Учет и обеспечение сохранности архивных документов

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органах.

Предметом данной работы является учет и обеспечение сохранности архивных документов.

Основной целью является исследование системы учета и обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Данная цель достигается в процессе решения следующих задач:

• Определить понятие «учет документов»;
• Рассмотреть проведение учета особо ценных документов;
• Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов;
• Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов;
• Проследить порядок выдачи дел из хранилищ.

 

Источниковой базой при написании курсовой служили Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации; Основные правила работы архивов организаций.

Степень изученности темы. Вопрос учета и обеспечения сохранности архивных документов довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров А.Д. «Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение».

Структура курсовой работы. Работа состоит из ведения, двух глав, включающих семь параграфов, заключения, списка источников и литературы.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Организация учета архивных документов.

1.1. Понятие учета  архивных документов.

Учет документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.

В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Современные правила государственного централизованного учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, утвержденного 11.30.1997 Росархивом. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ1.

Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе:

• установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета;
• единства организации хранения и учета документов;
• сопоставимости учетных показателей;
• строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
• оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав.

Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов2.

Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров3.

Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации.

 

1.2. Составление учетных документов в архиве.

Государственному учету подлежат следующие документы:

• государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
• государственных музеев и библиотек;
• научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, и также других ведомств;
• структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
• негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно.

Основными учетными документами в государственном архиве являются:

• книга учета поступлений (см. Приложение 1);

• книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

• список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления) (см. Приложение 2);

• список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела);

• лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);

• архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел) (см. Приложение 3);

• опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);

• опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);

• реестр описей;

• реестр описей особо ценных документов;

• инвентарная книга учета дел с материальными ценностям;

• паспорт архива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года);

• паспорт архива (см. Приложение 4);

• паспорт архивохранилища;

• сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января;

• карточка фонда;

• дело фонда;

• внутренние описи и листы-заверители дел (см. Приложение 5,6).

Основными учетными документами ведомственных архивов являются:

• книга учета поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления и выбытия документов в архиве);

• список фондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров);

• лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающей изменения в составе и объеме фонда);

• опись дел (для поединичного и суммарного учета дел, особо ценных дел, страхового фонда);

• реестр описей;

• паспорт архива;

• паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ;

• опись особо ценных дел;

• книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

• опись страхового фонда;

• дело фонда4.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования оформляется аналогично общей книге поступлений.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. В соответствии с данным списком, фонды получают порядковые номера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов с особо ценными документами составляется аналогично списку фондов.

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовом архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменения в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой - учитываются неописанные документы (если они есть в архиве), во второй — описанные документы. Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. По нему присваивается номер описи. При выбытии ее материалов из архива, номер описи не меняется и не присваивается другой описи. Лист фонда пересоставляется только при его неисправном повреждении. Старый лист помещают в дело фонда с пометкой о его пересоставлении. При продолжении листа фонда указывают на нем номер продолжающего листа. По нему можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. Поэтому опись является первичным учетным документом поединичного и суммарного учета документов фондов. Каждый документ имеет свой единичный номер. Итоговая запись к описи осуществляет их суммарный учет. Номер описи определяется по листу фонда. Количество единиц хранения в описи не должно превышать 9999. Последующие единицы хранения учитываются в новой описи. При выбытии всех дел по описи ее номер сохраняется за ней, он не передается другим описям. Архив должен обязательно иметь три экземпляра описи, первый из которых является страховым. При пересоставлении описи старая опись включается в новую последним номером.