Общие функции документа. Язык и стиль деловых писем

(2) наименование жанра документа;

(3) текст (информация; предложение и его аргументация);

(4) список документальных приложений (если они требуются);

(5) наименование организации (или в штампе).

 Докладная записка  может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки — Прошу... Широко используются клишированные конструкции: В связи с... В соответствии с... Возникла необходимость (чего)... Согласовать вопрос...

 

Объяснительная записка

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на 2 группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

               

Образец докладной записки

 

Министерство образования РФ                              

Новосибирское областное управление

народного образования

Октябрьский отдел народного

образования

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

19. 05. 2000 № 15

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

         

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения числа школьников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

 

Зав. РАЙОНО Подпись Н.И. Пирогова

                   

 

 

Образец объяснительной записки

 

Декану экономического факультета

Северо-Западной Академии

государственной службы

(Ф. И. О.) студентки II курса группы...

 

Объяснительная записка

 

Я отсутствовала на занятиях в период с 20.12. по 24.12.2002 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Дата Подпись

                     

Заявление

Это документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу.

Цель личного заявления — реализация или защита своих интересов. Реквизиты личного заявления: (/) адресат;

(2) именование заявителя: фамилия, имя, отчество – внутреннее заявление, (адрес, телефон — при адресации от частного лица в организацию – внешнее заявление);

(3) наименование жанра документа;

(4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией;

(5) список документальных приложений (если они есть);

(6) подпись заявителя ставится справа;

 (7) дата – слева, строчкой ниже.

Нередко вызывает затруднения 2-го реквизит документа: как оформить фамилию заявителя — в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от Иванова В.Ф.), во втором случае подчеркивается принадлежность документа — чье заявление? (Иванова В.Ф.). В настоящее время более распространен второй вариант оформления именования адресанта — без предлога.

Оформление 3-его реквизита документа — наименование жанра — также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает тот и другой варианты: заявление — Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.

Последний реквизит заявления — дата — может оформляться либо тремя парами арабских цифр (27.10.02.), либо развернуто (27 октября 2002 г.).

  Служебное заявление  организуется по той же схеме, с теми же реквизитами, что  и личное.

 Официальный документ  будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Постоянные элементы содержания документа — его реквизиты. Сумма реквизитов и их содержательно-композиционная схема составляют форму документа.

Ключевое слово этого жанра документа – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность… Довожу до Вашего сведения… Ввиду того, что… В связи с тем, что… Прошу Вашего разрешения… Прошу дать ответ… Прошу оказать содействие…Прошу принять меры…и т.д.

             

 

Глава 2. Язык и стиль деловых писем

Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др. По аспектам содержания деловых писем выделяют:

факт напоминания — письмо-напоминание;

выражение гарантии — письмо гарантийное;

указание на достигнутую степень согласия — письмо-подтверждение;

информирование об уже проведенных или намечаемых мероприятиях — письмо информационное;

указание на факт отправки прилагаемых к письму документов — письмо сопроводительное;

предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на деловую и коммерческую корреспонденцию.

Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма.

 Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации,

но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: 1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату;

2) адресат — наименование организации, ее адреса, служебного лица;

3) необязательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа;

4) текст, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения;

5) подпись должностного лица.

Рассмотрим некоторые виды деловых писем.

Сопроводительное письмо. Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

 Языковые формулы  сопроводительного письма

 В соответствии с нашей  договоренностью направляем Вам  на

рецензирование рукопись учебного пособия (автор) «Орфография и

пунктуация: Практикум».

Отзыв просим прислать до (дата).

 Приложение: на 160 л. в 1 экз.

Зав. кафедрой

общего языкознания                Подпись (инициалы, фамилия)

          В сопроводительных письмах используются  языковые формулы:

Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...)

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки...

Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, отдельной почтовой посылкой…

 Резюме

 К числу рекламных  деловых бумаг относится резюме. Это скорее самореклама, которую должен уметь составлять каждый, кто ищет работу.

Слово «резюме» (заимств. из французского языка) долгое время употреблялось только в одном значении: «краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении термин «резюме» использовался в официально-деловом письме, когда речь шла о некоем заключении по тому или иному вопросу.

  В последнее время  термин «резюме» стал употребляться  в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Типовые резюме включают:

  персональные данные  соискателя (фамилия, имя, отчество, дата  и место рождения, семейное положение);

  адреса и телефоны  соискателя с указанием времени  для контактов;

  наименование вакансии, на которую претендует автор  резюме;

  основной текст, включающий  в себя перечень мест работы  и/или учебы в хронологическом  порядке, с указанием полного официального наименования организаций, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (наименование учебной специальности);

  дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка);

  прочие сведения (сопутствующие  знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

  отличия и награды, ученые степени (раздел не является  обязательным);

  интересы, склонности, имеющие  отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя (содержание — на усмотрение соискателя; раздел не является обязательным);

  иная вспомогательная  информация (на усмотрение соискателя);

  рекомендации (сведения  о рекомендациях);

  дата написания резюме;

  подпись соискателя.

Хотя резюме сходно с анкетой, оно требует творческого подхода. Именно поэтому нет жестких правил его составления.

Главная задача – как можно более выигрышно, но объективно представить себя и свою трудовую биографию.

2.1  Правила оформления документов

  Для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, т.е. в соответствии с совокупностью реквизитов. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений.

Требования к оформлению реквизитов документов изложены в Государственном стандарте Российской Федерации (ГОСТ Р.6.30-97) «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». В этом стандарте определено 27 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов; их состав зависит от назначения документа.

Документы оформляются на бланках трех видов: 1) бланке служебного письма,

2) бланке для конкретного вида документа и

3) общем бланке для всех других документов.

По расположению реквизитов, предваряющих текст письма, бланки делятся на угловые и продольные. В угловых бланках реквизиты располагаются в верхней части листа, обычно — в правой. Особенно удобен этот вид бланка для писем и факсов, поскольку правый верхний угол используется для указания адреса получателя.