Принципы учета уникальных и особо ценных документов

 

 

 

 

 

Тема: Принципы учета уникальных и особо ценных документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Омск 2015

 

Содержание

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность темы исследования. Выявление ОЦ документов, их специальный учет, описание и хранение осуществляется в целях обеспечения сохранности этих документов, создания страхового фонда, а в будущем – фонда пользования.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ1 определяет Архивный фонд Российской Федерации как «исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению». 

Сосредоточив в своих архивохранилищах более 200 млн. дел Архивного Фонда Российской Федерации, которые отражают процессы государственной и общественной жизни, межгосударственных связей, жизнедеятельности людей в сфере государственного управления и права, культуры, науки, общественной и частной жизни, федеральные архивы и государственные архивы субъектов Российской Федерации призваны обеспечить сохранность национального историко-документального наследия народа России.

Исходя из этого, выявление, учет, описание и хранение особо ценных документов, а также создание страхового фонда копий особо ценных документов является одним из приоритетных направлений по обеспечению сохранности документов.

Выявление особо ценных документов в архиве является самостоятельным видом работы, проводится в плановом порядке. Обязанности по организации и проведению комплекса работ с особо ценными документами возлагаются на отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, что закреплено в Положении об отделе и должностных инструкциях сотрудников отдела.

Учитывая особенности проведения данной работы, приказом директора создается рабочая группа, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников архива. По мере необходимости, но не реже одного раза в год, проводятся заседания рабочей группы, на которых рассматриваются и утверждаются итоги проделанной за год работы, обсуждаются возникшие проблемы и спорные вопросы.

Особо ценные документы могут быть выявлены и в ходе проведения других видов архивных работ (проверка наличия и физического состояния документов, описание документов, их рассекречивание). Выявленные в этих случаях документы также представляются на рассмотрение рабочей группы.

Составляется перспективный план работы по выявлению особо ценных документов. В план включаются в первую очередь фонды, которые могут быть признаны особо ценными целиком. План работы утверждается директором.

Объектом исследования являются общественные отношения, складывающиеся в процессе деятельности архивных учреждений по выявлению особо ценных и уникальных документов в государственных архивах Российской Федерации. 

Предметом исследования являются экспертиза ценности архивных документов в государственных архивах Российской Федерации. 

Цель исследования – является определение порядка выявления, учета, описания и хранения ОЦ документов фондов архивов.

Указанная цель достигалась путем постановки и решения следующих задач:

– рассмотреть понятие особо ценных и уникальных документов;

– охарактеризовать порядок учета ОЦ и уникальных документов;

– изучить порядок проведения экспертизы ОЦ и уникальных документов

Структура работы предопределена целью и задачами исследования. Выпускная квалификационная  работа состоит из введения, двух глав, объединяющих шесть параграфов, заключения, списков нормативных правовых актов и литературы.

 

Глава 1. Уникальные и особо ценные документы в Архивном фонде Российской Федерации 

 

1.1. Понятие и выявление уникальных  и особо ценных документов

 

В ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" приведены определения особо ценных и уникальных документов:

Особо ценные документы – документы Архивного фонда Российской Федерации, которые имеют непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых установлен особый режим учета, хранения и использования;

Уникальные документы – особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности2.

В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

Имеет место ограничение доступа к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

К особо ценным документам относятся документы, содержащие информацию о важнейших фактах и явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения и автографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

В государственном архиве, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния дел проводится:

– уникальных документов – ежегодно;

– особо ценных документов на бумажной основе – один раз в 10 лет (в государственной библиотеке – один раз в 5 лет);

– аудиовизуальных и электронных документов – один раз в 5 лет;

– кинодокументов – один раз в 2 года3.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке – один раз в 15 лет).

В целях обеспечения сохранности и наиболее качественного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих важнейшие события в жизни республики в архивах организаций проводится выявление особо ценных документов.

Критерии выявления ОЦД определены на основе понятия «особо ценного документа», закрепленного в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» и в соответствии с Методическими рекомендациями4.

При определении особо ценных фотодокументов сотрудники архивов руководствуются Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в госархивах РФ, Инструкцией по выявлению особо ценных кинофотодокументов РГАКФД.

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя5:

– заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;

– рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;

– представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, экспертно-проверочной комиссией Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.

При выявлении особо ценных документов используются следующие критерии6:

– значение учреждения, фондообразователя;

– авторство документов;

– время создания документов;

– ценность, содержащейся в документах информации;

– юридическая сила, подлинность документов;

– наличие художественных, палеографических особенностей документов.

На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.

Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа первая списка фондов служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учетных документах не используется. В графе второй за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа третья заполняется по последнему названию фонда. В графе четвертой указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы.

Методика выявления особо ценных дел

Архив организации по согласованию и под непосредственным руководством Архивного Фонда Российской Федерации проводит выявление особо ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

– выявление фондов, частей фондов;

– выявление дел по описям;

– непосредственный просмотр отобранных дел.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с Архивным Фондом Российской Федерации. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

На дела, содержащие особо ценные документы, составляются описи, которые рассматриваются центральной экспертной комиссией организации, утверждаются экспертно-проверочной комиссией Архивного фонда Российской Федерации, затем руководителем организации.

После утверждения описей в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс «ОЦ».

После утверждения описей все особо ценные дела подлежат учету.

 

 

 

1.2. Порядок учета уникальных и особо ценных документов

 

 

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов. Учет особо ценных документов ведется по:

списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).

В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или номернику указывается: "Все единицы хранения/единицы учета скопированы, дата, должность, подпись".