Учет и обеспечение сохранности архивных документов

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов. 

В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

1) бумажных носителях – температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

2) черно-белых пленочных носителях – температура +15оС, относи-тельная влажность воздуха 40-55 процентов;

3) цветных пленочных носителях – температура +2 - +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

4) электронных носителях – температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов9.

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях – не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом – 2 раза в неделю; при нарушениях режима – 1 раз в сутки.

Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.  В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами – 120см; средствами хранения – 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения – 75см; стеной и торцом средства хранения – 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см10.

 

 

 

 

 

2.2. Размещение  документов в хранилище.

Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск11.

Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:

- описи дел и заменяющие  их номенклатуры дел;

- предметные, предметно-тематические  картотеки;

- картотеки по личному  составу;

- указатели;

- исторические справки;

-обзоры документов.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.

В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).

Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (см. Приложение 8,9). Они составляются на карточках.  Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй – в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Проверка наличия  и состояния документов.

Цель проверки наличия и состояния документов в архивах – установить соответствие фактического наличия документов описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

- уникальных документов  – ежегодно;

- особо ценных документов на бумажной основе – один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);

- аудиовизуальных и электронных документов – один раз в 5 лет;

- кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.

До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.

Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение 10).

Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

В ходе розыска необходимо12:

- изучить учетные документы  по выдаче дел из хранилища;

- проверить правильность  итоговой записи в описи, по  которой числятся необнаруженные  дела, так как могли быть допущены  технические ошибки в порядковой  нумерации дел, а при составлении  итоговых записей пропущенные  и литерные номера не были  учтены;

- проанализировать заголовки  необнаруженных дел в описях  дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды  или включенные в другую опись  данной организации, но под другим  номером;

- изучить старые описи  на дела, подвергшиеся ранее научно-технической  обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;

- организовать розыск  не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;

- проверить акты приема-передачи  дел в архив из  организаций;

- изучить акты о выделении  дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное  пользование.

На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования надобности.

На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой на документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т.д.).