Отчет о прохождении практики на примере Горноуральского городского округа Управления образованием

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации  вместе с делами, третий подшивается  к протоколу экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).

В опись дел по основной деятельности организации включаются: свидетельство о государственной регистрации; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты проверок; внутренние документы организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие документы (по усмотрению Управления образованием).

В описи по личному составу указываются: книга учета сотрудников (при  ее ведении); приказы по личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые  счета по заработной плате; трудовые книжки (невостребованные).

Сдача документов в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше десяти лет) сроков хранения. Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу. Вопрос о сдаче в архив документов временного срока хранения (до десяти лет включительно) решается руководителем учреждения с учетом существующих условий: степени загруженности архива, обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, частоты обращения к документам прошлых лет в работе структурных подразделений и т.п. Документы принимаются в архив после проведения экспертизы ценности, оформления их в соответствии с существующими правилами, по описям.

Принимая  документы, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет  правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду.

В случае неправильного определения  фондовой принадлежности дела и включения  его в опись составляется акт  об обнаружении, а дело изымается  из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении дела в описи в  графе "примечание" делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках  в подсчете дел и других недостатках  их учета.

Передача  проводится в архиве по утвержденным описям с обязательной проверкой  наличия каждой единицы хранения.

Окончание сдачи документов в архив завершается  заполнением учетных документов.

 

Сроки хранения:

• 3 года - документы (справки, программы, заявки, списки, переписка) о  проведении конкурсов,  смотров, выставок
• 3 года - Положения, инструкции, методические указания и рекомендации Министерства общего и профессионального образования Свердловской области, Института развития регионального образования, объединения «дворец молодежи», центра «Учебная книга»
• 3 года - программы, планы, графики мероприятий (курсов, семинаров, стажировок) по повышению квалификации работников образовательных учреждений
• 75 лет -  документы (докладные записки, справки, переписка) о кадровом и ресурсном обеспечении системы образования муниципального образования
• Постоянно - Единовременные статистические отчеты, сведения о работе общеобразовательных учреждений муниципального образования. Перечень форм статистических отчетов и сведений
• 5 лет – аналитические справки об итогах областных контрольных работ, областных фестивалей
• Постоянно - лучшие творческие работы учащихся и учителей образовательных учреждений
• 5 лет - переписка с организациями и учреждениями по основной деятельности
• 5 лет - Документы (списки, задания, итоги) по проведению олимпиад и конкурсов среди образовательных учреждений
• Постоянно - протоколы совещаний с завучами  образовательных учреждений
• ДМН (до замены новыми) - Приказы, распоряжения Министерства общего и профессионального образования Свердловской области, и тд.

 

 

 

Заключение:

Во время прохождения  практики, я:

1. Познакомилась с  учреждением и его структурой;

2. Изучила организационные  документы;

3. Изучила нормативно-методические документы организации, регламентирующие документирование ее деятельности;

4. Выявила  систему  документации, функционирующую в  учреждении;

5. Рассмотрела  документы, хранящиеся в архиве;

6. Изучила особенности  процессов документирования в данной организации.

Во время прохождения  практики рассмотрела организационно-правовые документы, регламентирующие юридический  статус организации, его организационно-правовую форму, организационную структуру, руководство:

• Положение организации

• Номенклатуру дел

• Должностную инструкцию секретаря.

В итоге собрала информацию по следующим вопросам:

• Дата создания организации;

• История организации;

• Организационная структура  и порядок управления;

• Степень отражения  в организационных документах требований к документированию управленческой деятельности (порядок издания, подписания и т.п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Индивидуальное задание.

Управление  образование действует на основе положения. Положение являются сложным  документом. Его структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий  порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности, и организацию  работы системы государственных  органов, одного органа либо структурного подразделения⁷.

В Управлении образованием Горноуральского городского округа -  типовое положение. Типовое  положение разрабатывается для  системы учреждения. В текст положения  включены следующие разделы⁸:

1. общие положения;
2. основные задачи Управления образованием;
3. полномочия, функции и основные направления деятельности

В положение  входят следующие реквизиты: наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись⁹.

В положение  входят следующие реквизиты: наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись¹⁰. Положение Управления образованием дано в приложении 1.

 

Чаще  всего в Управлении образованием издаются должностные инструкции.

Заголовок должностной инструкции четко очерчивает круг лиц, на которые распространяются ее требования.

Инструкция  – это правовой акт, издаваемый органом  государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан¹¹.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция состоит из следующих  разделов:

• общие положения, в этом разделе указываются сведения общего характера;
• цели, задачи и направления деятельности;
• функциональные обязанности;
• права;
• ответственность;
• должен знать;
• должен иметь.

Инструкция  является документом постоянного или  длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются  четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа должен, следует, необходимо, имеет право, не допускается, рекомендуется, запрещается  и так далее. Текст инструкции излагается от третьего лица или безличной  форме¹².

Инструкция  Управления образованием утверждается начальником Управления образованием. Инструкция утверждается приказом, в нем устанавливается срок введения инструкций, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. (Приложение 2)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организацией документооборота в Управлени образованием Горноуральского  городского округа занимается секретарь, Дубинкина Светлана Владимировна. У нее высшее образование по специальности «Историко-архивоведение».

В Управлении образованием нет службы документационного  обеспречения управления и поэтому  вся работа ложиться на плечи секретаря.

Документооборот в Управлении образованием осуществляется в виде потоков документов, движущихся между пунктами обработки информации (начальник и специалисты Управления образованием) и пунктами технической  обработки документов (экспедиция и  др.).

Документооборот разделяется на входящие, исходящие  и внутренние потоки документов в  Управлении образованием.

К основным параметрам потоков документов относятся:

- направление  потока, определяемое пунктами отправления  и назначения;

- объем  потока, характеризующийся количеством  документов, проходящих в единицу  времени;

- структура  потока, представляемая видами документов, авторством и другими  признаками  деления;

- режим  потока, определяемый периодичностью  движения документов через пункты  обработки.

Получают  также все большее развитие потоки информации на основе использования  персональных компьютеров.

Деятельность  Управления образованием Горноуральского  городского округа обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.

Все исходящие  и большинство внутренних документов, согласно инструкции по делопроизводству, оформляются машинописным способом. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для любой управленческой работы. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, сможет привести к отрицательным экономическим последствиям. Движение документов в Управлении образованием с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом¹³.

В технологической цепочке обработки  и движения документов в Управлении образованием выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию 
  документов; .
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка.

Каждый из этапов выполняется по традиционной технологии секретарем Управления образованием¹⁴.

Работа  с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление  на исполнение, исполнение и отправка. В Управлении образованием Горноуральского  городского округа прием и обработка  документов, операции по их отправке производятся секретарем.