Автор: Пользователь скрыл имя, 17 Марта 2012 в 22:30, курсовая работа
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов.Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает:создание оптимальных условий хранения документов;размещение документов в хранилищах и их топографирование;соблюдение порядка выдачи дел из архивов;
Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения с добавлением литер "сп" и указания через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались включенные в опись дела(например, 1сп-84, 2сп-86).
Каждый вид описей имеет самостоятельную нумерацию,начинающуюся с первого номера.Сводной номенклатуре дел, заменяющей опись, присваивается номер, состоящий из литер "нв"с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура(например, нв-83,нв-84). При выбытии всех дел по какой-либо описи се номер другим описям не присваивается.Переработанные описи и номенклатуры,из которых выбыли все дела, снимаются с учета. [13, стр.86]
Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовом архиве основным учетным документом,фиксирующим все изменения в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части:в первой - учитываются неописанные документы (если они есть в архиве),во второй —описанные документы.
Номер фонда переносится из списка фонда(если архив хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда,присвоенный госархивом(если документы организации уже поступали на госхранение).Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В графу "крайние даты каждого названия фонда"указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за этот период нет. В графу "название фонда" в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации- фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив. [15, стр.46]
Изменения в учетные данные листа фонда,связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов,вносятся на основании следующих документов:
опись структурного подразделения и годовой раздел сводной описи организации;
номенклатура дел, заменяющая годовой раздел сводной описи;
акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;
акт о выделении к уничтожению дел;
акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
акт о неисправимом повреждении дел;
акт проверки наличия и состояния дел.
Изменения,связанные с техническими ошибками(неправильный подсчет дел,неучтенные,пропущенные и литерные номера и др.),вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по акту проверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнего руководителем организации),а по актам о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения —только после согласования их с соответствующим архивным учреждением. [14, стр. 150]
Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершается заполнением граф 10 — 16 "наличие(остаток)". Это даст возможность сразу определить количество дел в фонде,как общее, так и по учитываемым категориям(постоянного хранения, особо ценных дел, по личному составу),а также увидеть состояние документов(описанные,
Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение.В его правом верхнем углу указывается: "Продолжение.Ф. №, лист 2". На первом листе делается ссылка"См. продолжение Л.2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным и хранятся в папке с клапанами.
На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда,отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны,Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда. [15, стр. 52]
На каждый фонд в архиве заводится дело фонда, в когорте включаются документы по истории организации и ее фонда:историческая справка, акты передачи дел фонда в госархив,о выделении к уничтожению дел, о неисправимом повреждении дел, проведении проверок наличия и состояния дел и др. Документы располагаются в деле фонда в хронологической последовательности их составления.Листы дела фонда нумеруются.К делу фонда составляется внутренняя опись и заверительная надпись, которые по мере пополнения дела дополняются.Дело фонда имеет тот же номер, что и фонд.
В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах,содержит информацию об оснащенности и кадрах архива(паспорт архива).
Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы,ставят преграду для поступления в АФ РФ массовых документов,в фондах организаций во множестве остаются документы планового,отчетного характера,обобщающие информацию,а следовательно,лишающие ее той конкретности,индивидуальности,
1.2 Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий
В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности,зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии,государства,культуры: документы,являющиеся этапными в развитии отрасли,и т.п.
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов,необходимо внимательно ознакомиться с историей организации,определить,в какие периоды се деятельности могли создаваться такие документы.Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.
По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Для выявления дел,содержащих особо ценные документы,берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений,которые отражают основную деятельность фондообразователя. [18, стр.190]
Если дело содержит особо ценные документы(ОЦД), оно включается в перечень. В перечне указываются:номера фонда,описи, дела,заголовок дела и в той же графе— аннотация на особо ценные документы; гр. "примечание"используется для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела,объем ОЦД, связь с другими делами и др.).
Перечень рассматривается на ЭК (ЦЭК) и согласовывается с ЭПК архивного учреждения.После утверждения перечня все особо ценные дела подлежат учету. На обложках дел, включающих такие документы,в правом верхнем углу ставится индекс ОЦ. Главным учетным документом особо ценных дел является опись установленной формы.
Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах,одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения.Опись имеет итоговую запись,которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа. Дела в опись вносятся в порядке номеров описей и дел.Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ.
В конце итоговой записи годового раздела сводной и законченной описей, содержащих особо ценные дела, делается запись по форме: "В том числе ОЦД №. всего(количество цифрами и прописью)дел". В гр. "примечание"напротив каждого такого заголовка дела проставляется отметка ОЦ. [19, стр.209]
В листе фонда учет особо ценных дел осуществляется по тем описям,которые содержат эти дела. Для этого в гр. 5, 6, 8, 11, 15 указывается через дробь(в знаменателе)их количество,которое отражено в итоговой записи к описи,с добавлением к цифрам ОЦ.Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи(указанный в числителе) не влияет, так как особо ценные дела уже учтены в общем объеме дел.
Особо ценные дела хранятся обособленно,в возможно лучших условиях,в местах, удобных для эвакуации(и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь).
Одним из важнейших мероприятий по обеспечению безопасности и сохранности особо ценных и уникальных документов АФ РФ является создание страхового фонда их копий.
При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд. Придавая важное значение комплексному совершенствованию и развитию работ по созданию страховых фондов документации,осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности,Правительство Российской Федерации в1995 году приняло постановление о создании единого страхового фонда документации(СФД) и утвердило Положение об этом фонде.
Совокупность страховых копий составляет страховой фонд.Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования,задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов. [16, стр. 123]
Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе — это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке(микрофильм страхового фонда), а фонд пользования— это позитивный микрофильм(в двух экземплярах)второго поколения,т.е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения,предназначенный для работы по использованию в ведомственном,а затем в государственном архиве. Если сама организация не может изготовить микрофильмы,ей следует обратиться в архивные или другие учреждения,имеющие специальную аппаратуру.
Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются,проверяется их физико-химическое состояние,правильность обработки,особенности оформления.Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел,количества листов и страниц в каждом деле.При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел,документов. [15, стр.212]
Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах,три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке.Перенумерация страховых копий запрещается.Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия.