Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве

ччОглавление

Введение

1. Виды ведомственных  архивов

2. Функции ведомственных  архивов

3. Организация деятельности архива предприятия

3.1 Общие вопросы организации  деятельности архива предприятия

3.2 Место архива в организационной  структуре предприятии, ее особенности

3.3 Управление деятельностью  архива предприятия

3.4 Основные направления деятельности архива предприятия

4. Задачи и функции архива

5. Права архива

6. Ответственность архива

7.Подготовка и порядок  передачи документов в архив. Учет документов в архиве

Заключение

Список использованных источников и литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документы играют большую роль в жизни общества. Они могут быть различными по характеру  и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.

В любой организации  в течение года образуется большое  количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные  предприятия создают ведомственные  архивы или возлагают их функции  на другие структурные подразделения.

ГОСТ Р 51114 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает видовое понятие ведомственного архива.

Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.

Понятие "ведомственный  архив" довольно широкое. Это и  центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного  сроков хранения. Даже если в штатном  расписании организации не предусмотрена  должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа  штатных сотрудников.

Таким образом, цель данной работы - раскрытие виды и функции ведомственных архивов.

 

1. Виды ведомственных архивов

Итак, кроме  государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. ГОСТ дает определение понятия "ведомственный архив". Ведомственные  архивы, составляя государственную  часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда РФ. Они выполняют  сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных  Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных  подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования  в соответствии с Правилами и  подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации  создается архив.

В зависимости  от объема документов архив создается  как самостоятельное структурное  подразделение организации или  подразделение в составе службы документационного обеспечения  управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Как было сказано  выше, ведомственный архив - понятие  широкое. Сюда входят и центральный  архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность  архивного работника, но архив все  равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает  приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

В положение  об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива.

При необходимости  положение об архиве может дополняться  другими разделами.

Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным  подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим  учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.

В зависимости  от компетенции (функций) организации  могут создаваться следующие  виды архивов:

центральный архив  федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного  подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем  органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и  независимо от их территориального расположения;

объединенный  архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных  системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников[1].

Центральный отраслевой архив хранит документы организаций  отрасли всех уровней подчиненности  независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы  центрального аппарата министерства и  организаций непосредственного  подчинения.

Объединенный  архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или  однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные  организации горздрава.

Объединенные  ведомственные архивы создаются  в целях обеспечения сохранности  документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное  использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов  помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных  учреждений и предприятий. Централизация  справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество[2].

Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

В зависимости  от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации;

научно-технический  архив;

аудиовизуальный архив;

архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут  создаваться как самостоятельные  единицы или как структурные  подразделения в составе архива организации.

Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят: а) законченные делопроизводством  документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов  при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций  и предприятий, входивших в систему  учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой  фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а  также не входящие в состав АФ копии  документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые  для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются "Основные правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

2. Функции ведомственных архивов

Основные правила  работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• ведомственных архив российский фонд

подготовка  и передача документов, относящихся  к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в  соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда  Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной  архивной службы России[3].

В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых  зависит от категории учреждения - источника комплектования и профиля  архива. Перечислим кратко основные функции  архива.

Функция комплектования архива.

1. Прием документов  из структурных подразделений  и фондов личного происхождения.  Для архивов, комплектующихся  документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное  уточнение списков таких учреждений. Список организаций - источников  комплектования рассматривается  ЭК учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.

2. Ежегодное  проведение экспертизы ценности  документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов  на дела, подлежащие дальнейшему  хранению (со сроками "постоянно"  и выше десяти лет), уничтожению.  Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.

Функция обеспечения сохранности  документов.

1. Создание условий,  обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса  работ по охране и оборудованию  хранилищ, улучшению температурно-влажностного  режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических  условий.

2. Организация  учета документов в соответствии  с установленными правилами, постоянное  внесение текущих изменений в  учетные документы, отражающие  количественный состав фондов  архива. Представление государственной  архивной службе сведений о  документах архива по установленной  форме. Соблюдение порядка выдачи  дел из хранилища. Периодические  проверки наличия и состояния  дел.

3. Создание страхового  фонда копий на наиболее ценные  документы, категории которых  определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.

4. Проведение  при необходимости работ по  улучшению физико-химического состояния  документов (дезинфекция и реставрация  документов).

5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.

Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.

1. Кроме отбора  наиболее ценных документов, проводящегося  в ходе экспертизы ценности, архив  составляет и представляет (после  одобрения ЭК организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

2. Подготовка  к передаче и передача на  государственное хранение документов  с истекшими предельными сроками  ведомственного хранения.

3. Составление  научно-справочного аппарата к  документам, передаваемым на государственное  хранение с учетом его соответствия  научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.

4. В архивах,  хранящих документы нескольких  учреждений, проводится фондирование  принятых в архив дел и документов.

Функция использования документов.

Основная цель использования документов архива организации - дальнейшее развитие отрасли или  отдельной организации, изучение опыта  прошлого. С учетом этого архив  проводит: