Принципы учета уникальных и особо ценных документов

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учета проставляются отметки "ОЦ".

В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета7.

 

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения, единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета, идентификации и быстрого поиска) состоит из следующих элементов:

– сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры);

– номера архивного фонда;

 – номера описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета8.

Особому учету подлежат дела, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни. Они считаются особо ценными или уникальными.

Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации регистрируются в соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации.

Учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка («сейфовое хранение») в описи дел, документов, и включается в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или приложении драгоценные металлы или камни. Данная инвентарная книга составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй – у материально-ответственного лица, третий хранится в бухгалтерии архива.

Дела вносятся в инвентарную книгу по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов – по порядку номеров дел. На бирке, прикрепляемой к обложке каждого дела (предмета), указывается номер, за которым оно учтено в инвентарной книге. Номер проставляется через дробь с архивным шифром (например, инв. №1/ГАРФ, ф.572, оп.1, д.17)9. К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел (предметов), внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально-ответственного лица.

Листы инвентарной книги до начала ее заполнения пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива, главного хранителя фондов и скрепляется печатью архива.

Ежегодно, специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Инвентаризация проводится также в случае смены материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учет особо ценных документов ведется по:

– списку фондов, содержащих особо ценные документы;

– описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам);

В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.

Если большинство документов по описи являются ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда.

Сведения о копировании особо ценных документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения, единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения, единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».

Описи особо ценных аудиовизуальных документов составляются по формам, установленным в отраслевых методических документах.

Описи особо ценных дел, документов, номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов, номерников.

При отнесении документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки «ОЦ».

В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.

 

1.3. Страховой фонд уникальных  и особо ценных документов

 

На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или повреждения их оригиналов, в архивах создаются их страховые копии, путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Страховое копирование осуществляется в соответствии с ГОСТом Р 33.505–2003 Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, а также Типовым технологическим регламентом изготовления микрофиш страхового фонда и фонда пользования (РГА НТД. – М., 1994).

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в архивохранилищах.

Для страхового фонда копированию подлежат все документы признанные особо ценными, независимо от их типа (способа воспроизведения), времени создания и вида носителя, а также списки тех архивных фондов, в составе которых имеются особо ценные дела.

Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).

Фонд пользования создается для обеспечения долговечности оригиналов особо ценных и уникальных документов и с целью более результативной организации использования, содержащейся в них информации.

Фонд пользования создается со следующим обязательным комплектом копий:

– для документов на бумажных носителях – это изготовленная из позитивной микроформы негативная микроформа;

– для фотодокументов – одна позитивная перепечатка и один дубль-негатив;

– для кинодокументов – одна совмещенная позитивная копия, один промежуточный позитив изображения и один контратип звукозаписи (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны быть включены в комплект кинодокументов, поступающих на постоянное хранение;

– для фонодокументов – одна копия, изготовленная на магнитной ленте шириной 6,25мм;

– для видео документов – одна копия формата VHS;

– для электронного документа – одна копия, изготовленная на лазерном диске.

В фонд пользования, как правило, включаются полностью скопированные копии дел. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования только путем их внесения в состав тематической коллекции документов.

Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.

Страховые копии своим содержанием и присущими им внешними качествами должны полностью соответствовать документу-оригиналу. Со стороны изготовителя копии должно быть гарантировано соответствие их (копий) требованиям действующих нормативно-технических документов.

Изготовитель страховых копий в обязательном порядке проверяет их качество и вносит результаты проверки в установленную соответствующими нормативно-техническими документами форму актов.

При прием-сдаче страховых копий проверяется целостность комплекта, количество копий, техническое состояние при просмотре, а также записанные в акте о техническом состоянии полнота и точность данных и сведений.

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных и особо ценных докуме6нтов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Подготовка уникальных и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов их архивохранилищ.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании дела, как правило, подшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией – изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами10.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) первого поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте. Страховой копией электронного документа является первая копия оригинала, изготовленная на лазерном диске.

Страхованию подлежат:

– документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;

– уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.

В исключительных случаях, под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи, уникальные документы могут экспонироваться без страхования на организуемых в Российской Федерации выставках.

Страховая оценка документов Архивного фонда Российской Федерации проводится в архиве комиссионно.

Категория ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных методических разработок.

Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации оформляются актом страховой оценки архивных документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящемся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановки на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранения архивных документов.

Неисправимо поврежденными архивными документами являются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования, содержащейся в них документной информации.