.

3. Видеокарта: Radeon HD 6570, 512 Мб.

4. ОС: Windows 7 Professional - операционная система семейства Windows NT, следующая за Windows Vista. В линейке Windows NT система носит номер версии 6.1 (Windows 2000 — 5.0, Windows XP — 5.1, Windows Server

Таблица 1.2

Основные компоненты технической архитектуры

№ п/п	Наименование  компонента	Технические характеристики
1	Серверная комната
1.1	патч-панель PPW-12-8P8C-C5e-FR	24 порта Сила тока: 1.5 А максимум Напряжение: 150 В  Контактное сопротивление: 20 мOм  Сопротивление изоляции: 500 МОм  Напряжение диэлектрика: 1000 В переменный ток RMS, 60 Гц/1 мин
1.2	маршрутизатор Nortel VPN Router 5000	Память 512 Мбайт памяти – стандарт 1,5 Мбайт памяти – максимум Процессор Два процессора Intel Xeon 2,2 ГГц Слоты расширения Пять слотов расширения PCI Максимальная скорость обработки данных по технологии 3DES 375 Мбит/с (450 Мбит/c для AES) Стандартное оборудование 1 порт 10/100BaseT Ethernet 1 порт 10/100/1000BaseT Ethernet (GigE) Порт управления/консоли (DB-9) Стандартное программное  обеспечение Операционная система Nortel VPN Router с 5000 VPN-туннелями и IP-маршрутизацией Опциональные интерфейсы LAN/WAN

 

Продолжение таблицы 1.2

№ п/п	Наименование  компонента	Технические характеристики
1.3	ИБП Eaton Powerware 3105	Номинальная мощность 500 ВА Номинальное входное  напряжение 230 В Диапазон входных напряжений 184-265 В Частота 50/60 Гц, автоматический выбор  Номинальное выходное напряжение 230 В Перегрузочная способность 120%+/- 10% КПД 95% в нормальном режиме работы от сети
2	Маршрутизатор D-link	Скорость коммутации - до 120,000 пакетов/сек до 61.44 Мбит/сек Производительность - до 150 VPN-туннелей 3DES, AES – до 50 Mbps IP-маршрутизация - до 36 IP-телефонов
3	Модем Cisco 627 ATM	Максимальная скорость, обеспечиваемая технологией DMT (g.dmt) ADSL Скорость к абоненту: от 32Кбит/с до 8032 Кбит/с Пользовательский интерфейс: ATM Forum 25.6Мбит/с (разъем RJ45) Питание: 5 VAC 1А

 

2003 — 5.2, Windows Vista и Windows Server 2008 — 6.0).

Также в каждом отделе ООО «ИТС» стоят принтеры Epson STYLUS Photo 900. Технические характеристики:

- технология печати - струйная (пьезоэлектрическая);

- толщина бумаги, мм. - до 2.5 мм;

- чернила - EPSON QuickDry Ink;

- плотность бумаги - до 1190 г/м²;

- типы печатных носителей: карточки, конверты, рулонная бумага (100 мм х 8 м и 210 мм х 10 м), CD-диски 8 и 12 см;

- скорость: черный текст A4, Economy Mode: 9 стр./мин.; цветной текст A4, Economy Mode: 8.8 стр./мин.; текст и фото A4, Normal Mode: 2.1 стр./мин.; фото 10 x 15 см, Fine Mode: 50 секунд; фото A4, Photo Mode: 269 секунд; CD 12 см, Best Photo: 229 секунд;

- податчик бумаги - 100 листов;

- область печати - 210 x 297 мм;

- разрешение - 5760 dpi;

- уровень шума - 45 дБ;

- память - 32К;

- интерфейс - USB 1.1, LPT;

- формат А4;

- поддержка ОС: Windows 2000, 95, 98, Me, XP; Mac OS 8.1-9.x, OS 10.1 и выше.

В каждом здании филиала ООО «ИТС» стоят ксероксы Xerox Phaser 3150. Технические характеристики:

- скорость печати: до 20 стр/мин для формата A4 (22 стр/мин для формата Letter);

- разрешение: фактическое разрешение до 1200 x 1200 dpi;

- ежемесячная нагрузка: до 30000 страниц;

- оперативное запоминающее устройство (ОЗУ): 32 МБ;

- совместимость с ОС: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP/Vista/7, семейство ОС Linux, включая Red Hat, Caldera, Debian, Mandrake, Slackware, SuSE и Turbo Linux.

1.2. Характеристика комплекса  задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1. Выбор комплекса  задач автоматизации и характеристика  существующих бизнес процессов

 

В качестве задачи автоматизации  была выбрана автоматизация учета продаж ООО «ИТС».

Основные процессы управления в ООО «ИТС» представлены на рис. 1.5.

Рис. 1.5. Управленческие бизнес-процессы ООО «ИТС»

 

Таким образом, к бизнес-процессам  управления в ООО «ИТС» относятся:

1) стратегическое управление:

- планирование стратегии;

- организация выполнения стратегических планов;

- координация действий по реализации стратегических задач;

- мотивация на достижение стратегических результатов;

- контроль за процессом выполнения стратегии.

На входе – документы, договора организации; на выходе: стратегический план организации на краткий и долгий периоды;

2) управление финансами - деятельность по эффективному привлечению и использованию денежных средств. На входе – информация о доходах и расходах организации; на выходе: финансовая отчетность, информация о результатах финансовой деятельности организации;

3) управление маркетингом - это управление всей деятельностью, имеющей отношение к взаимодействию с рынком. На входе – результаты деятельности организации; на выходе: план маркетинга;

4) управление качеством – деятельность по непрерывному повышению качества всех организационных процессов. На входе – отзывы клиентов, заказчиков компании; на выходе: результат оценки качество товаров, услуг организации;

5) управление персоналом - практическая деятельность, направленная на обеспечение организации «качественным» персоналом (способным выполнять возложенные на него трудовые функции) и оптимальное его использование. На входе – информация о персонале организации; на выходе: эффективная система управления персоналом организации;

6) управление проектами - координированное и контролируемое управление множеством проектов для достижения набора бизнес-целей. На входе – документы, договора организации; на выходе: оценка портфеля проектов, результаты реализации проектов.

Планируемая разработка предназначена для оптимизации деятельности, порядка действий при учете продаж. Приложение должно обеспечивать автоматизацию базовых бизнес-процессов, таких как: регистрация заявки и договора, обработка заявки и договора, подготовка отчета по продажам и т.д.

Все бизнес-процессы ООО «ИТС» и ответственные лица за их осуществление представлены в таблице 1.3.

 

 

 

 

Таблица 1.3

Распределение ответственности  за бизнес-процессы в ООО «ИТС»

Оргструктура  первого уровня         Бизнес-процессы первого уровня	1. Исполнительный директор	1.1. Главный инженер	1.2. Зам. директора по комплектации	1.3. Зам. директора по  экономике	1.4. Старший инженер по технике безопасности	1.5. Директор по персоналу
1. Основные  бизнес-процессы
1.1. Выполнение функций  заказчика		X
1.2. Управление проектом		X
1.3. Проведение преддоговорной  работы			X
1.4. Поставка материалов			X
1.5. Строительство (монтаж) объекта		X
1.6. Отделка объекта		X
1.7. Монтаж инженерных систем		X
1.8. Сервисное обслуживание		X
2. Обеспечивающие бизнес-процессы
2.1. Административно-хозяйственное обеспечение					X
2.2. ИТ-обеспечение и связь				X
2.3. Обеспечение безопасности					X
2.4. Юридическое обеспечение				X
2.5. Ремонт техники  и оборудования		X
3. Бизнес-процессы управления
3.1. Стратегическое управление						X
3.2. Управление финансами				X
3.3. Управление маркетингом			X
3.4. Управление качеством						X
3.5. Управление персоналом						X
3.6. Управление портфелем проектов			X

 

1.2.2. Определение места  проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

 

Учет продаж в ООО  «ИТС» осуществляется, как часть  процесса управления финансами организации. Рассмотрим подробнее существующий бизнес-процесс учета продаж в ООО «ИТС» (рис. 1.6 -1.8).

