Функции делового письма

     МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

УРГЭУ

Уральский государственный  экономический университет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

«Этикет делового письма»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил студент группы

Юр-13 Сб

  Хабипова В. Г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ноябрьск

2013

Оглавление

 

Введение ……………………………………………………………….3

1. Функции делового  письма………………………………………….

2. Общие требования  к языку делового письма…………………….

3. Этикетные ритуалы  делового текста ……………………………..

Литература…………………………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме различного рода подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них.

Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по особым правилам. Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде и зафиксирован по этим особым правилам, то любой человек, использующий этот текст, может быть уверен в точности содержащейся в нем информации.

Регламентированный процесс  записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу называется документирование. В деловом общении документирование имеет особое значение.

Актуальность моей темы раскрывается в том, даже, что, если человек ссылается на какую-либо устную договоренность или устное распоряжение, то его слова могут быть опровергнуты или подвергнуты сомнению. Но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Функции делового  письма

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями и между учреждениями и частными лицами.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Деловое письмо выполняет  ряд важных функций. Прежде всего, это -информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности.Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Информация, которую содержит в  себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым  способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем  составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках.

Переписка в сфере внешнеэкономической  деятельности ведется на русском  или ином языке, предусмотренном  коммерческим договором между деловыми партнерами. К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят  применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов.

Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового, проявляющегося в форме изложения текста.

 

 

2. Общие требования к языку делового письма

Вот несколько советов, как писать деловые письма, чтобы их было легко читать:

Используйте в текстах  простые и знакомые всем слова  и фразы («улучшить» вместо «повысить качество»).

Широко используйте  личные местоимения, такие, как вы и им, которые помогут получателю определить свою связь с сообщением.

Приводите иллюстрации, примеры и диаграммы. Помните, что  один рисунок стоит тысячи слов.

Чтобы ваши мысли  были понятными, пользуйтесь короткими  предложениями и абзацами. Избегайте лишних союзов и делите длинные абзацы.

Применяйте активные глаголы, например, лучше писать «Менеджер решил…», чем «Менеджер пришел к выводу, что…».

Используйте только необходимые  слова. Например, предложение «Плохие погодные условия послужили помехой моей поездке» можно написать просто: «Плохая погода помешала моей поездке».

Четко структурируйте текст. Для того чтобы продемонстрировать, что вы строго следуете плану, используйте  заголовки и подзаголовки. Чтобы привлечь внимание читателя к идее, которую вы считаете наиболее важной, применяйте подчеркивания, курсив или другие способы выделения.

Язык деловой переписки  характеризуется частой повторяемостью и однообразием речевых средств, в нем достаточно часто встречаются  речевые клише (штампы), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль. В значительной степени это определяется  и жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования).

Деловые письма-приглашения  и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш; С уважением; С искренним почтением; С наилучшими пожеланиями; Заранее благодарны за ответ и т. п.

За этими заключительными  репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае – только должность.

Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе:

 

Председатель  Ученого совета института	(Подпись)	П. Н. Сергеев
Секретарь Ученого совета	(Подпись)	Л. Д. Сухов

 

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами- перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

– Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в …

– Благодарю Вас за участие…

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

– Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей... (прямая похвала);

– Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала).

К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:

– Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения. Надеемся на скорейшее принятие решения.

 

 Литература

 

Словари

1. Орфографический словарь русского языка: Произношение, ударение, грамматические формы. М.: Русский язык, 1989.
2. Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. 4-е изд., доп. М.: Русский язык, 1997.

 

Пособия и справочники

3. Кибанов А. Я., Захаров Д. К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. М.: ИНФРА-М, 2002.
4. Мучник Б. С. Культура письменной речи. М.: Аспект Пресс, 1996.
5. Русский язык и культура общения для государственных служащих. Саратов: Слово, 1998.