Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве

Прием-передача дел  архива предприятия производятся при смене руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия.

При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется  актом. Одновременно производится прием-передача справочного аппарата к ним, а  также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия.

Порядок приема-передачи дел  состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации предприятия  определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым  осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего  руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа.

4. Задачи и функции архива

Основными задачами архива предприятия являются:

• комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к которым относятся:

1. ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;
2. прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
3. учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
4. создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;
5. информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;
6. организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;
7. подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;
8. проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);
9. проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
10. организация работы по составлению номенклатуры дел организации;
11. оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;
12. участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
13. участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях - источниках комплектования архива.

5. Права архива

• Контролировать соблюдение правил работы с документами в источниках комплектования
• Запрашивать у источников комплектования необходимые для работы сведения, в том числе в документированной форме.
• Участвовать в мероприятиях, проводимых Росархивом, органами управления архивным делом, затрагивающих работу архива.

6. Ответственность архива

Архив предприятии несет  ответственность за:

 

1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, состоящих на временном хранении.
2. Утрату и несанкционированное уничтожение документальных материалов.
3. Необоснованный отказ в приеме на временное хранение документальных материалов.
4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, состоящим на временном хранении.

 

7.Подготовка и порядок передачи документов в архив.

Подготовка и  порядок передачи документов в ведомственный  архив.

1.В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

В процессе передачи дел  необходимо проверить:

• правильность формирования и оформления дел;
• соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке  и содержимым дела. Принцип формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный  архив, должны в структурном подразделении  проходить полное оформление. Полное оформление - это когда каждое дело переплетено и подшито, листы пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т. е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а так же другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов.

2.Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива или по описям или по номенклатурам дел.

3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и организаций, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

4. В период подготовки дел структурным подразделением (общественной организацией) к передаче в ведомственный архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения (общественной организации) обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

5. Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) ведомственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела.

6. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Вместе с делами в ведомственный  архив канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно - контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

 

 

Заключение

Итак, в своей  практической деятельности архивы организаций  руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих  организаций, правилами, положениями  об организациях и структурных подразделениях, в состав которых они входят.

В зависимости  от компетенции (функций) организации  могут создаваться следующие  архивы: центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации; центральный  отраслевой архив; объединенный архив; архив организации, хранящий документы  только данной организации и ее предшественников.

В зависимости  от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный  архив; архив документации на электронных  носителях.

Ведомственные архивы осуществляет следующие функции:

• ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;
• принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
• создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
• организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
• проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
• организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
• оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
• участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Список использованных источников и литературы

Источники

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Госстандарт России, 1998.

2. Основные правила  работы архивов организаций (одобрены  решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

3. Федеральный  закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об  архивном деле в Российской  Федерации" (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая  2008 г.)

Литература

4. Алексеева  Е.В. Архивоведение. М., 2007

5. Вовкотруб О.В. Архивоведение: учебное пособие. Пенза, 2005

6. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996

7. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: Издательство ПРИОР, 2005.

Размещено на Allbest.ru

[1] Основные  правила работы архивов организаций  (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

[2] Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996. С. 62

[3] Основные  правила работы архивов организаций  (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

[4] Алексеева  Е.В. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2004. С.79

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Министерство культуры Омской области

БОУ СПО «ОмБТ»

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Основы архивного дела»

на тему: Ведомственный архив и архив организации

 

 

Проверил:     ________________________ (дата поступления работы)   ________________________ (оценка работы)   ________________________ (дата отправки на отработку)

Выполнил: студентка группы № 33 заочного отделения Москаленко Анастасия Юрьевна     ________________________  (адрес)   ________________________ (место работы)

 

Омск 2013