Принципы учета уникальных и особо ценных документов

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

запись ЭД на машинные носители;

проверка качества записи;

описание ЭД;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

название документа,

дата его создания,

характеристика содержания (аннотация),

электронный формат,

физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.),

объем документа (для БД также - количество записей).

 

2.3. Оформление результатов экспертизы ценности документов

 

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты12.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2011 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

 

 

Заключение

 

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится поэтапно. На первом этапе приказом директора согласно плану работы по выявлению уникальных и особо ценных документов исследуется структура фондов, принципы формирования дел, особенности их описания, систематизации, степень полноты состава документов, учитывается фактор повторяемости документов или информации внутри фонда и в других фондах.

На втором этапе работы по выявлению ОЦД изучаются описи фонда. Выявление ОЦД проводится путем просмотра описательных статей в описи. Если заголовок дела не даёт уверенности в том, что содержащие в деле документы можно отнести к разряду ОЦД, то просматриваются сами дела с целью определения особой ценности содержащихся в них документов. Если в деле особо ценным признан только один документ, все дело считается особо ценным. Отдельные документы из дела не изымаются.

На третьем этапе при изучении фондов и описей дел и определении особо ценных документов составляется номерник выявленных особо ценных дел, который представляется для рассмотрения рабочей группой по выявлению ОЦД архива. Особо ценные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате. Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования.

 

Список использованной литературы

 

1. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”// СПС КонсультантПлюс.
2. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" //СПС КонсультантПлюс.
3. ГОСТ Р 33.505–2003 Единый российский страховой фонд документации.
4. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р51141-98. М., 1998.
5. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации», М., ВНИИДАД, 2007.
6. Инструкция по выявлению особо ценных кинофотодокументов РГАКФД. М.,2010.
7. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», М., 2007
8. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник / Под ред. В.П. Козлова. 3-е изд. М., 2005.
9. Болдина А.Н. Комплектование государственных и частных архивов. М., 2005.
10. Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории: учебное пособие. 2-е изд. М., 2011.
11. Зубкова Л.Е. Опыт работы госархива Тульской области с организациями, сдающими документы на государственное хранение // Секретарское дело. 2003. № 7. С.5- 6.
12. Иноземцева З.П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта // Вестник архивиста. 1999. С.20-28.
13. Комментарий к Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (постатейный) / Амелин Р.В., Богатырева Н.В., Волков Ю.В., Марченко Ю.А., Федосин А.С. // СПС КонсультантПлюс, 2013.
14. Крайская З.В. Архивоведение: Учебник / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. М., 1996.
15. Тельчаров А.Д. Архивоведение: Конспект лекций / А.Д. Тельчаров.– М., 2004.
16. Тимофеева А.К. Развитие архивоведения // Краевой вестник. 1998. № 12. С.7-10.
17. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие. М., 2002.
18. Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, предприятий, организаций // Отечественные архивы. 1994. № 5.
19. Черешня А.Г. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации. М., 2003.
20. Яковлев П.А. Архивное дело. М., 2007.
21. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика). М., 2007.

 

 

Приложение

Приложение № 31 
к Приказу Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации 
от 10.09.2007 № 1273

ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ 
УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА *

Регистрационный номер 

 

Дата включения документа в Государственный реестр 

 

1. Описание документа

Название (заголовок) документа 

 

 

 

Самоназвание документа 

 

 

 

Вид документа 

 

Автор документа 

 

Дата (время создания) документа 

 

Век 

 

Ориентировочная дата 

 

Язык документа 

 

Аннотация 

 

 

 

Историческая справка 

 

 

 

Наличие драгоценных металлов и камней 

 

 

 

Палеографические особенности 

 

 

 

Печати 

 

 

 

Художественные особенности оформления документа 

 

 

 

Собственность 

 

2. Физическое состояние  документа

Материальный носитель 

 

Размеры 

 

Объем 

 

Физическое состояние 

 

Сведения о реставрации 

 

3. Место хранения  документа

Место хранения документа 

 

Адрес места хранения документа 

 

Архивный шифр: фонд №

, оп. №

, ед. хр. №

, ед. уч. №

, л.

4. Служебная информация:

Кем представлен документ: 

 

Протокол ЭПК от			года №
Протокол ЦЭПК Росархива от				года №

 

 

Приложение 23 к п. 4.8.1

Форма титульного листа описи особо ценных дел

 

Фонд №
ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
(крайние даты)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

(подпись)		(расшифровка подписи)

 

№ п/п	№  описи	№  дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	№ ед. учета страхового фонда	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

В данную опись внесено                                                                                           особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

литерные номера: 

 

пропущенные номера: 

 

Из них имеют страховые копии                                                                                             дел.

(цифрами и прописью)

Наименование должности  составителя описи
			(подпись)		(расшифровка подписи)
Наименование должности  руководителя архива  (лица, ответственного за архив)
			(подпись)		(расшифровка подписи)
Дата

 

СОГЛАСОВАНО  Протокол ЦЭК (ЭК) организации					УТВЕРЖДЕНО  Протокол ЭПК архивного учреждения
от		№			от		№

 

1 Принят Государственной Думой 1.10.2004. Одобрен Советом Федерации 13.10.2004  (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 № 202-ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ, от 13.05.2008 № 68-ФЗ).

2 Ст. 1, "Комментарий к Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (постатейный) / Амелин Р.В., Богатырева Н.В., Волков Ю.В., Марченко Ю.А., Федосин А.С. // СПС КонсультантПлюс, 2013.

3 Яковлев П.А. Архивное дело. М., 2007. С.65

4 Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации», М., ВНИИДАД, 2007.

5 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник / Под ред. В.П. Козлова. 3-е изд. М., 2005. С.77

6 Иноземцева З.П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта // Вестник архивиста. 1999. С.28.

7 Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" //СПС КонсультантПлюс.