Отчет о прохождении практики на примере Горноуральского городского округа Управления образованием

Доставка документов в Управление образованием осуществляется курьерами, почтой, факсом и электронной почтой. Задача секретаря – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение. Секретарь Управления образованием придерживается правил первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

• проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату;
• проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю;
• при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению;
• конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкладывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа;
• секретарь ведет учет всех поступающих документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа;
• процесс первичной обработки заканчивается сортировкой на те, что требуют обязательного рассмотрения начальником Управления образованием, и те, что направляются непосредственно специалистам Управления образованием.

Значительное количество документов, содержащих оперативную информацию, поступают по факсимильным аппаратам, электронной почте. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних  организаций, проходит передача «из  рук в руки». Все эти способы  доставки создают мощные документопотоки, содержащие необходимую для Управления образованием информацию. Секретарь  обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным  каналам связи документов.

В Управлении образованием установлен единый порядок, согласно которому все  документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно  проходят первичную обработку.

Документы, решения по которым исполняются  несколькими специалистами, передаются им одновременно в копиях. Подлинник остается у секретаря для хранения. Необходимость размножения документов и количество копий определяются начальником или исполнителем.

При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником Управления образованием.

Исходящие документы подлежат отправке. Секретарь выполняет следующие  действия по отправке документов:

• проверка наличия всех листов и приложений;
• вкладывание в конверт;
• написание адресата отправителя;
• сортировка почты по адресам;
• доставка на почту или непосредственно получателю.

Отправкой документов в Управлении образованием Горноуральского городского округа занимается секретарь¹⁵.

       Документы регистрируются в Управлении образованием один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

Регистрируются документы, как  поступающие по почте и через  курьезные службы, так и получаемые по факсу, электронной почте.

Для входящих, исходящих и внутренних документов, ведутся журналы с самостоятельными регистрационными номерами. Для каждой категории документов разработана своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Во всех регистрационных журналах графы заполняются в хронологической последовательности. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой¹⁶. Она затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Распорядительные  документы - это большая группа документов, позволяющих организовать, упорядочить, согласовать какую - либо деятельность¹⁷. Они позволяют создать согласованную программу действий, объединить людей, подразделения, организации, государства для достижения единой цели, придавая при этом их деятельности планомерный и согласованный характер.

Основное  назначение распорядительных документов – регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный  поиск, контроль исполнения документов.

Основной  задачей Управления образованием Горноуральского  городского округа является контроль за деятельностью образовательных  учреждений. Для управления образовательными учреждениями издаются организационно-распорядительные документы, их роль и количество в  Управлении образованием гораздо выше, чем в других организациях, т.к. они  помимо сотрудников и преподавателей касаются и главных субъектов  учебного процесса – учащихся.

Во время проведения анализа состояния документирования и документооборота в Управлении образованием Горноуральского городского округа были выявлены следующие виды организационно-распорядительных документов: положение, инструкция, приказы.

Из организационно-распорядительных документов в Управлении образованием Горноуральского городского округа издаются приказы. Приказы издаются начальником Управления образованием для решения оперативных вопросов, связанных с организацией деятельности Управления образованием. В соответствии с номенклатурой дел Управления образованием выделяются следующие виды приказов¹⁸:

1. Приказы начальника Управления образованием по основной деятельности (административные приказы) готовятся по вопросам, связанным с изменением структуры Управления образованием, правовой базы или регламентирования деятельности Управления образованием.
2. Приказы начальника по личному составу работников (кадровые приказы) готовятся по вопросам, связанным с приемом на работу, увольнением, перемещением сотрудников в Управлении образованием и структурных подразделениях; о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках.

Приказ по личному составу существенно  отличаются от приказа по основной деятельности.

В Управлении образованием Горноуральского  городского округа приказ оформляется  на бланке Управления образованием, где  указан вид документа (приказ), предусмотрено  место для индекса документа, дата, заголовок к тексту (Приложение 3). 

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В Управлении образованием приказы издаются как  инициативные, так и  во исполнение распорядительных документов вышестоящих  организаций.  В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих  организаций, констатирующая часть  содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого  документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться¹⁹.

Распорядительная часть приказа  начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», которое  печатается прописными буквами с  новой строки (без абзаца). Текст  приказа делиться на пункты, которые  нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может  быть образовательное учреждение или  отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в текст  приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты. (Приложение 4).

Приказ вступает в силу с момента  его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.  В Управлении образованием ведется журнал регистрации приказов по кадрам и приказов по основной деятельности (Приложение 5, 6, 7)

        В среднем за один год в Управлении образованием издается: 1194 организационных документа и 232 распорядительных документа.

        Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

       Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. ¹

       Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. ²

        На основе резолюции руководителя УОГГО информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. ³

         В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

       Также в Управлении образованием прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением следующих документов: резюме, заявление, анкета, трудовой договор, приказ о приеме на работу, запись в трудовой книжке, оформление личной карточки и личного дела сотрудника, открытие лицевого счета.

Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором  излагают просьбу о зачислении в организацию, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — это формат листов документов личного дела, в  которое подшивается и заявление  о приеме на работу.

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Согласие на прием нового работника  дает будущий… непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

Оформляют приказы по личному составу  на общих бланках. В заголовке  к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного  взыскания» и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу  начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти  глаголы печатают прописными буквами  от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество —  строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором  издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность  указывают, на какую должность, с  какой даты и с каким окладом  принимается сотрудник. В приказе  о предоставлении отпуска указывают  вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.