Учет документов Архивного Фонда РФ

Учет документов Архивного Фонда РФ

 

 

Нормативные акты регламентирующие учет архивных документов.

 

 Регламент устанавливает порядок  государственного учета документов  государственной и негосударственной  частей Архивного фонда Российской  Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

 Государственному учету в  составе Архивного фонда Российской  Федерации подлежат архивные  документы, отнесенные к постоянному  хранению после экспертизы их  ценности в порядке, устанавливаемом  Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

 Документы Архивного фонда  Российской Федерации учитываются  по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.

 Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

 В настоящем Регламенте:

• под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
• под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
• под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве;
• под единицей хранения архивных документов понимается учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

 Порядок государственного учета  документов Архивного фонда Российской  Федерации основывается на следующих  принципах:

• централизация, реализуемая на основе регламентированного Федеральной архивной службой России взаимодействия Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций - источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц - собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;

• унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;

• динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;
• полнота и достоверность государственного учета.

 Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:

• книга учета поступлений документов;
• списки фондов;
• описи дел и документов или их разновидности;
• листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.

 По мере перехода к автоматизированным  архивным технологиям государственный  учет архивных документов будет  осуществляться на основе рекомендованных  Федеральной архивной службой  России автоматизированных учетных  технологий при сохранении установленного Регламентом порядка работы.

 Особому учету подлежат уникальные  документы Архивного фонда Российской  Федерации.

 

 

Организация и этапы учета. Внутренние учетные документы.

 

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

 

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

 

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

 

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

 

-  для  организаций - функционально-целевого  назначения организации (для группы  организаций, выполняющих аналогичные  функции, используется форма выборочного  приема); полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

 

-  для  граждан - вклад гражданина в развитие  науки, культуры и других областей  деятельности; его роль в качестве  участника, очевидца выдающихся  событий в жизни общества; родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность; типичность его архивных документов для эпохи; состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

 

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 4.2 и 4.2.1 настоящих Правил, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

 

Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

 

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

 

В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.

 

Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; организаций Российской академии наук.

 

Решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК Архива Российской академии наук о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления, Президиумом Российской академии наук.

 

Справки, экспертные заключения о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение и представляются:

 

-  федеральными  государственными архивами - на рассмотрение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела (решение об исключении организации из списка источников комплектования федерального государственного архива в случае ее ликвидации принимается ЭПК федерального государственного архива);

 

государственными архивами субъектов Российской Федерации и муниципальными архивами - на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

 

- организациями  Российской академии наук - на  рассмотрение ЭПК Архива Российской  академии наук.

 

Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

 

Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

 

Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.

 

Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации.

 

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

 

В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

 

• в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

 

• по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

 

• по упорядочению документов по личному составу;

 

• по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

 

• по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

 

• по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

 

• в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

 

Таким образом, комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

 

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Архив осуществляет государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

• хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
• документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.