Роль секретаря в организации документооборота предприятия

Несмотря на то, что меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством, необходимо также учитывать и специфику работы организации. В любом случае при подготовке этого раздела за основу следует брать раздел «Должностные обязанности», в соответствии с которым и детализируются основания ответственности секретаря.

Помимо общепринятой структуры, в должностную инструкцию могут вводить новые разделы, например, «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций» или «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».

После надлежащего оформления и согласования инструкции она подписывается, утверждается и доводится до исполнителя путем проставления ознакомительной визы[9].

Должностные инструкции не являются постоянными по содержанию, они со временем могут изменяться и дополняться. Все существенные изменения в отношении прав и обязанностей работника вносятся в такие инструкции только на основании приказа руководителя организации.

На базе должностных инструкций разрабатывается трудовой договор для каждой должности, в том числе секретаря. Таким образом, происходит персонификация труда. В этом случае должностная инструкция выступает в качестве своеобразного «щита», защищающего работника в случае возникновения конфликтной ситуации с работодателем, поскольку фактически разделяет трудовые обязанности между всеми работниками организации[19].

 

3. Профессиональные  и личностные качества секретаря

 

Для квалифицированного секретаря необходим минимальный набор умений: знание иностранного языка, компьютера, основ делопроизводства. Но все это необходимо для того, чтобы получить место секретаря. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Во-первых, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь – это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и об ее состоятельности[6].

Ниже приведены профессиональные качества, которые важно иметь секретарю:

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний т. п.

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Помимо профессиональных навыков, секретарь должен обладать следующими качествами: быть приветливым, тактичным, внимательным, терпеливым, уравновешенным человеком, а также должен уметь находить общий язык со всеми – на грубость не отвечать грубостью или раздражением, лучше перевести все в шутку[7]. 

Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе на этой престижной должности[20].

Заключение

 

Работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.

Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь – это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно данному определению секретарь– прежде всего это помощник руководителя.

Государственные секретари еще в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета.

Информационно-документационное обеспечение - главная составляющая секретарской деятельности.

 

 

Список литературы

Нормативно-правовые акты

1. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. – 2006. - №25.
2. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. – 2002. - №2. – ст.127.
3. Федеральный закон от 22.10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2004. - №43. – Ст.4169.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.

Статьи

5. Кузнецова Т.В. Секретарь-референт - высокопрофессиональный помощник руководителя / Т.В. Кузнецова //Секретар. дело. – 2004. - №3. – С.4-5.
6. Литвинцева Н.А. Профессионально важные деловые и личные качества секретаря // Секретар. дело. – 2003. - №3. – С.5-10.
7. Овчинникова Т.И Секретарь-референт - работа творческая // Секретарское дело. – 2006. - N 8. - С. 38-39.

Учебники и учебные пособия

8. Березина Н.М Современное делопроизводство / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко.—СПб.: Питер: 2005.—272 с.
9. Барсуков М.И. Справочник секретаря-референта: практ. пособие. – 2-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2003. – 512с.
10. Басаков М.И. Справочник кадровика: документирование кадровой работы. / М.И. Басаков. – Ростов Н/Д.: Феникс 2010. – 378 с. 
11. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. – М.: МЦФЭР, 2006. – 224 с. 
12. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов — Москва, Инфра-М, 2011 г.- 368 с.
13. Строганова Е.В Книга секретаря. Практический справочник секретаря, референта и офис-менеджера. – СПб.: Питер, 2006. – 512 с.
14. Петрова Ю.А Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта // Ю.А Петрова – М.: Омега-Л 2008. – 320с.
15. Стенюков М.В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной. – М.: А-Приор, 2007. – 238 с.
16. Стенюков М.В. Секретарская практика/ М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2005. - 112с.
17. Стенюков М.В. Секретарские секреты/ М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2005. - 80с.
18. Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. – 2-е изд. – М.: ДеЛи, 2006. – 250 с.
19. Труханович Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л. В. Труханович, Д. Л.Щур. — 4-е изд., перераб. — М. : Дело и Сервис, 2006. — 640 с.
20. Энговатова О.А. 500 советов секретарю / О.А. Энговатова- М.: Приор, 2006. - 224с.
21. Янковская В. Ф. Секретарь-референт высокой квалификации : язык и стиль управленческих документов : учебное пособие для образовательных учреждений, реализующих программы начального профессионального образования / В. Ф. Янковская. – М. : Академия , 2007. - 268 с.