Современные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

        ДОКУМЕНТООБОРОТ: АКТУАЛЬНОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ

     Документооборот — движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

     Недостаток квалификации персонала и особенности национального менталитета неумолимо накладывают отпечаток на общую эффективность организации рабочего процесса. Компьютеры в большей своей массе продолжают использоваться как усовершенствованные печатные машинки, и авторитетные специалисты не раз отмечали, что внедрение вычислительных средств без серьезной проработки информационной структуры предприятия лишь усиливает неразбериху.

     Консервативный  стиль обращения с документами  в бумажном виде на фоне экспоненциально  растущего общего объема информации в мире лишь увеличивает расходы  на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально  тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной  корреспонденции.

     С задачей поиска нужных документов так или иначе связаны 30% перемещений сотрудников по офису, в общей сложности этот процесс отнимает у них около одного месяца в год, причем 15% бумажных документов безвозвратно теряются. На согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В свете вышеуказанного, 20-30% поставленных задач вообще не решаются. Все эти проблемы призвана решить грамотная организация безбумажных технологий управления.

     Несмотря  на сравнительно высокую стоимость  систем электронного документооборота, многие производители приводят впечатляющие данные, подтвержденные экономическими расчетами и многочисленными  примерами реальных внедрений. Они  свидетельствуют о том, что затраты  на внедрение системы окупаются  за срок от шести месяцев до полутора лет, в зависимости от масштабов  предприятия и степени его  охвата автоматизацией. Но, если в крупных предприятиях момент истины назрел уже давно, то сейчас в организации электронного документооборота больше всего заинтересованы представители малого и среднего бизнеса, а они, надо отдать им должное, всегда лучше считают деньги. Автоматизированная система сама доставит документ на рабочее место, сделает нужные напоминания исполнителю и контролеру. Пользователю сейчас лишь достаточно знать, какой тип документа надо подготовить, кому это поручить и кто будет контролировать процесс. Старые бумажные документы одним нажатием кнопки сканируются и вносятся в архив. Поиск нужных данных ускоряется во много раз: вместо рутинной работы по перетряхиванию папок в шкафах достаточно вспомнить название организации, фразу из текста документа или примерное время его создания, после чего найти документ - дело нескольких секунд. Процесс становится значительно более управляемым на всех его стадиях.

     Стоит ли разрабатывать систему управления документами силами своих сотрудников? Практика показывает, что организация  в итоге становится заложником собственного отдела автоматизации. Уволился руководитель - и проблема поддержки превращается в непреодолимую преграду. Кроме  того, стоимость самостоятельной  разработки в конечном счете оказывается не меньшей, чем при внедрении специализированных программных продуктов от известных компаний, а она составляет для отечественных разработок от 120 долларов за рабочее место. Компании-разработчики к тому же постоянно совершенствуют свои системы, дополняют их средствами коллективной работы по сети Интернет, поддержкой электронно-цифровой подписи и другими новшествами. 
 
 
 
 

МЕСТО СЭД В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ  ПРЕДПРИЯТИЯ

     Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30% — непосредственные издержки производства, а остальное — компенсация стоимости разработки автомобиля, т. е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.

     Степень эффективности использования СЭД  определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что  для чисто торговой организации  основное информационное наполнение —  это структурированные данные, заключающиеся  в базах данных. Возможно, такой  организации и нужно хранить  договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения  СЭД. Однако если торговая организация  дорастет до торгового монстра с  сетью магазинов в десятках городов  и сложной логистикой, собственным  производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении  системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных  заказчиков может вырасти до таких  масштабов, что придется подумать о  внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется  до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения  СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые  хранятся в СЭД.

     В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная — СЭД  может служить интегрирующим  транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически. (Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на самом деле может не иметь практического смысла; интеграция любых информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна ее цель.) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

      Защита информации в системах электронного документооборота включает несколько уровней. Если говорить об отечественных системах на программной платформе Lotus Domino/Notes, широко представленных на российском рынке, то первый уровень защиты в них – это уровень доступа пользователей к базам данных. Доступ может быть задан как для пользователя лично, так и для группы пользователей, в состав которой он входит. Второй уровень защиты – это уровень доступа пользователя к документу: для получения доступа пользователь должен быть указан в документе явно или косвенно (в иерархически ниже - или вышестоящем документе).

    Кроме того, в современных СЭД реализован механизм электронной цифровой подписи, применяемый при заверении входящих документов, подписании исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов. ЭЦП проставляется на листах согласования, подтверждая подпись инициатора, и на листах-ответах (визах) участников согласования, подтверждая их подписи.  Наличие в системе механизма электронной цифровой подписи позволяет говорить о юридически значимом документообороте, поскольку заверенная электронная подпись становится идентичной по своему содержанию подписи на бумажном оригинале документа. 
 
 
 
 

     ОЦЕНКА  ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ, ТЕХНИЧЕСКИХ И ПРОГРАММНЫХ РЕСУРСОВ 

     В работе данной типографии, являющейся значимым участником рынка полиграфических услуг, активно используются компьютерные информационные технологии. Это обусловлено тем, что в организации существует довольно большой документооборот, а также с тем, что основная деятельность, увязанная на создании макетов и печати полиграфической продукции, связана с непосредственным использованием компьютеров и соответствующего программного обеспечения. По степени централизации технологического процесса информационная технология в системе управления организацией является децентрализованной, т.е основывается на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Для эффективной работы организации используются различные виды техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении следует рассказать подробнее. Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды техники:

1. Персональные компьютеры
2. Микропроцессоры
3. Средства телекоммуникаций
4. Средства автоматизированной обработки текстовой информации.

     В данной организации персональные компьютеры используются для:

• Разработки оперативных планов производства контроля за их выполнением;
• Контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
• Расчета заработной платы;
• Контроля за поступлением заказов;
• Анализа данных о сбыте продукции;
• Регистрации поступления платежей;
• Ведения учета и отчетности.
• Выполнения макетов
• Хранения клиентской базы
• Коммуникации с клиентами и партнерами

     Для данной организации характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel , объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть. Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Фактически на каждом рабочем месте в организации установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. На каждом компьютере организации установлены стандартные элементы программного обеспечения, как то: Операционные системы Windows , пакеты программ графических редакторов семейств Adobe и Corel Graphic Suite, открыт доступ к сети Интернет, электронная почта. Также стандартный набор необходимых программ: пакет офисных программ Microsoft Office, антивирус NOD 32 с настройкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно. Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.). Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть помогает организации зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов.

     * Снижение административных накладных расходов

     * Повышение производительности труда

     * Рационализация ведение дел

     * Снижение затрат на аппаратные средства

Наличие сети позволяет работникам предприятия  тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Применение сетевых приложений, таких как системы управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места. Это намного ускоряет ведение дел. Наличие сети позволяет сотрудникам фирмы совместно использовать периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. Объединение компьютеров в сеть помогает значительно снизить административные расходы. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших предприятий, таких как данная типография, где управление сетью часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит администратор сети на добавление новых пользователей или подсоединение новых периферийных устройств, тем больше времени он может уделить решению важных для предприятия текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность предприятия. Руководитель и менеджеры пользуются текстовыми редакторами, в основном  Microsoft Office Word,  Exсel, для Windows и простейшими графическими редакторами типа программы просмотра изображений и факсов, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами, просмотр выполненных дизайнерами макетов на согласование. Использование электронной почты дает работникам возможность направлять письменные сообщения клиентам даже в других городах. Это значительно экономит время, которое ранее тратилось на телефонные звонки и сокращает расходы, связанные с оплатой междугородных телефонных разговоров. При помощи телефонной сети организации возможно переключение любых внешних звонков на необходимый внутренний номер. Факс и модем используются для передачи информации по сетям клиентам типографии, для получения от них необходимой нам информации, а также для пополнения баз данных, используемых в организации. Бухгалтерия использует программу электронного бухгалтерского учета 1С: бухгалтерия, 1С: Предприятие и т.д. Дизайнеры данной типографии пользуются графическими редакторами семейств Adobe и Corel Graphic Suite, наиболее подходящих для работы в сфере типографских услуг, для поиска материал дизайнеры также используют программы для выхода в Интернет, такие как Internet Explorer , Opera, Mozilla Firefox, Google Chrome т.д.