Отчет о прохождении практики на примере Горноуральского городского округа Управления образованием

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив Управления образованием в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

Дела временного хранения со сроками  хранения до 10 лет передаче в архив  организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения  в архив организации передаются на временное хранение по заявлению  их владельца (собственника) с последующей  передачей в государственный  архив на постоянное хранение.

Формирование дел

Формирование  дел - это группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование  дел в Управлении образованием способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел Управления образованием. Порядок формирования, хранения и оформления дел изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел.

При формировании дел в Управлении образованием придерживаются определенного порядка:

• в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;
• подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
• в дело включается один экземпляр документа;
• документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
• документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
• документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
• документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
• документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

При формировании дел с перепиской определяющим фактором в Управлении образованием является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.

  В управлении образованием переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-отчет подшивается после документа-запроса.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся  по содержанию, независимо от времени  их составления или утверждения. Например: отчет за 2002 год составлен  в начале 2003 года, но помещается в  дело 2002 года. Наоборот, план на 2004 год  составляется в 2003 году, но помещается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в  дело первого года.

При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению  присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных  подразделениях осуществляет лицо, ответственное  за архив.

Документы в личных делах размещают в  следующей последовательности:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
2. Заявление о приеме на работу, направление или представление.
3. Анкета, листок по учету кадров.
4. Автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении).
5. Дополнение к личному листку по учету кадров.
6. Дополнение к личному листку по учету поощрений.

Справки с места жительства, о состоянии  здоровья и другие документы второстепенного  значения группируются отдельно от личных дел.

В пределах групп личного дела документы  располагают по хронологии. Копии  приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии  вносят в дополнение к личному  листку по учету кадров.

Дела  формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к  началу года должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При  большом количестве документов из них  формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам.

Скоросшиватели  рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки-файлы позволяют подшивать  в 2-3 раза больше. Папки-файлы могут  вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также  включать проставление реквизитов дела на корешке папки.

Дела  размещаются в закрытых шкафах или картотеках и предохраняться от пыли и света. Для быстрого поиска папки располагаются вертикально. Последовательность расположения дел на полках должна соответствовeует последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке папки) - необходимые документы.

Сведения  о делах заносятся в опись дел (табл. 1).

Оформление дел

Оформление  дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается  хранить в скоросшивателях, без  внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное  оформление дел включает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи (заверительного листа) дела;
• оформление всех реквизитов обложки дела.

На  обложках дел (постоянного, долговременного  хранения и по личному составу) указывается:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения и его индекс;
• номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Заголовок и номер дела переносят на обложку  из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют  и на корешке дела для удобства его поиска.

Заголовок дела проверяется и уточняется при  полистном просмотре дела. При  наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок  дела и заголовок каждого тома (части).

Реквизит  «дата дела» содержит годы заведения  и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации  на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Архивные  шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному  составу проставляются чернилами  после включения дел в годовые  разделы сводных описей дел. Сводные  описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией Управления образованием, согласованы с постоянной экспертной комиссией архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены руководителем учреждения.

В архивном шифре указываются номер  фонда, номер описи номер дела.

Перед подшивкой дел из них удаляют  металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого  вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом.

Дела  постоянного хранения должны быть переплетены  и подшиты прочной ниткой в  твердую обложку (папку) в 4 прокола.

Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел является основой  для составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Изучив  номенклатуру дел Управления образованием Горноуральского городского округа раздел «Управление развитием образования» можно выделить следующий состав документов:

1. Положения, инструкции, методические указания и рекомендации Министерства общего и профессионального образования Свердловской области, Института развития регионального образования (далее – ИРРО), объединения «дворец молодежи», центра «Учебная книга»
2. Приказы, распоряжения Министерства общего и профессионального образования Свердловской области
3. Протоколы совещаний с завучами  образовательных учреждений
4. Государственные образовательные стандарты и базисные учебные планы
5. Годовой личный план работы специалиста управления
6. Единовременные статистические отчеты, сведения о работе общеобразовательных учреждений муниципального образования. Перечень форм статистических отчетов и сведений*
7. Аналитические записки о реализации программы развития образования в муниципальном образовании
8. Аналитические записки (справки) об итогах областных контрольных работ, областных фестивалей
9. Акты, справки инспекторских проверок деятельности общеобразовательных учреждений муниципального образования
10. Документы (положения, планы, списки) по проведению учебных сборов юношей десятых классов с военкоматом
11. Документы (списки, задания, итоги) по проведению олимпиад и конкурсов среди образовательных учреждений
12. Документы (справки, характеристики, извещения) по отчислению из общеобразовательных учреждений и на подростков, прибывших из спецучреждений, воспитательно-трудовых колоний и освобожденных от наказания
13. Документы (планы, списки, информации) и переписка по повышению квалификации работников образовательных учреждений  
14. Лучшие творческие работы учащихся и учителей образовательных учреждений
15. Переписка с организациями и учреждениями по основной деятельности.

Составление описи дел

Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами  постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.