Анализ и совершенствование организационно-распорядительных методов управления организацией

Организационно-распорядительные методы, используемые в райпо являются активными, ибо на их основе происходит вмешательство в саму деятельность человека или организации. Они ориентир на прямое принуждение людей к определенному поведению. Метод опирается на власть руководителя, его права, присущие организации дисциплину и ответственность.

В Лоевком райпо организационно-распорядительные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержания трудовой дисциплины и т. д. Организационно- распорядительные методы призывают обеспечить организационную четкость и дисциплину труда. Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства, социального регулирования, а также локальными документами предприятия (Коллективный договор, Устав Ловского райпо). К организационно – административным методам относятся: издание различных приказов, инструктивно-нормативных документов по предприятию, правила и нормы внутреннего распорядка, должностные инструкции.

При принятии решений в Лоевском райпо четко прослеживается использование организационно-распорядительных методов управления. Так как для реализации принятого решения необходимы четкие указания для его выполнения, которые выражаются в форме организационно-распорядительных документов (приказов). Такой метод управления целесообразен, т.к. позволяет четко контролировать исполнение решения. В данном случае наблюдается взаимосвязь метода планирования и контроля, которая закладывается изначально на стадии принятия управленческого решения.

Как было сказано выше, система административных методов может быть представлена воздействием на структуру управления и на процесс управления (подготовка, принятие, организация выполнения и контроль за управленческими решениями).

Для оценки рассматриваемых методов наибольший интерес представляет организационное воздействие руководителя на процесс управления .

В сущности, вся система управления любой организацией, в т.ч. и Лоевским райпо пронизана организационной деятельностью.

Организационно-распорядительные методы в Лоевском райпо классифицируются три вида.

Методы организационного регламентирования, к ним относятся, различные документы, регламентирующие работу Лоевского райпо, т. е. устанавливают основные элементы функционирования системы: соотношение между управляемой и управляющей подсистемами, определяют порядок функционирования самой системы и ее элементов, их подчиненность, закрепляет определенные функции, например, устав райпо.

Методы организационного нормирования, которые служат основой производственных процессов и процессов управления. К ним в Лоевском райпо можно отнести:

        Различные нормы и нормативы, используемые в деятельности райпо, например Положение об обязательном ассортименте продовольственных продуктов в магазине,  его задача установить обязательный перечень продуктов питания, которые должны постоянно быть в продаже; планы розничного товарооборота на каждый магазин и все райпо в целом; нормативы товарных запасов для каждого магазина.

        Организационно-технические нормативы. В качестве, которых выступают ГОСТы, сертификаты соответствия качества продукции требуемому уровню качества на продукцию собственного производства.

        Административно-организационные. К административно-организационным можно отнести правила внутреннего трудового распорядка, правила предоставления отпуска, выхода на пенсию и т.д.

Тякущее распорядительство, к ним относятся постановления, приказы, распоряжения, а так же инструктирование, указания устные и письменные, разъяснения. 

На основании некоторых видов административного воздействия проведем оценку организационного воздействия в форме:

1) Устав райпо;

2) положение о подразделениях, на примере бухгалтерии;

3) должностные инструкции, на примере главного бухгалтера;

4) организация рабочего места;

5) коллективный договор.

Рассмотрев устав Лоевского райпо, который представлен в приложении И, можно отметить, что он составлен в соответствии с необходимыми требованиями, и является важным документом организационного регламентирования в организации, т.к. здесь определены границы его действия. В уставе определен собственник организации, его местонахождение; определены цель, задачи и виды деятельности; права общества, членство в обществе, а также права и обязанности его членов; органы управления и их компетенция, органы контроля, оговариваются права и обязанности председателя райпо,  а также порядок избрания ревизионной комиссии и ее функции, в составе которой не могут быть председатель и члены правления общества; тут же определен порядок распределения прибыли, ликвидации предприятия и его имущество. В соответствии с Уставом райпо органом управления райпо считается правление, которое по согласованию с Белкоопсоюзоом назначает председателя правления Лоевского райпо.

В результате изучения Устава Лоевкого райпо были выделены следующие недостатки:

- отсутствие ответственности председателя правления за убыточную деятельность общества;

- многие приказы и распоряжения председатель правления должен согласовывать с правлением, в частности «Правила трудового распорядка» и многие другие.

- слишком узкий свод прав и обязанностей ревизионной комиссии.    

В организационной структуре, составленной на основании штатного расписания, строго показаны прямые и функциональные связи , что также играет положительную роль в организационном регламентировании (Приложения А, Б ). Так как организационная структура была рассмотрена нами в п. 2.1 там же были выявлены плюсы и минусы.

Коллективный договор Лоевского райпо (Приложение Р) является локальным нормативным актом, регулирующим трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работниками. Согласно первого раздела (Общих Положений п.1.1.) данный договор заключен между работниками Лоевского райпо, от имени которых выступает объединенная организация профсоюза и председателем правления Логвиной В.Н., именуемой наниматель и представляющей интересы администрации ( см. Приложение Р). В п.1.8. указано, что условия коллективного договора распространяются на нанимателя, всех работников райпо, являющихся членами профсоюза. Кроме того, здесь указано какими принципами обязуются руководствоваться стороны. В целом коллективный договор Лоевского райпо, кроме раздела «Общее положение» еще  включает 9 следующих разделов:

2. Обеспечение стабильной хозяйственной деятельности, укрепление финансового состояния организации, отраслей, снижение издержек обращения и производства.

