Учет денежных документов

Введение

Касса предприятия работает не только с наличными денежными  средствами, но и с денежными документами (напр., билеты, марки и др.), которые  могут приобретаться как за наличные, так и в безналичном порядке  и должны храниться в сейфе  кассы.

Учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе компании, на сч. 50-3 "Денежные документы" по фактическим затратам на их приобретение. Приход и расход их осуществляется в том же порядке, что и для наличных денег – выписывается приходный кассовый ордер на поступившие денежные документы и расходный кассовый ордер на выбывшие (выдаются сотрудникам в подотчет либо продаются) с обособленным отражением в Кассовой книге.

Следует помнить, что  существует категория документов, имеющих  стоимостную оценку, которые в  целях бухучета не признаются денежными документами.

В частности, это:

1.     Ценные  бумаги (сч.58);

2.     Акции,  которые были выкуплены у акционеров (сч.81);

3.     Документы  на НМА (сч.04);

4. БСО (бланки строгой отчетности – забалансовый сч.006). 
Общее понятие о денежных документах

Денежные документы - документы, имеющие стоимостную  оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся  в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.  

К денежным документам НЕ относятся:

• документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)
• ценные бумаги (учитываются на счете 58)
• бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)
• выкупленные у акционеров акции (счет 81)

 Денежные документы  учитываются в сумме фактических  затрат на их приобретение. Приобретение  денежных документов может осуществляться  за наличный и безналичный  расчет.

            Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

            В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Примеры денежных документов даются в Инструкции к Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Согласно указанной инструкции к денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др. К другим, не упомянутым выше денежным документам можно причислить железнодорожные билеты, маркированные конверты и карточки, разовые и проездные билеты на городской общественный и речной транспорт.

Несмотря на ценность денежных документов в плане их возможно высокой номинальной и реальной стоимости, денежные документы упоминаются лишь однажды: "Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства без подписи главного бухгалтера (лица, им уполномоченного) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению". Здесь возникает парадоксальная ситуация, так как зачастую на предприятия поступают денежные документы, составленные и утвержденные на территории и по законам иностранных государств. Такие документы учитываются как внешние (классифицируя их по месту составления) и часто проходят мимо взора главного бухгалтера. Вероятно, под денежными документами в Законе понимаются другие документы, а точнее, связанные с оборотом на предприятии наличных денег и применяемые для их учета: чековые книжки, кассовые ордера. Так как денежные документы не относятся ни к материальным ценностям, ни к первичным учетным документам или регистрам учета, то в Законе порядок учета денежных документов не приведен. Разве что оценивая денежные документы как обязательства, как документы, отражающие факт оплаты и пользования определенными услугами, например, транспортировкой пассажиров. Вместе с тем видна важность учета денежных документов, вызванная их стоимостью, порой превышающей стоимость денежного знака. Например, один билет на самолет на Дальний Восток превышает стоимость купюры 100 долларов США. Поэтому многие денежные документы изготавливают на бумаге, имеющей защиту в виде водяных знаков, отличительных оттисков и т.п.

Денежные документы  напоминают фьючерсный контракт, т.е. контракт (соглашение) на покупку (продажу) базисного актива (услуги) в день, установленный контрактом, по фиксированной цене. Суть в том, что, приобретая путевки на оздоровление или проездные билеты, предприятие уплачивает деньги сразу, а использует путевки или билеты по прошествии некоторого времени. Здесь наяву расходы, произведенные в данном отчетном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам, т.е. для учетного работника это расходы будущих периодов. Стоимость путевки или билета можно списать только после их использования, так как если документы не именные, их можно перепродать или возвратить первичному продавцу.

Операции купли-продажи  денежных документов

При покупке билета совершается  договор купли-продажи с предприятием (или его кассой), продающим билеты. Факт покупки билета служит фактом заключения сделки. Разрыв такого договора может привести к потере, частичной или полной, стоимости билета. Размер потери для предприятия обусловлен сроком возврата ранее купленного билета. Если рейс уже осуществлен без участия представителя предприятия, то потеря стоимости билета полная. А если же билет возвращен до поездки, то предприятие несет потери в виде санкции, взимаемой продавшей стороной за нарушение условий заключенного посредством факта продажи договора.

В соответствии с п. 3.6.6 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), уплаченные, присужденные или признанные штрафы, пени, неустойки и другие виды санкций за нарушение условий хозяйственных договоров относятся к внереализационным расходам и потерям, отражаемым на сч. 80 "Прибыли и убытки". Следовательно, сумма недоплаты стороной, продавшей билеты, до номинальной стоимости билетов при их возврате предприятию, купившему и возвратившему билеты, может быть обоснованно отнесена на уменьшение налогооблагаемой прибыли, т.е. в дебет сч. 80 "Прибыли и убытки".

Пример 1

Общество с дополнительной ответственностью (ОДО) 8 июля 2002 года приобрело  проездной документ на поездку в  вагоне стоимостью 19 000 руб., чтобы отправить  работника в командировку с 2 по 13 августа 2002 г. Расходы по покупке билета, произведенные в июле, относятся к будущему периоду — августу. В период до 1 августа потребность в командировке отпала, и проездной документ 30 июля был возвращен железной дороге.

