Современные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО    ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 
 

                                              ПЛАН

1. ВВЕДЕНИЕ
2. ПОНЯТИЕ « ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ »
3. ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
4. ДОКУМЕНТООБОРОТ: АКТУАЛЬНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ

 ЖИЗНЕННЫЙ  ЦИКЛ ДОКУМЕНТА В СЭД (СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА)

5. МЕСТО СЭД В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
6. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
7. ОЦЕНКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ, ТЕХНИЧЕСКИХ И ПРОГРАММНЫХ РЕСУРСОВ
8. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
9. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
10. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

                                              ВВЕДЕНИЕ

     Прогресс  стремительно входит  в нашу жизнь, как и  рыночные  отношения  в конкурентной экономике, поэтому своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно.

         Данная тема актуальна и обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ»

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

     Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство»,  по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад.  Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).

      Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, — деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов — более позднего происхождения. Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией. Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора. При создании документов используются средства документирования. Ими могут быть:

• простые орудия (ручки, карандаши и др.);
• механические и электромеханические средства (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);
• компьютерная техника;

     Результатом документирования является  документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Любой документ является элементом системы документации более высокого уровня. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует стройной классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках государства, так и отдельной организации. Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:

•   организационно-правовая документация;

•   плановая документация;

•   распорядительная документация;

•   информационно-справочная и справочно-аналитическая  документация;

•   отчетная документация;

•   договорная документация;

•   документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

• документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

•   документация по материально-техническому обеспечению;

•  документация по документационному и информационному  обеспечению деятельности учреждения и др.;

•   документация по основной деятельности учреждения, организации или предприятия, например, на производственном предприятии — это производственная документация (технологическая и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении — медицинская документация (медицинские карты, страховые документы и др.), в ВУЗе — документация по высшему образованию (учебные планы, экзаменационные ведомости и др.). Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

    Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

        При работе с документами по традиционной бумажной технологии: средний сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов; поиск одного документа занимает в среднем две минуты; в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ; в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще две минуты; если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу (хорошо еще, если на работу). Если учесть, что любой новый продукт или процесс может потребовать сотен связанных с ним документов, и представить описанный выше процесс в рамках всей компании на протяжении года, то выводы можно сделать совсем неутешительные. Бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность фирмы. Внедрение системы электронного документооборота дает фирме реальные конкурентные преимущества. Эти преимущества связаны в основном с сокращением затрат на документооборот, и их достаточно легко измерить. Они могут быть легко посчитаны на основе того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, серверов, которые зачастую хранят много копий одних и тех же документов. Гораздо более важно то, что трудно выразить в денежном измерении, но приносит фирме больше дивидендов, чем все вышеперечисленное. Это более оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В итоге компания получает резкое повышение продуктивности работы сотрудников, а это, согласитесь, один из самых важных факторов для повышения общей конкурентоспособности фирмы. По свидетельству специалистов, в географическом распределении пользователей растет удельный вес регионов России и стран СНГ, а в отраслевом - помимо уже традиционного интереса к СЭД со стороны органов государственной власти и местного самоуправления, повышается активность кредитно-финансовых компаний, предприятий топливно-энергетического комплекса, учреждений связи, культуры, образования и СМИ. Заметно увеличилось количество мелких и средних клиентов, покупающих "коробки" на 1-10 рабочих мест и самостоятельно осуществляющих настройку и внедрение системы, однако в денежном выражении основной доход все равно приносят крупные проекты, сопровождающиеся консалтингом и услугами внедрения. Наблюдаемая тенденция позволяет говорить о том, что, в конечном счете, рынок систем автоматизации документооборота может оказаться достаточно массовым и в большей степени похожим на сектор бухгалтерского ПО, нежели на рынок ERP-систем. Это и естественно: потребность в управлении документацией является столь же базовой для любой организации, как и финансовый учет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТА В СЭД (СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА)