3. Обеспечение занятости.

4. Оплата труда и ее регулирование.

5. Охрана труда. Режим труда и отдыха.

6. Улучшение жилищных условий. Оздоровление работающих, студентов, учащихся.

7. Социальная защита молодежи.

8. Социальная защита пожилых людей, пенсионеров, работающих на предприятиях, организациях потребкооперации.

9. Гарантии деятельности белорусского профсоюза работников потребкооперации.

10. Механизм реализации коллективного договора.

Данный документ является эффективным организационным методом, т.к. регламентирует различные сферы деятельности путем установления обязанностей и прав сторон в каждом из указанных выше разделов.

В данных документах мы видим, что объектом регламентирования рассматривается  организация в целом, при этом основной регламентирующий документ - это устав. Однако необходимо оценить организационное воздействие на процесс управления и при этом в качестве объектов регламентирования рассмотреть структурное подразделение и должность в аппарате управления: проанализировать положение о бухгалетрии и  должностную инструкцию на примере должностной инструкции главного бухгалтера.

Положение о бухгалтерии (Приложение Л) регламентирует  права и ответственность этого отдела, устанавливает основные его задачи, функции, права, а так же ответственность. В своей деятельности бухгалтерия руководствуется Законом «О бухгалтерском учете и отчетности», который определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь. Распределение обязанностей между работниками бухгалтерии проводится начальником отдела, в данном случае главным бухгалтером. Должностная инструкция главного бухгалтера утверждается председателем правления райпо и разработана на основании Квалификационного справочника должностей служащих и вышеуказанного  Положения о бухгалтерии (см. приложение П). Этот документ устанавливает права, должностные  обязанности и ответственность главного бухгалтера Лоевского райпо  и состоит из 5 разделов. При приеме на работу главного бухгалтера он знакомится с ней, поскольку она определяет круг его заданий и функций, т.е требования, предъявляемые к компетенции главного бухгалтера.

Раздел «Общее положение» содержит основные задачи главного бухгалтера, нормативные документы, используемыми в работе на занимаемой должности, подчиненность главного бухгалтера, необходимый  уровень квалификации.

В разделе «Должностные обязанности»  Должностной инструкции главного бухгалтера Лоевского райпо содержится полный перечень выполняемых главным бухгалтером райпо работ в данной должности.

Раздел «Права» закрепляет полномочия, которые предоставляются главному бухгалтеру для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его должностным обязанностям.

Важным является раздел «Ответственность», который регламентирует персональную ответственность  главного бухгалтера за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на него функций. 

Однако можно выделить ряд недостатков рассмотренной выше инструкции:

•         несбалансированность прав, обязанностей и ответственности;

•         должностные инструкции носят общий характер  и,  тем  самым,
теряется организующее и регулирующее их значение;

•         не     обеспечивается     необходимая     полнота     и     четкость     при
определении обязанностей, прав и ответственности, например не указаны показатели ответственности (годовой фонд заработной платы, годовой бюджет, величина товарных запасов, который нельзя превысить).

Эти документы, (кроме устава) могут оформляться в виде стандартов организации и обязательно вводятся в действие приказом руководителя организации.

Кратко определим применение такого метода управления как нормирование и инструктирование. Организационное нормирование представлено в райпо следующими документами:

1 правила внутреннего трудового распорядка;

2 численности работников, (исходя из прогнозных показателей объемов деятельности райпо на планируемый период, исходя из товарооборота и площади торгового зала и т.д.).

3 норм производительности труда торгового персонала;

4 издержек или расхода какого-либо ресурса, расходуемых при выполнении какой-либо работы

5 план розничного товарооборота;

6 норматив товарных запасов;

7 планы работы персонала на определенный период (квартал, месяц, неделя).

Важнейшим по значимости в системе управления являются правила внутреннего трудового распорядка, организационная структура организации, коллективный договор, т.к. они  регламентируют деятельность в целом райпо, а также отдельно  каждого работника. С правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу в Лоевское райпо знакомится каждый работник организации  и подтверждает ознакомление подписью и датой. Правила внутреннего трудового распорядка для работников Лоевского райпо утверждены Председателем правления  и согласованы с профсоюзным комитетом райпо15.12.2007 года (см. приложение К). Они состоят  из семи разделов и соответственно названию регламентируют ту или иную область в управлении: общие положения, порядок приема и увольнения работников, обязанности работника, обязанности нанимателя, рабочее время и его потери, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. Однако важно не ознакомление, а исполнение Правил, что в райпо, безусловно, выполняется. За 2010 г. увольнений работников Лоевского райпо за нарушение трудовой дисциплины, оговоренной в Правилах, не наблюдалось, что положительно характеризует применение организационных методов в райпо.

На основании анализа Правил внутреннего трудового можно выделить как достоинства, так и недостатки.

Достоинства:

- четкое определение прав и обязанностей работников и нанимателя;

- высокая ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

К недостаткам можно отнести:

- отсутствие четкой системы поошерения работников, которая исключает проявление инициативы и наваторства;

- отсутствует раздел порядок перевода работников.