Принципы учета уникальных и особо ценных документов

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранения архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов.

На основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.

Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.

За время хранения страховые копии подлежат:

– установлению наличия фактической проверке наличия и состояния страховых копий с целью удостоверения их соответствия данным учетных документов;

– проведению контроля технического состояния и необходимых консервационно-профилактических мероприятий.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит изготовленная в каждом году 1/3 часть страховых копий.

В результате контроля технического состояния страховых копий, дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливается срок проведения следующей технической проверки.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля сохранности копий документов и организации работ по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем работ, связанных с проверкой наличия и состояния копий фонда пользования и периодичность их проведения устанавливается, учитывая общий объем фонда, частоту предоставления и воссоздания копий, а также существующие в архиве условия хранения страхового фонда.

Прием и сдача страховых копий в архивохранилище осуществляется на основе приказа директора архива, к которому прилагаются описи особо ценных единиц хранения (дел), с которых скопирован страховой фонд.

Страховой фонд особо ценных документов неприкосновенен и хранится отдельно от оригиналов в изолированном хранилище или в обособленной части общего хранилища.

Уникальные и особо ценные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища.

В хранилище, предусмотренном для изолированного хранения особо ценных и уникальных документов или в обособленной части общего хранилища, могут размещаться:

а) весь фонд, если включенная в его состав основная часть документов признана особо ценной и уникальной;

б) определенные структуры (подразделения) фонда (фондов), если включенные в них единицы хранения (дела) в своем составе имеют особо ценные и уникальные документы;

в) обособленные от состава фонда (фондов) и объединенные определенным свойством единицы хранения (дела), в которых хранятся особо ценные и уникальные документы.

Целостные фонды, содержащие особо ценные документы, их определенные структурные части (подразделения) и единицы хранения (дела) сдаются на отдельное хранение согласно приказу директора государственного и муниципального архива, руководителя администрации государственного органа с оформлением соответствующего акта приема-сдачи.

Предоставленные для хранения особо ценных документов архивохранилище или обособленная часть общего архивохранилища должны иметь нормативный режим для обеспечения сохранности этих документов.

Особо ценные документы, которые сдаются для изолированного хранения, подвергаются профилактической и специальной технической обработке. Применяемые к этим документам за время хранения мероприятия (полистное обеспыливание, дезинфекция и т.п...) проводятся по необходимости.

Весь комплекс особо ценных и уникальных документов немедленно изымается внутри и вне архива из процесса активного использования. Вместо оригиналов особо ценных и уникальных документов должны использоваться созданные с этой целью в архиве их копии фонда пользования.

Как правило, оригиналы особо ценных документов не должны предоставляться пользователям, экспонироваться на выставках, выдаваться другим организациям для временного пользования. Отклонения от настоящего правила возможны лишь в особых случаях, со специального разрешения директора государственного и муниципального архива, руководителей администрации государственного органа.

 

 

Глава 2. Экспертиза ценности документов

2.1. Этапы и критерии экспертизы ценности  документов

 

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел11

б) при регистрации поступающих в учреждение документов

в) при направлении документа в дело

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством

Третий этап – на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

ЭК и ЭПК – постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

Экспертиза не проводится:

при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Принципы экспертизы:

1) Историзма. Позволяет рассмотреть  документ как продукт определенной эпохи

2) Всесторонности. Рассматривает документ  с различных аспектов. Необходимо изучить все факторы, влияющие на оценку документа.

3) Комплексности. Документ оценивается  в совокупности с другими (каждый  не столь значим как в комплексе)

С учетом этих принципов разработана система критериев ценности документа. Критерий – признаки, на основании которых определена ценность документа.

Критерии бывают: универсальные – главные и специальные – вспомогательные. Они перечислены в правилах государственного архива. При отборе на постоянное хранение определены:

1) значимость учреждения, лица, деятельность, которая образует документ;

2) значимость содержания;

3) время и место создания;

4) юридическая сила документа;

5) подлинность и копийность документа;

6) дублентность/повторяемость документа;

7) поглощенность содержания документа;

8) физическое состояние документа.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Согласно части 2 статьи 25 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации», архив вправе ограничивать  доступ к подлинникам особо  ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии. Решение о признании особо ценных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии принимает директор на основании Акта о неудовлетворительном физическом состоянии особо ценных документов, которое оформляется приказом.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

 

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.