 

Рис. 1.6. Функциональная диаграмма верхнего уровня

 

Функциональная диаграмма  верхнего уровня отображает существующий процесс учета продаж в ООО «ИТС». Входными данными при учете продаж являются: договор с клиентом, заявка клиента и деньги клиента. Выходными данными при учете продаж являются: книга учета договоров, книга учета заявок, книга учета продаж.

 

Рис. 1.7. Декомпозиция функциональной диаграммы верхнего уровня

 

Декомпозиция функциональной диаграммы верхнего уровня отображает основные процессы учета продаж, такие как: формирование заявки, формирование договора, внесение данных в книги учета, осуществление продажи.

Функциональная диаграмма  декомпозиции отображает процесс учета продаж с позиции логических связей основных процессов.

В целом технология проведения бизнес-процесса продажи в ООО «ИТС» состоит из стадий:

- поиск заказчиков;

- отправка коммерческих предложений;

- подача заявки на выполнение  строительно-монтажных работ заказчиком;

- заключение или продление договора с заказчиком;

- обработка заказа;

Рис. 1.8. Функциональная диаграмма декомпозиции

 

- отправка инвойса (счета - фактуры) заказчику;

- выполнение обязательств по договору;

- контроль выполнения условий договора;

- контроль счетов.

Стадия заключения или продления договора с заказчиком состоит из следующих этапов:

- получение подтверждения комплектации заказа от заказчика;

- проверка на наличие договора на долгосрочное сотрудничество с заказчиком;

- заключение или продление договора о долгосрочном сотрудничестве.

Таким образом, входными информационными потоками бизнес-процесса учета продаж являются:

- заявка на осуществление  строительно-монтажных работ;

- договор с заказчиком;

- счет-фактура.

Выходными информационными потоками бизнес-процесса учета продаж в ООО «ИТС» являются:

- реестр заявок клиентов;

- реестр заключенных  договоров;

- отчет о продажах  товаров;

- отчет о выполненных  строительно-монтажных работах;

- консолидированный отчет  о продажах.

Исполнителей этапов рассмотрим при помощи технологической карты процесса выполнения строительно-монтажных работ в ООО «ИТС» (таблица 1.4).

При автоматизации задачи «Обработка списков клиентов» с  оператора, собирающего и обрабатывающего  отчеты от менеджеров по активности клиентов, снимется обязанность рассылать  списки клиентов по менеджерам, контролировать их редактирование, затем собирать их в единый отчет и обрабатывать.

Автоматизации позволит исключить появление возможных  ошибок во внутренней БД предприятия  при редактировании ее оператором по синхронизации.

Таким образом, непосредственно  в процессе учета продаж задействованы такие сотрудники компании, как: специалист сметно-договорного отдела, специалист финансового отдела. Непосредственное руководство процессом осуществляет зам. директора по экономике.

В ООО «ИТС» действуют  следующие регламенты, предъявляющие требования к учету продаж в компании:

- регламент продаж  производимых товаров ООО «ИТС»;

- регламент продаж  строительно-монтажных услуг.

 

 

 

 

 

 

1.2.3. Обоснование необходимости  использования вычислительной техники  для решения задачи

 

В процессе продажи участвуют следующие документы:

- заявка клиента;

- договор продажи товара (услуги).

Схема документооборота заявки клиента представлена в таблице 1.5.

Таблица 1.5

Схема документооборота заявки клиента

Исполнитель     Действие	Клиент	Сотрудник сметно-договорного отдела	Начальник сметно-договорного  отдела	Архив
Оформление заявки
Проверка данных заявки
Подписание заявки
Обработка заявки, внесение копии в книгу учета
Получение подписанной  заявки
Передача заявки в финансовый отдел для заключения договора

Таблица 1.6

Схема документооборота договора на оказание строительно-монтажных  работ

Исполнитель     Действие	Клиент	Сотрудник финансового  отдела	Начальник финансового  отдела	Кассир	Архив
Оформление договора на оказание СМР
Проверка данных договора
Подписание договора
Обработка договора, внесение в книгу учета
Составление счета-фактуры
Проверка и подписание счета-фактуры
Оплата суммы по счету-фактуре
Внесение копии счета-фактуры  в книгу учета
Передача копии договора