      Наиболее распространенная область автоматизации документопотоков – делопроизводство. Системы электронного документооборота, автоматизирующие делопроизводство, как правило, состоят из модулей (функциональных частей), соответствующих типам документов бумажного делопроизводства. Это модули входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов. В свою очередь, каждый модуль может состоять из нескольких баз данных: одна, основная, для работы с документами текущего года, другие – для работы с документами предыдущих лет. Кроме того, СЭД предусматривает возможность раздельного хранения карточек и содержания документов, что значительно увеличивает скорость работы пользователей с системой. Это реализуется с помощью базы электронных оригиналов документов, которая может быть единой для всех делопроизводческих модулей или отдельной для каждого модуля. Карточка документа в соответствующей базе содержит ряд обязательных реквизитов и ссылку на документ содержания, находящийся в базе электронных оригиналов. Электронный оригинал документа представляет собой карточку с минимальным набором реквизитов основного документа и собственно содержанием – оригиналом документа (вложенный файл, сканированное изображение или текст). Современные системы электронного документооборота по охвату бизнес-процессов максимально приближены к документообороту бумажному. Помимо учета и хранения входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов, СЭД поддерживают процессы согласования, ознакомления, подписания, регистрации. Доступна возможность создания резолюций и поручений по документам, контроль исполнения как самих документов, так и резолюций и поручений. Жизненный цикл документа в системе начинается с создания его регистрационно-контрольной карточки. Поля формы заполняются вручную или, при использовании заранее подготовленных шаблонов, автоматически – значениями, определенными в соответствующем шаблоне. Использование шаблонов позволяет ускорить и унифицировать работу с документами, что особенно значимо при работе с типовой, стандартной документацией. Проект исходящего, внутреннего, организационно-распорядительного документа может быть направлен на согласование, подписание или регистрацию. При направлении документа на согласование инициатор процесса создает в системе новый документ – лист согласования, в который наследуется вид согласуемого документа, автоматически вычисляется имя инициатора, а также инициатором указывается тип согласования (параллельное, последовательное, комбинированное) и список участников. При параллельном согласовании участники могут проставлять визу независимо друг от друга, при последовательном – в порядке и в сроки, определенные инициатором. Комбинированное согласование представляет собой симбиоз указанных типов согласования: участники комбинированного согласования разбиваются на группы, согласующие документ параллельно, внутри групп осуществляется последовательное согласование. Если в организации приняты определенные сценарии согласования, целесообразно использовать шаблоны. Шаблоны согласования создаются для каждого вида документа каждого модуля системы, в них задается тип согласования и список участников. Параметры согласования, указанные в шаблоне, могут быть доступны для редактирования или жестко закреплены. Участники согласования получают соответствующие уведомления. Причем при последовательном согласовании следующий согласующий получит уведомление только после того, как документ согласует предыдущий участник. Визирование документа сопровождается созданием листа-ответа (визы) для каждого участника процесса. Согласующий указывает в своем документе-визе решение (согласен, не согласен, особое мнение) и при необходимости вносит комментарии. По завершении процесса согласования в базе для соответствующего документа создается документ "Результат согласования", в котором указываются все визы и комментарии участников. При направлении проекта документа на подпись подписанту отправляется уведомление, доступное также его заместителям. Подписант имеет возможность как подписать документ, так и отказать в подписи, а также отменить ранее поставленную подпись, если документ подписан, но еще не зарегистрирован. Подписанный или неподписанный документ направляется на регистрацию делопроизводителям соответствующего подразделения. Нумерация документов производится в соответствии с принятым в организации порядком формирования номера. При автоматической регистрации используются типовые счетчики, при ручной регистрации номер вводится делопроизводителем в соответствующие поля документа. Зарегистрированный документ может быть направлен на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатор создает документ (лист ознакомления), в котором задает список участников процесса. Участникам рассылаются уведомления. По окончании процесса ознакомления в базе для соответствующего документа создается документ "Результат ознакомления". На входящие и внутренние документы может быть наложена резолюция, по организационно-распорядительным документам создаются поручения. Резолюции и поручения заводятся в системе отдельными карточками, в которых указываются исполнители и срок исполнения. Каждый исполнитель может быть поставлен на контроль. Значительное преимущество СЭД заключается в автоматическом контроле исполнения резолюций и поручений: для каждого сотрудника, поставленного на контроль, формируется своя контрольная карточка задания. В соответствии с указанной автором задания периодичностью исполнителю направляется напоминание о приближении срока исполнения. После снятия исполнителя с контроля и при полном исполнении резолюции/поручения эта информация автоматически заносится в контрольную карточку задания. Также в контрольной карточке задания отражается информация обо всех отчётах об исполнении, созданных по данной резолюции/поручению исполнителем. В системах электронного документооборота реализован механизм отношения документов в дело согласно номенклатуре дел организации. Документ (а также резолюции, исполнения по нему) может быть отнесен в дело и впоследствии изъят (возвращен) из дела. При сдаче бумажного документа в архив в его электронном аналоге делается запись об этом с указанием дела, тома, листов, акта списания и проставляется дата. Также современные СЭД осуществляют учет передачи экземпляров документа: для каждого экземпляра создается журнал передачи экземпляров, где отмечается вся история передачи экземпляра (когда и кому экземпляр передан, когда возвращен, кому и когда вновь передан). В стандартный функционал СЭД входит поиск документов по заданному пользователем набору полей (в том числе и полнотекстовый поиск во вложенных файлах), создание отчетов по требованию и критериям пользователя в отвечающей корпоративным стандартам форме и печать отчетов.