Современные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

     Операторы копировальных аппаратов и цифровых печатающих машин пользуются специфическими программами, связанными с управлением  и обслуживанием соответствующей  техники. 

 

                                     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Итак, цель документирования – придание информации юридической силы. Это происходит при размещении информации на носителе по утвержденной органом управления форме, сопровождении ее установленными реквизитами регистрации и учета, указанием на создателя – юридическое или физическое лицо, наличии подписи ответственного должностного лица-изготовителя на самом документе, даты изготовления и внесения изменений. Задокументированная информация, полученная на законных основаниях из государственных информационных ресурсов гражданами и организациями, может быть использована для создания производной информации даже для коммерческого распространения при условии ссылки на источник информации.

     Информационная  технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Автоматизированная информационная технология — совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений. К информационным системам управления предъявляются требования: отслеживать внутреннюю и внешнюю среду организации для получения необходимой информации, помогать проектировать и оценивать альтернативы решений, обеспечивать информационными продуктами (расчетно-аналитическими таблицами и графиками, рекомендациями). ИС могут поддерживать процессы принятия решений на информационной, проектной и стадии выбора. Для улучшения внутрифирменной управленческой информационной системы были предложены следующие рекомендации:

• вводить автоматизированные информационные технологии в отдельные  элементы организации;

• расширять ассортимент продукции, вовремя  реагируя на требования покупателей;

• повышать  степень обоснованности принимаемых  решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления информации руководителям всех уровней управления;
• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.
• повышение общего уровня эффективности работы и конкурентоспособности компании за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;
• улучшить коммуникации между руководителем и рабочей группой, так как это повышает эффективность рабочих групп и способствует лучшему информационному обмену. Также в рекомендательной части работы был рассмотрен вопрос увеличения производительности труда за счет внедрения автоматизации банка данных клиентов.

 
 
 
 
 
 
 
 

                      ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

ОПИСАНИЕ  СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО « ТРАСТ-КАПИТАЛ»

 ООО  «Траст-Капитал» является дочерней  организацией корпорации «Роскапитал» и имеет многопрофильное направление. Директором ООО «Траст-Капитал» является Тарасенко А.В. Общие положения  ООО «Траст-Капитал»:                            

1.1. Секретарь - делопроизводитель является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству.

1.2. На  должность секретаря назначается  лицо, имеющее высшее образование или среднее специальное.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности,  настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь – делопроизводитель должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена  и отчества

руководителей и распределение обязанностей между  ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь  должен уметь:

- работать  на компьютере в среде  Windows, Word, Exсel и интернет

- печатать  на компьютере со скоростью  150 слов в минуту.

                       2. Основные задачи и функции                      

Основной  задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству, вести делопроизвоство, и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно  в установленные сроки получает  и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит  проекты резолюций на поступившие  документы, согласует их с

директором  по производству.

2.3. По  указанию директора по производству  планирует его рабочий день,

корректирует  его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит  по поручению директора проекты  документов, согласовывает их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и

комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует  сохранность документов в приемной  директора, правильность формирования дел.

2.7. Организует  выполнение указаний и поручений  директора по бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует  подготовку дел приемной к  сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.9.    Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере  текстов

служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет  копировальные работы.

2.11. Ежедневно  ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.12.   По поручению директора принимает  и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно  раскладывает исполненные документы  в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14.   Осуществляет доставку документов  из структурного подразделения  в

канцелярию  и секретариат руководства.

2.15.   Принимает и передает по телефону  информацию для руководителя  и

сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16.   Своевременно получает в канцелярии  распорядительные документы

дирекции, доводит их до сведения руководства  (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).

2.17.   Обеспечивает сохранность документов  секретариата директора по

производству.

2.18.   Ведет учет документооборота, ежеквартально  передает в канцелярию

сводки  о составе и объеме документооборота.

2.19.   Выполняет указания и поручение  руководителя секретариата по

бронированию  номеров в гостиницах, заказам  авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

2.20.    Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной

техники, средств связи.

2.21.      Заказывает пропуска для посетителей  организации, отмечает время

присутствия посетителей в здании.

2.22.     Протоколирует совещания и заседания.

                              3. Обязанности                             

 Для  выполнения возложенных на него  функций секретарь обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.2. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов,

установленных инструкцией по делопроизводству.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию. Обеспечивать сохранность документов.

                                 4. Права                                

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться  к руководителям структурных  подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно  решать вопросы, связанные с  незапланированными

посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать  проекты документов, предоставляемых  на подпись директору.

                            5. Ответственность                           

Секретарь несет административную ответственность  за:

5.1. Нарушение  действующего законодательства  РФ при подготовке документов

5.2.  Сохранение конфиденциальности  служебной информации

5.3. Неиспользование  предоставленных прав, нарушение  служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение  правил трудового распорядка, инструкции  по делопроизводству организации.

5.5.   Неправомерное использование предоставленных  прав, а также

использование их в личных целях.

                       6. Взаимосвязи по должности                      

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со  структурными  подразделениями по  вопросам получения необходимой

информации  и совместной подготовки документов

6.2. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов