Роль секретаря в организации документооборота предприятия

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ШКОЛА ГУМАНИТАРНЫХ НАУК

 

Кафедра отечественной истории и архивоведения

 

Петрова Алина Владимировна

 

РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

 Студент группы : С4309 ____________                     

                                                                (подпись)

Руководитель: к.ф.н., доцент             Т. В. Пермякова

 

 

 

Регистрационный  № _________            Оценка _________________________

 

_________ ______________________    _____________ ___________________

         подпись                          И.О. Фамилия                                         подпись                    И.О. Фамилия         

        

«______»__________________2013 г.   «______»__________________2013 г.  

 

 

 

 

Владивосток

2013

 

Оглавление

Введение………….…………………………………………………..……3

1. История развития секретарского дела в России. Нормативно- методическая база делопроизводства ………………………………….…..…5

1.1 История развития секретарского дела в России……………..……….5

1.2  Нормативно-методическая  база делопроизводства………………..10

2. Роль и обязанности  секретаря…………………………………..…..15

2.1 Роль секретаря в  организации документооборота …………………15

2.2 Должностная и инструкция  секретаря…………………...…………23

         3. Деловые и личные качества секретаря……………………...….….31

Заключение……………………………………………………..……...…..26

         Список литературы………………………………………………………29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Слово «секретарь» происходит от латинского «secretaries», и первоначально оно означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появилась в XVIII в. – сначала как должность личного секретаря. В Толковом словаре В.Даля дается такое определение: «Статс-секретарь – доверенное лицо государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности.

В современных словарях «секретарь»  определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Секретарь – это одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию  без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые работаю в приемной (рецепции), с телефоном или телефонной станцией, факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Объектом исследования курсовой работы является организация секретарского обслуживания на предприятии, предметом – роль секретаря  в организации документооборота.

Цель  работы – проанализировать роль секретаря в организации, рассмотреть такую функцию как организация документооборота, выявить недостатки и проблемы и предложить пути оптимизации делопроизводства на предприятии.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть историю развития секретарского дела в России;
• изучить нормативно-методическую базу делопроизводства;
• определить роль и обязанности секретаря в организации;
• проанализировать статус секретаря на сегодняшний момент.

При написании курсовой работы были использованы методы:

1.   теоретические:

• метод идеализации;

2. эмпирические:

• метод сравнения.

3. теоретико-эмпирические:

• анализ документов

• метод анализа и синтеза.

 

      При подготовке этой работы использовались работы таких авторов, как  Березина Н.В.,  Кузнецова Т.В.,  Овчинникова Т.И Стенюков М.В.,  Энговатова О.А.. и др.

История секретарской деятельности изучена такими специалистами, как Кирсанова М.В., Т.Ю. Теплицкая  и др.

Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающия в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, М.В. Стенюковым, и мн. др. (см. список литературы).

В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности.

Во второй главе рассматривается роль и обязанности секретаря, его должностные обязанности и т.п.

В третьей главе описываются деловые и личные качества секретаря и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.  История  развития секретарских служб

1.1 История развития  секретарского дела в России

 

Развитие  письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований [12].

В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием «Повесть временных лет». В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.

В целом, как принято считать, делопроизводство в старой России прошло три основных этапа развития: приказное, коллежское и исполнительное.

С конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что  позволило централизовать управление страной.

Постепенно, подчиняясь требованиям государственной  дисциплины, устанавливается единообразный  порядок оформления и прохождения  различных документов. Укрепление Российского  государства в середине и второй половине XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране.

Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная  бюрократия превратилась во влиятельное  сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны.

При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.

При Петре I был организован высший орган  управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял  контроль за центральной и местной  администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и  т.д. 27 февраля 1720 г. был издан свод правил по организации государственных  учреждений, названный Генеральным  регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.

Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться.

В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др. В этот период были заложены основы организации  учета и хранения документов. Впервые  появились отделы хранения документации, названные архивами.

В начале XIX в. в результате очередной  государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.).

Министерства  имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний.

Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.

В 1861 г. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. Разнообразные  местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур.

В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах.

В 1870 г. была создана система городского самоуправления (в России в тот  период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов[12].

В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.

В 1907-1913 гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса.

На  новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали  использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография.

После Октябрьской революции 1917 г. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.

Однако  дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства.

В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими  служащими и посыльными.

В 1926 г. секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой).

В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации[12].