Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве

Автор: Пользователь скрыл имя, 18 Апреля 2013 в 14:16, реферат

Краткое описание

Документы играют большую роль в жизни общества. Они могут быть различными по характеру и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.
В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.
Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

Оглавление

Введение
1. Виды ведомственных архивов
2. Функции ведомственных архивов
3. Организация деятельности архива предприятия
3.1 Общие вопросы организации деятельности архива предприятия
3.2 Место архива в организационной структуре предприятии, ее особенности
3.3 Управление деятельностью архива предприятия
3.4 Основные направления деятельности архива предприятия
4. Задачи и функции архива
5. Права архива
6. Ответственность архива
7.Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве
Заключение
Список использованных источников и литературы

Файлы: 1 файл

Ведомстенный архив.docx

— 44.17 Кб (Скачать)

ччОглавление

Введение

1. Виды ведомственных  архивов

2. Функции ведомственных  архивов

3. Организация деятельности архива предприятия

3.1 Общие вопросы организации  деятельности архива предприятия

3.2 Место архива в организационной  структуре предприятии, ее особенности

3.3 Управление деятельностью  архива предприятия

3.4 Основные направления деятельности архива предприятия

4. Задачи и функции архива

5. Права архива

6. Ответственность архива

7.Подготовка и порядок  передачи документов в архив. Учет документов в архиве

Заключение

Список использованных источников и литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документы играют большую роль в жизни общества. Они могут быть различными по характеру  и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.

В любой организации  в течение года образуется большое  количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные  предприятия создают ведомственные  архивы или возлагают их функции  на другие структурные подразделения.

ГОСТ Р 51114 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает видовое понятие ведомственного архива.

Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.

Понятие "ведомственный  архив" довольно широкое. Это и  центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного  сроков хранения. Даже если в штатном  расписании организации не предусмотрена  должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа  штатных сотрудников.

Таким образом, цель данной работы - раскрытие виды и функции ведомственных архивов.

 

1. Виды ведомственных архивов

Итак, кроме  государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. ГОСТ дает определение понятия "ведомственный архив". Ведомственные  архивы, составляя государственную  часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда РФ. Они выполняют  сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных  Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных  подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования  в соответствии с Правилами и  подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации  создается архив.

В зависимости  от объема документов архив создается  как самостоятельное структурное  подразделение организации или  подразделение в составе службы документационного обеспечения  управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Как было сказано  выше, ведомственный архив - понятие  широкое. Сюда входят и центральный  архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность  архивного работника, но архив все  равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает  приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

В положение  об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива.

При необходимости  положение об архиве может дополняться  другими разделами.

Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным  подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим  учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.

В зависимости  от компетенции (функций) организации  могут создаваться следующие  виды архивов:

центральный архив  федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного  подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем  органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и  независимо от их территориального расположения;

объединенный  архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных  системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников[1].

Центральный отраслевой архив хранит документы организаций  отрасли всех уровней подчиненности  независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы  центрального аппарата министерства и  организаций непосредственного  подчинения.

Объединенный  архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или  однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные  организации горздрава.

Объединенные  ведомственные архивы создаются  в целях обеспечения сохранности  документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное  использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов  помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных  учреждений и предприятий. Централизация  справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество[2].

Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

В зависимости  от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации;

научно-технический  архив;

аудиовизуальный архив;

архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут  создаваться как самостоятельные  единицы или как структурные  подразделения в составе архива организации.

Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят: а) законченные делопроизводством  документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов  при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций  и предприятий, входивших в систему  учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой  фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а  также не входящие в состав АФ копии  документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые  для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются "Основные правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

2. Функции ведомственных архивов

Основные правила  работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:

  • комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;
  • ведомственных архив российский фонд

подготовка  и передача документов, относящихся  к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в  соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда  Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной  архивной службы России[3].

В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых  зависит от категории учреждения - источника комплектования и профиля  архива. Перечислим кратко основные функции  архива.

Функция комплектования архива.

1. Прием документов  из структурных подразделений  и фондов личного происхождения.  Для архивов, комплектующихся  документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное  уточнение списков таких учреждений. Список организаций - источников  комплектования рассматривается  ЭК учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.

2. Ежегодное  проведение экспертизы ценности  документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов  на дела, подлежащие дальнейшему  хранению (со сроками "постоянно"  и выше десяти лет), уничтожению.  Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.

Функция обеспечения сохранности  документов.

1. Создание условий,  обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса  работ по охране и оборудованию  хранилищ, улучшению температурно-влажностного  режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических  условий.

2. Организация  учета документов в соответствии  с установленными правилами, постоянное  внесение текущих изменений в  учетные документы, отражающие  количественный состав фондов  архива. Представление государственной  архивной службе сведений о  документах архива по установленной  форме. Соблюдение порядка выдачи  дел из хранилища. Периодические  проверки наличия и состояния  дел.

3. Создание страхового  фонда копий на наиболее ценные  документы, категории которых  определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.

4. Проведение  при необходимости работ по  улучшению физико-химического состояния  документов (дезинфекция и реставрация  документов).

5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.

Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.

1. Кроме отбора  наиболее ценных документов, проводящегося  в ходе экспертизы ценности, архив  составляет и представляет (после  одобрения ЭК организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

2. Подготовка  к передаче и передача на  государственное хранение документов  с истекшими предельными сроками  ведомственного хранения.

3. Составление  научно-справочного аппарата к  документам, передаваемым на государственное  хранение с учетом его соответствия  научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.

4. В архивах,  хранящих документы нескольких  учреждений, проводится фондирование  принятых в архив дел и документов.

Функция использования документов.

Основная цель использования документов архива организации - дальнейшее развитие отрасли или  отдельной организации, изучение опыта  прошлого. С учетом этого архив  проводит:

Информация о работе Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве