Учет документов

1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности

документов архивного фонда Российской Федерации

Понятие системы учета документов в государственном

(ведомственном)архиве

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов.Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает:создание оптимальных условий хранения документов;размещение документов в хранилищах и их топографирование;соблюдение порядка выдачи дел из архивов;учет документов,проверка их наличия и состояния;выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов.Учет архивных документов способствует их сохранности,помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов,хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества,отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы,хранящиеся в архиве (обработанные,неописанные,непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда). [7, стр.10]

Основными единицами учета в архивах являются:архивный фонд(или архивная коллекция),единица хранения.Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе,могут учитываться документы отдельных категорий дел(личные, следственные и др.) и особо ценные документы;обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами.Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами,отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет,как правило,ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом)или одним из сотрудников,специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам.В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов. [7, стр.15]

Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные — временными.

Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения. [7, стр. 20]

Учет документов в государственных архивах

Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище.Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация.Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов,то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно,исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету.Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы,вспомогательные формы учета,взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов(вид работы,вид учетного документа,место его заполнения— централизованный учет или хранилище).Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета.

Основными учетными документами в государственном архиве являются:

книга учета поступлений (для учета каждого поступления документов в архив) (Приложение А);

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (для учета каждого поступления этих фондов);

список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления) (Приложение Б);

список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела) (Приложение Г);

лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда) (Приложение В);

архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел);

опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);

опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);

реестр описей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел (Приложение Д);

инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);

паспорт архива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года);

паспорт хранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);

сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК). [9, стр.56]

Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один рая составляется карточка фонда,которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации(АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.

На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя),акты (приема,передачи документов,проверки их наличия, о недостаче дел в фонде,переработке фонда и другие),пересоставленные листы фондов,методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА)и т.д.

Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учет листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния,оформления и пр.

Кроме перечисленных основных учетных документов,в архивах составляются вспомогательные.Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других— реестры описей;карточки и книги движения фондов, описей,дел; книги учета документов,передаваемых в другие архивы,и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество.Однако обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а следовательно,к путанице,отсутствию четкости.Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера,тщательно продуманных по форме.

В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы на фонды советского и дореволюционного периодов ведутся раздельно.Номера фондов советского периода имеют букву Р, написанную через дефис перед номером,например: Р-23,Р-45 и т.д.

Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фондов лишь один раз при первом поступлении.При передаче фонда в другой архив его номер другому фонду не присваивается.Перенумерация фондов в архиве проводится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива.Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1 января составляется итоговая запись. [11, стр.78]

Самым сложным для заполнения учетным документом является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения:новые поступления,выбытие документов,их состав, крайние даты, НСА и другие сведения, как по каждой описи,так и в целом по фонду. После каждой записи в листе фонда в гр. "наличие(остаток)" подводится итог по описи,в которой произошли изменения, а также по фонду в целом.

Чтобы облегчить поиск необходимых сведений о фондах, хранящихся в госархиве(иногда их количество достигает нескольких десятков тысяч),в централизованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на ней указываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя под этим названием,его подчиненность и

крайние даты документов.Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя.Простейшей в обращении является схема,в основу которой положены виды учреждений,организаций,предприятий,расположенные по алфавиту(артели — промысловые,сельскохозяйственные;заводы — авиационные,машиностроительные;управления— благоустройства,бытового обслуживания,энергетического хозяйства и т.д.).

Инвентарная книга по учету документов,имеющих во внешнем оформлении материальные ценности (драгоценные металлы и камни,лаковые миниатюры и др.), составляется в трех экземплярах.Первый хранится в отделе централизованного учета, второй— у материально ответственного лица, третий— в бухгалтерии архива. Ведется единая книга для всего архива;в ней по порядку номеров указываются фонды, содержащие такие дела, а в пределах фонда — по порядку номера описей и дел в них.Присвоенный делу инвентарный номер ставится в виде числителя дроби над архивным шифром дела. [9, стр. 56]

Учет документов в ведомственных архивах

Государственный учет в ведомственных архивах ведется по установленным правилам и формам. Учетные документы ведомственных архивов содержат сведения, аналогичные учетным формам госархивов,но их меньше по количеству.Рад учетных документов(опись дел,лист-заверитель,внутренняя опись) остаются неизменными и в государственных,и в ведомственных архивах.

Основными учетными единицами,как и в госархиве,являются архивные фонды (или архивные коллекции),единицы хранения(дела). Учет осуществляется по основным и вспомогательным учетным документам.Основные учетные документы обязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их виды определяются архивом (как

правило,вспомогательные учетные документы целесообразно вести в крупных архивах, имеющих несколько хранилищ).

Основными учетными документами являются:

книга учета поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления и выбытия документов в архиве);

список фондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров);

лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающей изменения в составе и объеме фонда);

описи дел (для поединичного и суммарного учета дел, особо ценных дел, страхового фонда);

формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения изменений в фондовые каталоги архивных органов), утвержденные статистической службой РФ.

Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного(свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учета документов в ряде категорий дел (особо ценные,личные, судебные и следственные и др.) составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда. [12, стр.30]

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда.Книга учета поступлений и выбытия документов,а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов.Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.

Описи дел выполняют ряд функций,в том числе функцию учета дел постоянного,долговременного хранения и по личному составу.Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).Форма описи,порядок занесения в опись единиц хранения и составления итоговой записи известны из курса делопроизводства(вспомним, что на дела со сроком хранения до десяти лет разрешается не составлять опись, а учитывать их по номенклатурам).Тем не менее,нередко в структурных подразделениях при сдаче дел в архив составляются описи на дела десятилетнего срока хранения.Вызывается это определенными причинами.Например, при большом количестве дел, сформированных в нескольких томах, учитывать их в дальнейшем по номенклатуре практически невозможно.В этом случае только составление описи на такую группу дел может гарантировать их учет и сохранность. [13, стр.84]

Описи и заменяющие их номенклатуры дел учитываются по листу фондов.Каждой описи присваивается валовой номер по листу фонда.Если часть документов фонда поступила в госархив, то номер законченной описи согласовывается с ним. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс "лс",к номерам описей временного(свыше десяти лет) хранения— индекс "в".