Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве

1) информирование  руководителей и работников организации  о составе и содержании документов, выявление документов по заданию  руководства;

2) исполнение  запросов учреждений и заявлений  граждан социально-правового характера,  выдачу копий документов и  архивных справок, а также документов  во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;

3) организацию  учета использования документов  архива.

Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации  документов в делопроизводстве.

1. Архив организации  является основным каналом связи  между госархивом и учреждением - источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль за организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.

2. Заведующий  архивом как член ЭК проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.

3. Заведующий  архивом участвует в разработке  сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов  со сроками хранения, проектов  типовых и примерных номенклатур  дел структурных подразделений  и подведомственных организаций,  а также других методических  пособий; участвует в подготовке  предложений по изменению сроков  хранения отдельных категорий  документов или по установлению  сроков хранения документов, не  предусмотренных типовыми и ведомственными  перечнями, типовыми и примерными  номенклатурами дел.

4. Заведующий  архивом или другие сотрудники  участвуют в организации и  проведении занятий по повышению  квалификации работников делопроизводственной  службы учреждения и подведомственных  организаций, а также лиц, ответственных  за архивы в подведомственных  организациях.

5. Архив контролирует  качество составления номенклатур  в структурных подразделениях. Это  важный этап работы по организации  документов в делопроизводстве  и экспертизе их ценности, так  как на основе номенклатуры  будут формироваться дела и проставляться на обложках сроки хранения.

6. Архив систематически  проверяет формирование и оформление  дел в соответствии с номенклатурой:  порядок хранения дел и их  сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник  архива инструктирует работника  делопроизводства по всем вопросам  работы с документами и оказывает  ему необходимую помощь.

Проверки структурных  подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год.

Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.

Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.

1. Проверяются  пригодность помещения для хранения  документов и физическое состояние  документов, систематичность поступления  дел из структурных подразделений  и их учет в архиве, наличие  и качество описей дел, порядок  их хранения, состояние документов  по личному составу и имеющийся  к ним справочный аппарат и  т.п.

2. Совместно  с работниками делопроизводственной  службы ведущей организации проверяются  правильность составления номенклатуры  и формирования дел в структурных  подразделениях, порядок хранения  документов в делопроизводстве, правильность составления заверительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.

3. Особое внимание  уделяется организации экспертизы  ценности документов, оформлению  и утверждению ее результатов.

4. Работники  архива участвуют в разработке  методических пособий для учреждений  системы.

5. Архив вышестоящего  учреждения обобщает опыт работы  архивов подведомственных организаций.

 

 

 

3. Организация деятельности архива предприятия

3.1 Общие вопросы организации деятельности архива предприятия

В зависимости от объема документооборота архив создается  как самостоятельное структурное  подразделение организации или  подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата).

Чтобы создать архив  организации, необходимо выполнить  комплекс мероприятий:

• выбор и оборудование помещения,
• техническое оснащение архива,
• создание нормативных условий хранения,
• организация архивных документов в архивохранилище,
• разработка и утверждение нормативных документов архива.

Все эти мероприятия  позволят обеспечить поддержание архивных документов в нормальном физическом состоянии.

Архив размещают  в специально приспособленных для  хранения документов зданиях или  отдельных помещениях. 

Временное хранение дел предприятия  организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие  было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися  в процессе его работы, на временном  хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может  быть, и организовано и вне предприятия.

Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия:

· центральные архивы федеральных  органов власти;

· центральные отраслевые архивы;

· совместные архивы.

Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут  временно храниться за пределами  предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения. Для временного хранения документов, состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.

Особенности организации  временного хранения дел предприятия  в архивных учреждениях за пределами  предприятия.

Вид архивного учреждения	Вид дел условия их приема на временное хранение.
Центральный архив федерального округа государственной власти	1. Документы аппарата  управления органа государственной  власти. 2. Документы организаций  непосредственного подчинения. 3. Документы других организаций,  включенных в список источников  комплектования данного архива.
Центральный отраслевой архив	Документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения.
Объединенный архив	Документы нескольких организаций, связанных системой соподчиненности  или видом деятельности.

3.2 Место архива  в организационной структуре  предприятии, ее особенности

Архив предприятия может  функционировать на правах:

· Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

· Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура  архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых  на него задач и функций, состава  дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих  подразделений:

• отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;
• отдел хранения научно-технической документации;
• отдел хранения документации на электронных носителях;
• отдел комплектования;
• отдел учета;
• отдел организационно-методического обеспечения;
• администрация архива.

К числу основных задач  независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

• комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;
• учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;
• создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;
• подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности  и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие  мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.

3.3 Управление  деятельностью архива предприятия

Управление деятельностью  архива предприятия предполагает оперативное  информирование его работников о  предстоящих действиях, обеспечение  координации между работниками  или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.

К организационно-распорядительным документам относятся положение  об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным  направлениям, должностные инструкции работников архива.

3.4 Основные направления деятельности архива предприятия

К работе по планированию и  отчетности в архиве предприятия  привлекаются начальники структурных  подразделений, а руководит ею заведующий архивом.

Планирование  работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.

Разработка проекта плана  архива предприятия должна быть завершена  к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную  записку и приложения, в том  числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый  период, план научно-исследовательской  работы архива.

Проект плана обсуждается  руководством архива предприятия, при  необходимости согласовывается  с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия.

Планирование  работы структурных подразделений архива предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал.

Индивидуальным  планированием занимаются работники архива предприятия по указаниям его руководителя и начальников соответствующих структурных подразделений. Проект индивидуального плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения.

Руководство архива должно систематически контролировать выполнение планов. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно  доводятся до сведения руководства  предприятия.

Отчеты о работе архива предприятия составляются за год, полугодие, квартал. Порядок, сроки предоставления отчетов, а также состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, за полугодие или квартал устанавливаются вышестоящим органом управления архивном делом.

Отчеты о работе структурных подразделений архива предприятия составляются ежемесячно. Кроме показателей, фактически достигнутых отчетный период показателей по видам работ, в отчетах отражаются основные показатели труда работников структурных подразделений. В целях привлечения внебюджетных средств архив предприятия вправе выполнять наряду с бесплатными платные работы и услуги, что не должно наносить ущерб реализации возлагаемых на архив функций.