За отказ пассажира  от поездки железная дорога удержала 25% от стоимости разового проездного документа.

В бухгалтерском учете  ОДО сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 76     КРЕДИТ 51             

— 19 000 руб. — оплачен  проездной документ по безналичному расчету;

ДЕБЕТ 56     КРЕДИТ 76

— 19 000 руб. — получен проездной документ от железной дороги;

ДЕБЕТ 71     КРЕДИТ 56

— 19 000 руб. — выдан  проездной документ командированному лицу;

ДЕБЕТ 56     КРЕДИТ 71

— 19 000 руб. — возвращен  ОДО проездной документ работником,

предполагавшим отправиться  в командировку с 2 по 13 августа 2002 г.;

ДЕБЕТ 76     КРЕДИТ 56

— 19 000 руб. — возвращен  проездной документ железной дороге;

ДЕБЕТ 51     КРЕДИТ 76

— 14 250 руб. (19 000 руб. х 75%) — поступили деньги от железной дороги за

возвращенный проездной  документ;

ДЕБЕТ 80     КРЕДИТ 76

— 4 750 руб. (19 000 руб. — 14 250 руб.)— учтена сумма санкций за возврат 

проездного документа  железной дороге.

 

Хранение денежных документов

Денежные документы, не выданные подотчетным лицам, должны находиться в кассе предприятия. Ответственность за сохранность и движение денежных документов по должностным функциям (обязанностям) несет кассир. В конце рабочего дня он должен составлять отчет о начальном и конечном сальдо документов с учетом их поступления и выбытия. Информация из отчета заносится в книгу учета движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета. При этом допускается составление данного регистра бухгалтерского учета по форме, отличающейся от типовой, если он разработан предприятием с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета.

При проведении ревизии  подвергается проверке фактическое  наличие в кассе денежных документов и его соответствие данным аналитического учета. Для проведения ревизии кассы  денежные документы, хранящиеся в кассе, считаются не деньгами, а другими ценностями. Результаты ревизии отражаются в акте ревизии наличных денег и других ценностей. Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе предприятия.

В ходе ревизии может выясниться, что определенных денежных документов недостает или излишек. Недостача отражается в бухгалтерском учете и подлежит взысканию. Излишки подлежат оприходованию и отражаются в бухгалтерском учете. В суммовом измерении, например, недостача определяется в размере сумм тех денежных документов, которые должны были быть в кассе, но отсутствуют.

Недостачи денежных документов независимо от того, подлежат они отнесению  на счета издержек производства (обращения) или виновных лиц, в бухгалтерском  учете отражаются записью:

ДЕБЕТ 84     КРЕДИТ 56

— отражена недостача, возникшая  по причине нехватки денежных документов в кассе.

В случае доказательства вины конкретного лица в недостаче  денежных документов недостача взыскивается с этого лица. Если виновник недостачи не установлен или суд принял решение не взыскивать недостачу, ее сумма относится на внереализационные расходы.

 

Отражение в учете денежных документов

Несмотря на то, что  денежные документы должны храниться  в кассе предприятия, они учитываются  не на сч. 50 "Касса", а на сч. 56 "Денежные документы". Факт совершения хозяйственной операции с денежным документом (его передача, продажа и т.д.) подтверждается первичным учетным документом. Для учета денежных документов отсутствует унифицированная форма первичной учетной документации. В связи с этим на предприятии может быть разработана форма первичного учетного документа, включающая следующие обязательные реквизиты:

— наименование, номер  первичного документа;

— дату и название организации, в которой составлен первичный документ;

— содержание и основание  совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценка в натуральных, количественных и денежных показателях (какие денежные документы, куда, откуда, сколько и на какую сумму поступили  и выбыли);

— должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от особенностей хозяйственных операций с денежными  документами и системы обработки  данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

 

Заключение

Поскольку денежные документы  хранятся в кассе фирмы, при их поступлении и выбытии выписывается приходный и расходный кассовые ордера.  Денежные документы надо учитывать в сумме фактических затрат на их приобретение.

Унифицированных форм для  учета денежных документов не существует. Они разрабатываются самостоятельно и утверждаются приказом руководителя. Например, в книге для учета путевок сотрудников можно указать такие реквизиты.

В приходной части:

- наименование организации, от которой получены путевки;

- наименование санатория;

- дату получения путевки;

- номер путевки, ее  срок и стоимость.

В расходной части:

- дату выдачи путевки;

- фамилию, имя, отчество  человека, получившего путевку;

- его должность;

- сумму, уплаченную  за путевку;

- подпись работника  в получении путевки.

 

Не все путевки надо учитывать на субсчете 50-3. Здесь не отражают путевки, полученные в отделении Фонда социального страхования. Они учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

 

Также на субсчете 50-3 не учитывают путевки собственных  санаториев и домов отдыха, принадлежащих  фирме. Затраты на них отражают на счете 29 "Обслуживающие производства и хозяйства". При реализации санаториями  путевок их фактическая себестоимость списывается с кредита счета 29 в дебет счета 90 "Продажи". Полученные бланки путевок фирма будет учитывать на забалансовом счете 006 до момента продажи.